7 Vorteile einer elektronischen Rechnung

Eine elektronische Rechnung oder E-Rechnung ist vollständig digital. Anders als bei einem PDF-Dokument, das gescannt oder direkt aus einer Word- oder Exceldatei erzeugt wird, ist eine elektronische Rechnung eine von einer speziell dafür entwickelten Software (z. B. Billit) erstellte Datei.

Das Arbeiten mit elektronischen Rechnungen hat gegenüber Rechnungen im PDF-Format mehrere Vorteile:

1. Weniger Aufwand, schnellere Bearbeitung

Das Textverarbeitungsprogramm öffnen, Daten aus verschiedenen Programmen und Registerkarten zusammentragen, die gesammelten Informationen eingeben, die PDF-Datei erzeugen, eine E-Mail schreiben und die PDF-Datei anhängen, die Rechnungsdaten in eine Liste eintragen, die fristgerechte Zahlung überprüfen …

Wenn man alles von Hand macht, geht viel Zeit verloren. Besonders wenn Sie regelmäßig viele Rechnungen erstellen müssen, kann das etliche Stunden in Anspruch nehmen. Mit einer elektronischen Rechnung ist die Arbeit viel einfacher und schneller erledigt, weil alle Prozesse (Auftragsbestätigung erstellen, Kundenliste aufrufen, Zahlungsvorgänge überprüfen und vieles mehr) in eine einzige Plattform integriert sind, sodass das mühsame Zusammentragen von Daten entfällt.

Und da eine elektronische Rechnung eine rein digitale Datei ist, kann die Software bestimmte Aufgaben sogar vollautomatisch erledigen (zum Beispiel Zahlungserinnerungen verschicken, Rechnungen als bezahlt abhaken usw.)

Einige Plattformen, z. B. auch Billit, lassen sich ferner mühelos mit der Software Ihrer Beauftragten für Buchhaltung oder Steuerberatung verknüpfen. So können Sie am Quartalsende sprichwörtlich per Knopfdruck Ihre gesamte Buchführung komplett digital an die für Ihre Buchhaltung bzw. Steuerberatung zuständigen Personen übermitteln.

Unterlagen hinbringen, Dokumente per E-Mail oder WeTransfer verschicken? Nicht mehr nötig! Das bedeutet weniger Arbeit für Sie und Ihre Steuerberaterin bzw. Ihren Steuerberater und damit eine erhebliche Kostenersparnis!

2. Weniger Fehler

Bei einer elektronischen Rechnung haben alle Informationen ihren festen Platz in der Datei, daher können sie von der Software Ihrer Kunden dort automatisch ausgelesen werden. Da der gesamte Fakturierungsprozess elektronisch abgewickelt wird, sinkt das Fehlerrisiko erheblich.

E-Rechnungen werden von der Software in einer speziellen Sprache namens UBL (Universal Business Language) erstellt, sodass die Informationen problemlos zwischen Ihrer Software und der Ihrer Kunden ausgetauscht werden können.

So können Sie sicher sein, dass Ihren Kunden stets die korrekten Zahlungsdaten (z. B. Kontonummer und Betrag) vorliegen und alle Rechnungsdaten mit den entsprechenden Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen usw. übereinstimmen.

3. Übersichtliche Rechnungen

Das Erstellen einer Rechnung erfolgt ganz bequem über Formularfelder, über die Sie direkten Zugriff auf Ihre Kunden- und Produktdaten haben. Anhand einer vorbereiteten Layoutvorlage erstellt die Software automatisch auch ein visuelles Abbild Ihrer digitalen Rechnung.

Sie brauchen sich also nicht mehr um den Entwurf und die Anpassung von Vorlagen in Word oder Excel, das Verfassen von Text, Layoutanpassungen aufgrund von verspringendem Text oder einzufügende mathematische Formeln usw. zu kümmern. Stattdessen ist Ihre Rechnung mit nur wenigen Mausklicks versandfertig.

4. Immer mehr Unternehmen nutzen (und bitten um) E-Rechnungen

Elektronische Rechnungen erleben einen Boom. Auch bei Behörden kommen sie zunehmend mehr zum Einsatz. Wer zum Beispiel eine Rechnung an die Flämische Regierung richten möchte, muss dies zwingend per E-Rechnung tun. Vielleicht arbeiten auch einige Ihrer Kunden bereits mit E-Rechnungen.

Ein bedeutender Vorteil von elektronischen Rechnungen liegt darin, dass sie beim Kunden schneller verarbeitet werden können und Sie daher schneller Ihr Geld erhalten.

Doch was, wenn Sie auf E-Rechnungen umstellen und einer Ihrer Kunden diese nicht handhaben kann? Auch das ist kein Problem, denn mit einer Fakturierungsplattform wie Billit können Sie zusammen mit der elektronischen Rechnung direkt auch eine PDF-Version verschicken.

5. Praktisch auch für Einkaufsrechnungen auf Papier oder im PDF-Format

Sie verwenden eine Fakturierungssoftware? Dann können Sie Rechnungen, die Sie im Papierformat oder als PDF-Datei empfangen, ganz einfach in ein digitales Dokument umwandeln und so auch nicht-digitale Dokumente verarbeiten und ablegen. Die Software liest die Daten aus und trägt die Informationen in die entsprechenden Felder ein.

Dazu laden Sie die Datei (z. B. als PDF oder Foto) ganz einfach hoch. Wenn Sie eine Fakturierungsplattform wie Billit verwenden, können Sie ganz bequem auch mit dem Smartphone ein Foto der Rechnung machen und dieses per App hochladen.

6. Sicher und schnell einsatzbereit

Für die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen brauchen Sie heutzutage keine Software mehr herunterzuladen. Für die meisten Online-Fakturierungsplattformen wie etwa Billit reichen ein Computer oder ein Tablet und eine Internetverbindung aus. Ein großer Vorteil dieser sogenannten SaaS-Lösungen (Software as a Service) ist, dass sie stets aktuell sind.

Sie brauchen also nicht alle zwei Jahre eine neue Version zu kaufen oder umständlich Updates zu installieren. Wenn Sie Ihre Rechnungen mit einem Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm erstellen und PDF-Dateien erzeugen, ist alles viel umständlicher.

Online-Fakturierungsplattformen speichern Ihre Daten sicher in der Cloud und sorgen so dafür, dass sie jederzeit und überall verfügbar sind. Ein weiteres Plus: Wenn Ihr Desktop-PC defekt ist oder Ihr Laptop gestohlen wird, haben Sie trotzdem nach wie vor Zugang zu all Ihren Daten.

Viele Online-Fakturierungsplattformen verfügen über intelligente Algorithmen. Beispiel gewünscht? Gibt ein Kunde auf einer Kaufrechnung in betrügerischer Absicht eine falsche IBAN an, erhalten Sie von Billit einen entsprechenden Warnhinweis.

7. Eine zentrale Lösung für viele administrative und buchhalterische Aufgaben

Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften: In einer Fakturierungsplattform ist alles miteinander verknüpft.

Ein Angebot in eine Auftragsbestätigung umwandeln? Aus einer Rechnung eine Gutschrift machen? All das ist mit wenigen Mausklicks erledigt, ohne wie sonst Teile aus einem Dokument ausschneiden und in ein anderes hineinkopieren und manuelle Anpassungen vornehmen zu müssen.

Im Gegensatz zu einem PDF-Dokument können Sie bei elektronischer Fakturierung darüber hinaus zahlreiche Vorgänge automatisieren (je nach der von Ihnen verwendeten Software). Einige Beispiele:

Dank der Schnittstelle zu Ihrem Online-Banking können Sie Zahlungsvorgänge automatisch mit Ihren Rechnungen abgleichen.

Auch das Erstellen und Versenden von Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen kann automatisch erfolgen.

Sogar das Einfügen von QR-Codes in Ihre Rechnung ist möglich. Hierdurch können Ihre Kunden ganz bequem bezahlen.

Verschiedene CRM-Softwarepakete (Customer Relationship Management) lassen sich problemlos anbinden.

Und Produktkataloge oder Kunden- und Lieferantenlisten importieren? Ebenfalls kein Problem!