Bankenoverzicht:
Hoe koppel ik mijn bank met Billit?
Bankenoverzicht:
Hoe koppel ik mijn bank met Billit?
Een belangrijke feature in Billit is de koppeling met de bank. Eenmaal deze is ingesteld controleert Billit voor jou of een aankoop- of verkoopfactuur is betaald en kan Billit automatisch herinneringen versturen. Daarnaast krijg je door de koppeling met de bank ook inzicht in de financiële situatie van je bedrijf op het dashboard. Je bank koppelen doe je door digitale banktransacties te importeren in Billit en kan op verschillende manieren, digitaal of via CODA-bestanden.
Info en handleidingen:
Info en handleidingen:
Automatische betalingscontrole:
Eenmaal je bankrekeningen zijn gekoppeld en je banktransacties automatisch in Billit geïmporteerd worden gaat Billit zelf op zoek naar welke transactie bij welke factuur hoort. Zo heb je steeds een handig overzicht van de betalingsstatus van je inkomende en uitgaande facturen en zie je in je overzicht hoeveel dagen de betalingstermijn nog bedraagt.
Automatische herinneringen:
Nu Billit de betalingsstatus van je facturen weet kan je ook automatisch herinneringen versturen naar klanten van wie de factuur dreigt te verlopen en zelf herinnerd worden aan openstaande facturen die dringend betaald moeten worden.
Financieel overzicht op het dashboard:
Op je dashboard krijg je een handig overzicht van de financiële situatie van je bedrijf. Zo zie je in één oogopslag de huidige stand van je gekoppelde bankrekeningen, openstaande inkomende en uitgaande facturen of de inkomsten- en uitgavenstroom van je bedrijf. Nood aan nog meer inzichten? Dan kun je zelf rapporten trekken of allerlei andere financiële gegevens opvragen zoals omzet per klant op basis van de financiële gegevens in Billit.
Sneller betalen en betaald worden:
Zelf facturen betalen wordt kinderspel dankzij de automatisch gegenereerde betaalbestanden die je zo in je banksoftware kan importeren. Zo vermijd je ook fouten bij het overtypen van betaalgegevens. Ondernemers met een KBC- en of ING-rekening hebben zelfs nog een streepje voor. Dankzij de koppeling tussen Billit en KBC Touch kunnen KBC-rekeninghouders namelijk openstaande facturen bekijken en betalen vanuit KBC Touch. Houders van een ING Business'Bank-bankrekening zien in Billit gegenereerde betalingsbestanden dan weer automatisch verschijnen in hun ING-bankomgeving.
Met het koppelen van de bank bedoelen we het importeren van financiële data in Billit. Deze financiële data bestaat uit info over financiële transacties (tegenpartij, mededeling, bedrag, … ) en rekeningstanden. Eenmaal deze informatie in Billit zit kan Billit automatisch zowel ingaande als uitgaande betalingen gaan matchen met verkoop- en aankoopfacturen. Zo weet je steeds wanneer een factuur betaald is of nog betaald moet worden en kan Billit automatische herinneringen gaan versturen. Dankzij deze matching en de geïmporteerde financiële data beschik je in Billit over een duidelijk overzicht van je cashflow en de financiële situatie van je bedrijf.
Eenmaal Billit beschikt over de financiële data van je bankrekeningen kan Billit automatisch zowel ingaande als uitgaande betalingen gaan matchen met verkoop- en aankoopfacturen. Zo weet je steeds wanneer een factuur betaald is of nog betaald moet worden en kan Billit automatische herinneringen gaan versturen. Dankzij deze matching en de geïmporteerde financiële data beschik je over een duidelijk overzicht van je cashflow en de financiële situatie van je bedrijf.
De voordelen zijn duidelijk:
- Je bespaart heel wat tijd omdat je zelf niet meer hoeft te controleren of een factuur al betaald werd.
- Je wordt sneller betaald, en betaald zelf minder facturen te laat omdat je herinneringen krijgt wanneer de vervaldatum nadert van een factuur.
- Er worden minder menselijke fouten gemaakt bij de verwerking en matching van financiële transacties en documenten.
- Je beschikt over een gecentraliseerd overzicht van de financiële situatie van je onderneming met onder andere je rekeningstanden, cashflow en transacties.
- Ook je boekhouder moet je financiële transacties kunnen koppelen met je financiële documenten. Bij een controle gaat de fiscus immers ook de betalingen na. Door je financiële info digitaal tot zijn beschikking te hebben kan ook hij veel tijd uitsparen bij het controleren en opstellen van je boekhouding.
Billit ondersteunt 2 methodes om je bank te koppelen of je financiële data in Billit te importeren.
Methode 1: Digitaal - Dankzij de PSD2-richtlijn (2nd Payment Services Directive) zijn Europese banken sinds 2019 verplicht om rekeninginfo digitaal ter beschikking te stellen via zogenaamde API-verbindingen (Automated Programming Interfaces). Het systeem is eenvoudig, je geeft aan een erkende service-provider toestemming om je financiële transacties bij je bank te mogen opvragen, waarna deze service-provider je financiële data kan gaan importeren in allerlei software, zoals bijvoorbeeld Billit. Het importeren van deze data gebeurt in (near) real time, waardoor je steeds over up-to-date informatie beschikt. De financiële data die je via een dergelijke digitale koppeling ontvangt kun je niet mee doorsturen naar je boekhouder/accountant met je documenten.
- Methode 2: Via CODA-bestanden - Een tweede methode om je financiële data in Billit te importeren is via zogenaamde CODA-bestanden. CODA is een Belgische bankstandaard om digitale bankrekeninguittreksels uit te wisselen. Een CODA-bestand is dus niets anders dan een digitale versie van de vroegere papieren bankuittreksels. CODA-bestanden kan je zelf opvragen bij je bank of automatisch laten importeren via je bank of via een serviceprovider (al moet je hier bij de meeste banken wel voor betalen). In tegenstelling tot bij een volledig digitale bankenkoppeling wordt de info niet in realtime verstuurd, maar slechts één keer per dag. Veel boekhouders/accountants gebruiken wel nog steeds liever CODA-bestanden dan de informatie uit volledig digitale bankenkoppelingen omdat deze iets meer info bevatten en voor hen dus iets makkelijker zijn om te gebruiken. Afhankelijk van hoe je je CODA-bestanden in Billit importeert kan Billit deze bij het exporteren van je documenten mee exporteren naar je boekhouder/accountant. Vraag dus steeds aan je boekhouder/accountant of hij/zij ook nog graag CODA-bestanden wil ontvangen in je dossier. Let op, het meesturen van CODA-bestanden kan enkel indien je gekoppeld bent via Billbank.
| Digitaal (PSD2) | CODA | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Koppeling |
|
|
|
|
||
| Banken | Alle | Bekijk de lijst | Andere banken |
|
|
Bekijk de lijst |
| Hoe snel operationeel | Onmiddellijk | Onmiddellijk | Na verwerking mandaat door je bank (+/- 5 dagen)** |
Na verwerking mandaat door je bank (+/- 2 dagen)** |
Na verwerking mandaat door je bank (+/- 5 dagen)** |
Na 1 of 2 werkdagen |
| Verleden beschikbaar? |  |
|
 |
|
|
|
| Synchronisatie | (Near-) realtime | (Near-) realtime | Dagelijks | Dagelijks | Dagelijks | Dagelijks |
| Kostprijs | Gratis* | Tarieven Ponto | Gratis* | Gratis* | Gratis* | Tarieven Codabox |
| Meesturen naar de boekhouder bij export documenten (via Billsync) | |
|
|
|
|
|
| Extra’s | Koppelen met KBC Touch om facturen te bekijken en te betalen vanuit KBC Touch | Betalingsbestanden automatisch in ING Self Bank importeren | ||||
| Waar koppelen? | Mijn bedrijf -> bank | Instellingen -> integraties | Mijn bedrijf -> bank | Mijn bedrijf -> bank | Mijn bedrijf -> bank | Instellingen -> integraties |
(*): Opgelet! Mogelijk rekent je bank een meerkost aan in combinatie met sommige bankabonnementen. Voor meer details, gelieve contact op te nemen met je bankverantwoordelijke. Niettegenstaande het voorgaande hebben wij het recht om ten allen tijde de prijzen aan te passen om zo nodig een stijging van onze eigen kosten te compenseren, met inbegrip van, maar niet beperkt tot een kostenstijging door : (i) een prijsstijging van de diensten nodig om de diensten te leveren alsook een stijging van de prijs van onze eigen leveranciers m.b.t. diensten die wij aan de klant moeten leveren, met inbegrip van een stijging van de personeelslasten; (ii) veranderingen in het type, het ontwerp, of andere specificaties met betrekking tot de diensten; (iii) volumetekorten en (iv) onverwachte gebeurtenissen waarover wij redelijkerwijze geen controle hebben en die de uitvoering van de overeenkomst door ons bemoeilijken.
(**): Door de vele Billbank-aanvragen hebben we gemerkt dat de verwerkingstijd bij sommige banken momenteel kan oplopen tot meer dan 7 werkdagen.
In dit overzicht vind je alle banken waarmee een Billit-koppeling kan worden gemaakt, en de manieren waarop je kan koppelen. Als je bank er niet tussen staat, kan je per koppelingsmethode onderaan de volledige lijst bekijken.
| Bank | Digitaal Koppelen via Billbank (gratis) | Digitaal koppelen via Ponto | CODA-Koppeling via Billbank (gratis) |
CODA-koppeling via Codabox |
Betalen met betalingsbestand | Manueel CODA-bestanden exporteren/importeren via CSV/Excel | Manueel CODA-bestanden exporteren/importeren |
| Aion | |
|
|
|
|
|
|
| AXA | |
|
|
|
|
|
|
| Argenta | |
|
|
|
|
|
|
| Bank J. Van Breda & C° | |
|
|
|
|
|
|
| Belfius | |
|
|
|
|
|
|
| BeoBank | |
|
|
|
|
|
|
| BNP Paribas Fortis | |
|
|
|
(handleiding) |
|
|
| Bpost Bank | |
|
|
|
|
|
|
| CBC | |
|
via KBC/CBC | |
|
|
|
| CPH | |
|
|
|
|
|
|
| Crelan | |
|
|
|
|
|
|
| Europabank | |
|
|
|
|
|
|
| Fintro | |
|
|
|
|
|
|
| ING | |
|
via ING | |
|
|
|
| KBC | |
|
via KBC/CBC | |
|
|
|
| Banca Monte Paschi | |
|
? | |
|
|
|
| Nagelmaeckers | |
|
|
|
|
|
|
| Rabobank | |
|
|
|
|
|
|
| Recordbank | |
|
|
|
|
|
|
| Societe General | |
|
|
|
|
|
|
| Triodos Bank | |
|
|
|
|
|
|
| VDK bank | |
|
|
|
|
|
|
| Keytrade | |
|
|
|
? | ? | ? |
| ... | Volledige lijst | Volledige lijst | nvt | Volledige lijst | nvt | nvt | nvt |
Stap 1: Voer je bankrekeningnummer in
Je kan het profiel van je onderneming openen door linksboven in Billit op 'Mijn bedrijf' te klikken. Klik daarna in je bedrijfsprofiel op het tabblad 'Bank' en klik op 'Toevoegen' om een rekeningnummer toe te voegen. Vergeet niet om op 'Opslaan' te klikken na het ingeven van je bankrekeningnummer.
Stap 2: Koppel met je bank
In de kolom 'Digitaal' kun je nu op 'Verbinden' klikken om je bankrekening digitaal (PSD2) te koppelen. Daarna word je doorgestuurd naar je eigen bankomgeving waar je de koppeling kunt autoriseren.
Je kan je bank ook digitaal koppelen via Ponto.
Stap 1: Creëer een Ponto-account
Om je bankrekeningen te koppelen met Billit via Ponto dien je eerst een Ponto-account aan te maken en de rekeningen die je wil koppelen toe te voegen aan je Ponto-account.
Nog geen Ponto-account?
Klik hier om op de website van Ponto te komen. Klik op 'Ga van start' en doorloop het registratieproces van Ponto. Je wordt onder andere gevraagd naar je bedrijfsgegevens, contactgegevens en je bankrekeningnummers. Tijdens het proces ontvang je een verificatiemail. Het kan al eens gebeuren dat deze e-mail tussen je ongewenste e-mails belandt. Kijk dus zeker eens in je spamfolder als je geen verificatiemail hebt ontvangen. Voor een Ponto-account betaal je geen opstartkost zoals bij Codabox, enkel een maandelijkse abonnementskost. De huidige tarieven vind je op de website van Ponto.
Stap 2: Maak de koppeling tussen Billit en Ponto
2: Ga nu in Billit naar 'Instellingen' > 'Integraties'. Klik op de 'Ponto'-tegel en kies 'Verbinden' op de volgende pagina.
Stap 3: Activeer je rekeningen in Ponto
Je wordt nu doorverwezen naar de Ponto-website. Log in met je Ponto-account en zet de schakelaars aan van de bankrekeningen waar je Billit toegang tot wil verlenen.
Je bankrekeningen zijn nu via Ponto gekoppeld met Billit. Je kunt nu:
- De stand van je rekeningen zien op je dashboard.
- Zien of een verkoop- of aankoopfactuur betaald is.
- Alle transacties van je bankrekeningen bekijken in het tabblad 'Bank'.
Q: Ik krijg de volgende foutmelding te zien: "Er is een probleem met Connectie tussen uw account en Ponto. Probeer opnieuw te connecteren via Instellingen > Integraties > Ponto of contacteer Ponto support op support@ibanity.com". Wat kan ik doen?
A: Dit betekent dat de koppeling tussen Billit en Ponto verbroken is. Je kan de koppeling opnieuw leggen door in het menu 'Bank' op het submenu 'Automatiseer' te klikken. Klik daarna op 'Configureren' in het Ponto-kader.
Q: Ik krijg de volgende foutmelding te zien: "Ponto werd geactiveerd maar u heeft geen bankrekeningen geactiveerd in Ponto. Er kan dus geen automatische betalingscontrole plaatsvinden". Wat kan ik doen?
A: Dit betekent dat je wel gekoppeld bent met Ponto, maar je Billit in je Ponto-account geen toegang hebt gegeven tot de gegevens van je rekeningen. Je kan dit doen door aan te melden bij Ponto met je Ponto-account en de schakelaars aan te zetten naast de rekeningen waartoe je Billit toegang wil geven.
Q: Ik krijg de volgende foutmelding te zien: "Ponto heeft momenteel geen toegang tot sommige rekeningen. Hierdoor worden de transacties van die rekening niet langer gesynchroniseerd. Gelieve in te loggen in Ponto en Ponto opnieuw te authenticeren tot deze rekeningen." Wat kan ik doen?
A: Uit veiligheidsoverwegingen dien je, afhankelijk van je bank, om de x aantal maanden je rekeningen opnieuw te authentificeren met je card-reader in je Ponto-account. Meld je aan bij Ponto met je Ponto-account om je rekeningen opnieuw te authentificeren.
Importeer gratis je banktransacties via CODA-bestanden in Billit via Billbank. Heb je een KBC- of ING-bankrekening? Kies dan de specifieke handleiding voor die banken, voor alle andere banken kun je de gewone Billbank-handleiding volgen.
Stap 1: Voer je bankrekeningnummer in
Je kan het profiel van je onderneming openen door linksboven in Billit op 'Mijn bedrijf' te klikken. Klik daarna in je bedrijfsprofiel op het tabblad 'Bank' en klik op 'Toevoegen' om een rekeningnummer toe te voegen. Vergeet niet om op 'Opslaan' te klikken na het ingeven van je bankrekeningnummer.
Stap 2: Vraag het mandaat aan waarmee Billit de digitale banktransacties kan opvragen bij je bank.
Klik in de kolom 'CODA' op ‘Verbinden’. Je wordt nu doorgestuurd naar Connective. Daar kun je het mandaat digitaal ondertekenen. Open je de link, maar onderteken je het mandaat niet onmiddellijk? Dan krijg je naast het bankrekeningnummer de melding ‘Onderteken document’. Wanneer je hierop klikt word je opnieuw doorgestuurd naar de website van Connective om alsnog het document te ondertekenen.
Stap 3: Verifieer je bankrekening
Wanneer je het mandaat hebt ondertekend krijg je een venster te zien met de vraag om je bankrekening te verifiëren. Dit doe je door €0,01 over te schrijven met als mededeling de unieke code die je in het verificatievenster vindt. Zolang je rekening niet geverifieerd is staat er naast het rekeningnummer de melding ‘Mandaat aangevraagd, uw bankrekening is nog niet gekoppeld’. Door op de melding te klikken krijg je het verificatievenster te zien met daarin de unieke code om je rekening te verifiëren. Nadat je bankrekening is geverifieerd komt er een groen vinkje naast de bankrekening te staan. Dit betekent dat de rekening werd gekoppeld en de digitale banktransacties automatisch in Billit geïmporteerd worden zodra we deze ontvangen van je bank(en).
Q: Ik wil een spaarrekening koppelen met Billit, maar kan deze niet verifiëren omdat ik daar geen overschrijvingen mee kan doen.
A: In dit geval kun je contact opnemen met support@billit.be om de verificatie door onze backoffice in orde te laten brengen. Bezorg ons alvast je RIB-attest (= attest identificatie rekening ) dat je kunt opvragen bij je bank. Dit attest moet minstens de volgende gegevens bevatten:
- Rekeningnummer en BIC code
- Naam, voornaam en adres van de rekeninghouder
- Datum van opening van de rekening
- Datum van afdruk van het attest
- Een authentificatiecode ( echtheid van het attest )
Q: Ik heb een rekening geverifieerd, maar de verbinding is nog niet actief? Wat nu?
A: Zodra jouw bank(en) digitale bankafschriften deelt met Billit via de geverifieerde verbinding, zijn deze details zichtbaar in het menu Bank en staat de verbinding actief. Het vinkje in de bedrijfsinstellingen wordt dus pas groen wanneer een eerste CODA-bestand werd ontvangen. Afhankelijk van de verwerkingstijd van je aanvraag bij je bank kan het even duren voor dit het geval is. Indien dit langer dan 7 dagen duurt kun je best even contact opnemen met je bank.
Opgelet: deze pagina gaat over het koppelen van een KBC-bankrekening aan Bilit, ben je op zoek naar info over de integratie waardoor je in KBC Touch facturen kan bekijken en betalen, klik dan hier. Heb je de koppeling om je facturen te bekijken en betalen in KBC Touch al gelegd? Dan heb je ook de koppeling om je banktransacties te importeren ook mee-geactiveerd.
Stap 1: Voer je bankrekeningnummer in
Je kan het profiel van je onderneming openen door linksboven in Billit op 'Mijn bedrijf' te klikken. Klik daarna in je bedrijfsprofiel op het tabblad 'Bank' en klik op 'Toevoegen' om een rekeningnummer toe te voegen. Vergeet niet om op 'Opslaan' te klikken na het ingeven van je bankrekeningnummer.
Stap 2: Verifieer je bankrekening
In de kolom 'CODA' kun je nu op 'Verbinden met KBC' klikken om je bankrekening via Billbank/KBC te koppelen. Hierdoor zal een pop-up tevoorschijn komen met de vraag om €0,01 over te maken aan Billit met als mededeling een unieke code. Deze verificatie zorgt (in combinatie met de volgende stap) voor een tweezijdig controlesysteem, zodat we zeker zijn dat je zelf toestemming hebt gegeven om je banktransacties naar Billit te sturen en niemand anders aan je banktransacties kan komen. Let er op dat je de betaling uitvoert vanaf de rekening die je wil verifiëren.
Stap 3: Geef toestemming in KBC Touch om je banktransacties met Billit te delen.
1: Meld je aan in KBC Touch en klik rechtsboven op je naam om de profielpagina weer te geven. Eenmaal op je profielpagina klik je op 'Instellingen'.
2: Op het instellingen-tabblad klik je op 'Koppelen met'.
3: Selecteer de rekening(en) die je wil koppelen, en selecteer Billit in de dropdown bij ‘Koppeling met:’. Daarna klik je onderaan op 'koppelen'.
Had je de toestemming in KBC Touch al gegeven om CODA-bestanden door te sturen naar Billit (stap 3) alvorens je de KBC-rekening in Billit hebt geverifieerd? Dan verschijnt bij het openen van Billit een melding bovenaan je scherm met de vraag om je rekening te verifiëren. Klik op oplossen om de unieke code te genereren en je rekening te verifiëren door €0,01 over te maken aan Billit. (zie stap 2)
Wanneer de koppeling is gemaakt zullen de eerste CODA-bestanden 24u na de eerstvolgende activiteit op de rekening geïmporteerd worden in Billit.
De CODA-koppeling met ING voor ING Business'Bank-rekeningen heeft als voordeel dat niet alleen je banktransacties automatisch worden geïmporteerd, ze zorgt er ook voor dat betalingsbestanden die in Billit gegenereerd worden automatisch in je ING-bankomgeving beschikbaar worden. Meer info over betalingsmogelijkheden in Billit vind je hier. Om je banktransacties te importeren heb je niet langer een ING Business'Bank Premium-abonnement nodig. Dankzij een overeenkomst tussen Billit en ING kun je ook met een gewone ING Business'Bank-rekening digitale transacties in Billit importeren.
Stap 1: Voer je bankrekeningnummer in
Je kan het profiel van je onderneming openen door linksboven in Billit op 'Mijn bedrijf' te klikken. Klik daarna in je bedrijfsprofiel op het tabblad 'Bank' en klik op 'Toevoegen' om een rekeningnummer toe te voegen. Vergeet niet om op 'Opslaan' te klikken na het ingeven van je bankrekeningnummer.
Stap 2: Vraag het mandaat aan waarmee Billit de digitale banktransacties kan opvragen bij ING.
In de kolom 'CODA' kun je nu op 'Verbinden' klikken om je bankrekening via Billbank/ING te koppelen. Wanneer je op ‘Verbinden’ klikt word je doorgestuurd naar Connective. Daar kun je het mandaat waarmee Billit je transacties mee kan ophalen digitaal ondertekenen. Open je de link, maar onderteken je het mandaat niet onmiddellijk? Dan krijg je naast het bankrekeningnummer de melding ‘Onderteken document’. Wanneer je hierop klikt word je opnieuw doorgestuurd naar de website van Connective om alsnog het document te ondertekenen.
Stap 2: Verifieer je bankrekening
Wanneer je het mandaat hebt ondertekend krijg je een venster te zien met de vraag om je bankrekening te verifiëren. Dit doe je door €0,01 over te schrijven met als mededeling de unieke code die je in het verificatievenster vindt. Zo lang je rekening niet geverifieerd is staat er naast het rekeningnummer de melding ‘Mandaat aangevraagd, uw bankrekening is nog niet gekoppeld’. Door op de melding te klikken krijg je het verificatievenster te zien met daarin de unieke code om je rekening te verifiëren. Nadat je bankrekening is geverifieerd komt er een groen vinkje naast de bankrekening te staan. Dit betekent dat de rekening werd gekoppeld en de digitale banktransacties elke ochtend automatisch in Billit geïmporteerd worden zodra we deze ontvangen van ING. Dankzij de koppeling kun je ook de door Billit gegenereerde betalingsbestanden rechtstreeks in je online ING-bankomgeving laten importeren.
Q: Ik wil een spaarrekening koppelen met Billit, maar kan deze niet verifiëren omdat ik daar geen overschrijvingen mee kan doen.
A: In dit geval kun je contact opnemen met support@billit.be om de verificatie door onze backoffice in orde te laten brengen. Bezorg ons alvast je RIB-attest (= attest identificatie rekening ) dat je kunt opvragen bij je bank. Dit attest moet minstens de volgende gegevens bevatten:
- Rekeningnummer en BIC code
- Naam, voornaam en adres van de rekeninghouder
- Datum van opening van de rekening
- Datum van afdruk van het attest
- Een authentificatiecode ( echtheid van het attest )
Q: Ik heb een rekening geverifieerd, maar de verbinding is nog niet actief? Wat nu?
A: Zodra jouw bank(en) digitale bankafschriften deelt met Billit via de geverifieerde verbinding, zijn deze details zichtbaar in het menu Bank en staat de verbinding actief. Het vinkje in de bedrijfsinstellingen wordt dus pas groen wanneer een eerste CODA-bestand werd ontvangen. Afhankelijk van de verwerkingstijd van je aanvraag bij je bank kan het even duren voor dit het geval is. Indien dit langer dan 7 dagen duurt kun je best even contact opnemen met je bank.
Q: Heb ik een Business'Bank Premium- of Business'Bank-abonnement nodig?
A: Je kan het ING Business’Bank-abonnement gebruiken bij Billit. De Premium is niet nodig omdat Billit en ING een overeenkomst hebben waarbij Billit-gebruikers Premium-functies kunnen gebruiken zonder de extra € 8,00 per maand.
Codabox is een dienst voor boekhouders (en ondernemers) die je bankafschriften online beschikbaar maakt (digitale bankafschriften worden ook CODA-bestanden genoemd, vandaar de naam CodaBox). Om je digitale bankafschriften beschikbaar te maken dien je CodaBox wel eerst een mandaat te geven om deze bij je bank op te vragen. Als je zelf een Codabox-account aanmaakt zal je dit zelf bij Codabox moeten doen. Veel boekhouders hebben echter van hun klanten al een mandaat gekregen om deze digitale bankafschriften op te vragen. Check dus zeker eerst bij je boekhouder of dat voor jouw onderneming het geval is. Indien dat niet het geval is kan je vragen aan je boekhouder om dit in orde te brengen of zelf een CodaBox-account aanmaken. Voor een CodaBox-account betaal je een eenmalige opstartkost, daarna betaal je een vast bedrag per maand aan CodaBox om je digitale bankafschriften te blijven ontvangen.
Heb je het mandaat bij je boekhouder in orde gebracht? Dan kun je een token aanvragen om je CODA- bestanden in Billit te importeren.
Klik daarvoor in het menu ‘Instellingen’ op het submenu ‘Integraties’. Klik nu op de tegel 'CodaBox' en op ‘Token aanvragen’. Indien het mandaat bij je boekhouder ondertekend is en je e-mailadres en bankrekeningnummers bij CodaBox gekend zijn krijg je een e-mail met daarin een token dat je kunt invullen in het daarvoor voorziene veld. Accepteer de algemene voorwaarden en klik op ‘Opslaan’ om je bankafschriften via CodaBox in Billit te importeren. Ontvang je geen token? Neem dan contact op met je boekhouder om het mandaat voor CodaBox in orde te brengen.
Q: Ik heb op de knop ‘Token aanvragen’ geklikt, maar krijg een e-mail dat mijn rekening niet gekend is bij CodaBox.
A: Neem contact op met je boekhouder om de rekening toe te voegen aan je Codabox-account.
Q: Ik heb op de knop ‘Token aanvragen’ geklikt, maar heb geen e-mail ontvangen.
A: Gelieve contact op te nemen met support@codabox.com
Q: Ik heb de CodaBox-token ingevuld, maar deze wordt niet geaccepteerd.
A: Vermoedelijk heb je een recentere token ontvangen in je mailbox en is deze token niet meer geldig. Gebruik de nieuwe token of neem contact op met support@codabox.com.
Q: In het menu ‘Bank’ staat dat de verbinding met de bank actief is, maar ik ontvang geen transacties
A: Indien je merkt dat er na enkele dagen nog steeds geen banktransacties zichtbaar zijn, raden we aan om contact op te nemen met je boekhouder of CodaBox. Vermoedelijk is je mandaat nog niet bij de bank aangekomen of zijn er nog geen banktransacties beschikbaar bij CodaBox.
Q: Ik ontvang automatisch transacties in het menu Bank, maar mijn facturen worden niet automatisch gecontroleerd
A: Vermoedelijk is er geen match gevonden tussen de gestructureerde mededeling en andere details van op factuur. Neem contact op met support@billit.be. Om je sneller te kunnen helpen geef je best alvast het factuurnummer en de banktransactie mee die niet gekoppeld worden.
Q: Hoe voeg ik meerdere rekeningen toe aan de automatische betalingscontrole via Codabox?
A: Om CODA-bestanden van meerdere rekeningen in Billit te ontvangen, moeten al deze rekeningen bij CodaBox geregistreerd zijn. Neem contact op met je boekhouder om alle rekeningen waarvoor je CODA-bestanden wil ontvangen in Billit aan je CodaBox-account toe te voegen.
Q: Ik ben veranderd van boekhouder. Wat nu?
A: Bij wijziging van boekhouder dient sowieso steeds een nieuwe token aangevraagd te worden om de connectie met de bank via CodaBox opnieuw tot stand te brengen. Check eerst bij je nieuwe boekhouder of hij een account bij CodaBox heeft met mandaten voor al zijn dossiers en verleen hem eventueel een mandaat om jouw bankrekeningen te koppelen of maak zelf een nieuwe account bij CodaBox.
Q: Ik gebruik hetzelfde btw-nummer voor verschillende dossiers, en heb ook verschillende rekeningen gekoppeld. Hoe kan ik de codabestanden van al mijn rekeningen in elk dossier zien?
A: Je moet eerst de kopppeling maken met Codabox in één van je dossiers. Daarna moet je al je rekeningen per dossier toevoegen. Tot slot zal Billit manueel moeten verifiëren dat je rekeningen mogen getoond worden in elk dossier. Neem hiervoor contact op met onze support. Vermeld dan welk IBAN-nummer met welk dossier mag worden gekoppeld.
Q: Ik gebruik hetzelfde btw-nummer voor verschillende dossiers, en heb ook verschillende rekeningen gekoppeld. Ik wil echter in één van mijn dossiers niet alle rekeningen zien. Hoe doe ik dit?
A: Je zal hiervoor de 'sync'-functie moeten uitzetten per rekeningnummer. Ga in je dossier naar je profiel en klik op het tabblad 'Bank'. Naast het rekeningnummer dat je niet wil koppelen, zet het het vinkje onder 'Sync' uit. Bevestig met de 'Opslaan'-knop.
Vrijwel alle banken bieden in hun internetportaal de mogelijkheid om de transacties van een bepaalde periode te exporteren (of downloaden) en op te slaan in een CSV of CODA-bestand. Dit bestand kan je eveneens opladen in Billit. Hier maak je best een afspraak met je accountant omtrent wie de bestanden gaat opladen in Billit. Indien je een CSV bestand gebruikt is het belangrijk dat de correcte Billit lay-out wordt gebruikt. Download hier een voorbeeld. Open het CSV bestand in Excel en kopieer de banktransacties in de tabel in het voorbeeldbestand. Wijzig de structuur van de tabel niet. Nadien kan je het aangepaste CSV-bestand opladen via de 'Importeren'-knop in het menu ‘Bank’.
