Binnen het bank-tabblad dient u uw bankrekening toe te voegen. Na het toevoegen van de bankrekening krijgt u de mogelijkheid om de digitale of de CODA-koppeling te activeren. De bankafschriften zullen pas geïmporteerd na het activeren van 1 van de koppeling.
CodaBox is een dienst voor boekhouders (en ondernemers) die je bankafschriften online beschikbaar maakt. (Digitale bankafschriften worden ook CODA-bestanden genoemd, vandaar de naam CodaBox.) Om je digitale bankafschriften beschikbaar te maken moet je CodaBox wel eerst een mandaat geven om deze bij je bank op te vragen. Als je zelf een CodaBox-account aanmaakt, moet je dit zelf bij CodaBox doen. Veel boekhouders hebben echter van hun klanten al een mandaat gekregen om deze digitale bankafschriften op te vragen. Check dus zeker eerst bij je boekhouder of dat voor jouw onderneming het geval is. Als dat niet zo is, kan je vragen aan je boekhouder om dit in orde te brengen of zelf een CodaBox-account aanmaken. Voor een CodaBox-account betaal je een eenmalige opstartkost, daarna betaal je een vast bedrag per maand aan CodaBox om je digitale bankafschriften te blijven ontvangen.
Heb je het mandaat bij je boekhouder in orde gebracht? Dan kan je een token aanvragen om je CODA- bestanden in Billit te importeren.
Klik daarvoor in het menu ‘Instellingen’ op het submenu ‘Integraties’. Klik nu op de tegel 'CodaBox' en op ‘Token aanvragen’. Als het mandaat bij je boekhouder ondertekend is en je e-mailadres en bankrekeningnummers bij CodaBox gekend zijn, krijg je een e-mail met daarin een token dat je kunt invullen in het daarvoor voorziene veld. Accepteer de algemene voorwaarden en klik op ‘Opslaan’ om je bankafschriften via CodaBox in Billit te importeren. Ontvang je geen token? Neem dan contact op met je boekhouder om het mandaat voor CodaBox in orde te brengen.
Q: Ik heb op de knop ‘Token aanvragen’ geklikt, maar krijg een e-mail dat mijn rekening niet gekend is bij CodaBox.
A: Neem contact op met je boekhouder om de rekening toe te voegen aan je CodaBox-account.
Q: Ik heb op de knop ‘Token aanvragen’ geklikt, maar heb geen e-mail ontvangen.
A: Gelieve contact op te nemen met support@codabox.com.
Q: Ik heb de CodaBox-token ingevuld, maar deze wordt niet geaccepteerd.
A: Vermoedelijk heb je een recentere token ontvangen in je mailbox en is het oorspronkelijke token niet meer geldig. Gebruik het nieuwe token of neem contact op met support@codabox.com.
Q: In het menu ‘Bank’ staat dat de verbinding met de bank actief is, maar ik ontvang geen transacties
A: Als je merkt dat er na enkele dagen nog altijd geen banktransacties zichtbaar zijn, raden we aan om contact op te nemen met je boekhouder of met CodaBox. Vermoedelijk is je mandaat nog niet bij de bank aangekomen of zijn er nog geen banktransacties beschikbaar bij CodaBox.
Q: Ik ontvang automatisch transacties in het menu 'Bank', maar mijn facturen worden niet automatisch gecontroleerd
A: Vermoedelijk is er geen match gevonden tussen de gestructureerde mededeling en de andere details van de factuur. Neem contact op met support@billit.be. Om je sneller te kunnen helpen geef je best alvast het factuurnummer en de banktransactie mee die niet gekoppeld worden.
Q: Hoe voeg ik meerdere rekeningen toe aan de automatische betalingscontrole via CodaBox?
A: Om CODA-bestanden van meerdere rekeningen in Billit te ontvangen, moeten al deze rekeningen bij CodaBox geregistreerd zijn. Neem contact op met je boekhouder om alle rekeningen waarvoor je CODA-bestanden wil ontvangen in Billit aan je CodaBox-account toe te voegen.
Q: Ik ben veranderd van boekhouder. Wat nu?
A: Bij wijziging van boekhouder moet sowieso altijd een nieuw token aangevraagd worden om de connectie met de bank via CodaBox opnieuw tot stand te brengen. Check eerst bij je nieuwe boekhouder of hij een account bij CodaBox heeft met mandaten voor al zijn dossiers en verleen hem eventueel een mandaat om jouw bankrekeningen te koppelen, of maak zelf een nieuwe account bij CodaBox.
Q: Ik gebruik hetzelfde btw-nummer voor verschillende dossiers, en heb ook verschillende rekeningen gekoppeld. Hoe kan ik de CODA-bestanden van al mijn rekeningen in elk dossier zien?
A: Je moet eerst de koppeling maken met CodaBox in één van je dossiers. Daarna moet je al je rekeningen per dossier toevoegen. Tot slot zal Billit manueel moeten verifiëren of je rekeningen mogen getoond worden in elk dossier. Neem hiervoor contact op met onze support. Vermeld dan welk IBAN-nummer met welk dossier mag worden gekoppeld.
Q: Ik gebruik hetzelfde btw-nummer voor verschillende dossiers, en heb ook verschillende rekeningen gekoppeld. Ik wil echter in één van mijn dossiers niet alle rekeningen zien. Hoe doe ik dit?
A: Je zal hiervoor de 'sync'-functie moeten uitzetten per rekeningnummer. Ga in je dossier naar je profiel en klik op het tabblad 'Bank'. Naast het rekeningnummer dat je niet wil koppelen, zet het het vinkje onder 'Sync' uit. Bevestig met de 'Opslaan'-knop.
