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Pour qui?
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Rendez-vous dans l’onglet « À traiter ».
Sélectionnez le document que vous souhaitez traiter.
La technologie OCR de Billit analyse automatiquement les informations présentes sur vos documents afin de préparer leur intégration.
Le document original apparaît à gauche de l’écran, tandis que les informations détectées apparaissent à droite dans les champs de saisie.
Vérifier les informations détectées : La reconnaissance OCR étant automatisée, certaines données peuvent nécessiter une vérification ou une correction. Avant validation, nous vous recommandons donc de contrôler les données détectées et de les compléter si nécessaire. Pour les reçus et tickets, il suffit généralement d’indiquer la catégorie ou le type de dépense concerné.
Avant de traiter un document, commencez par sélectionner son type dans la partie supérieure droite des champs de saisie. Le nombre de champs à compléter varie selon le type de document sélectionné.
Vous pouvez notamment indiquer s’il s’agit :
D’une facture (vous pourrez alors préciser s’il s’agit d’une facture de dépense (achat), de vente ou d’un avoir).
D’un reçu / ticket.
D’un autre type de document (contrat, courrier...).
Sur la partie droite de l’écran, vérifiez les cases contenant les informations détectées automatiquement par l’OCR.
Vous pouvez cliquer directement sur un champ pour le corriger ou le compléter.
Sur la partie gauche, passez votre curseur sur le texte du document original. Les zones détectables deviennent orange. Cliquez sur le texte à gauche pour l'associer et le copier instantanément dans le champ sélectionné à droite. Vous pouvez aussi saisir ou modifier les informations manuellement.
Après avoir vérifié et complété les informations nécessaires, cliquez sur « Enregistrer ». Votre facture apparaîtra ensuite dans le menu « Achats ». Billit pourra alors rapprocher automatiquement la facture avec une transaction bancaire, ou vous permettre d’effectuer ce rapprochement manuellement.
Les factures électroniques (UBL/XML ou Factur-X) arrivent dans la saisie rapide, mais comme il s’agit de documents structurés, leur traitement manuel n’est pas nécessaire. Vous pouvez choisir de les envoyer directement vers vos menus « Ventes » ou « Achats ».
Pour activer cette option : Rendez-vous dans Paramètres > section Saisie rapide > activez l'option « Traitement automatique des documents électroniques (UBL/XML et Factur-X) dans la saisie rapide ».
Vous pouvez importer d’anciennes factures de vente ou des factures créées via d’autres logiciels tiers dans votre Saisie rapide.
Dans ce cas, veillez à bien sélectionner le type « Vente » dans la partie supérieure. Si vous avez correctement renseigné votre IBAN sur votre fiche d’entreprise, Billit reconnaîtra automatiquement qu’il s’agit d’une facture de vente. Le traitement est identique à celui d'une facture d'achat. Une fois enregistrée, elle apparaît dans vos Ventes d'où vous pourrez éventuellement l’envoyer de manière sécurisée via le réseau Peppol ou votre Plateforme Agréée.
Lorsque vous importez un ticket de caisse ou une note de frais, choisissez la catégorie « Reçu » en haut de la page et complétez les informations requises.
Les reçus importés directement via l’application mobile de votre smartphone sont traités automatiquement (sauf si votre comptable a désactivé cette automatisation sur votre dossier connecté). Pour fluidifier votre gestion, les reçus sont regroupés mensuellement par type de dépense. Vous pouvez toutefois les consulter individuellement à tout moment via l’onglet « Reçus uniquement » du menu « Achats ».
Vous pouvez aussi importer des documents ordinaires. Si vous sélectionnez cette option, vos fichiers ne seront pas convertis aux formats électroniques structurés (UBL ou Factur-X), mais sauvegardés dans le menu « Documents ».
Cette fonction est utile pour stocker les documents que vous voulez partager avec votre comptable et qui ne doivent pas faire l'objet d'une conversion (un contrat de location par exemple).
