5 Gründe, die für den Umstieg auf digitale Buchhaltung sprechen

1. Bessere Übersicht

Rechnungen hier, Auftragsbestätigungen da, Kontoauszüge wieder woanders – wenn die Buchhaltung vollständig oder größtenteils auf Papierunterlagen beruht, kann die Erstellung einer Übersicht oder das Auffinden bestimmter Informationen sehr aufwendig werden.

Wenn Sie sich hingegen für eine digitale Buchhaltung entscheiden und eine Fakturierungssoftware benutzen, haben Sie als Unternehmerin bzw. Unternehmer alle Infos an einem zentralen Ort verfügbar und brauchen nicht mehr an verschiedenen Orten nach Dokumenten in unterschiedlichen Dateiformaten (PDF, XLS, DOC …) zu suchen.

Darüber hinaus können Sie Ihre Fakturierungssoftware mit dem Internet-Banking, Ihrem Onlineshop und Ihrer CRM-Software usw. verknüpfen und so nicht nur stets einen umfassenden Überblick behalten, sondern Ihre Entscheidungen auf Basis von sofort verfügbaren Echtzeitdaten treffen.

2. Zeitersparnis

Mit einer Fakturierungssoftware können Sie häufig wiederkehrende Aufgaben (Rechnungen erstellen, versenden und empfangen; Zahlungsvorgänge überprüfen; Berichte erstellen usw.) schneller ausführen oder sogar vollständig automatisch ablaufen lassen.

Sogar die Übermittlung Ihrer Daten an Ihre  Buchhaltung bzw. Steuerberatung am Quartalsende ist über eine entsprechende Schnittstelle und der Verknüpfung mit deren Software ganz bequem möglich.

So brauchen Sie viel weniger Zeit für manuelle Tätigkeiten und können sich stattdessen auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Und weniger Zeitverlust bedeutet höhere Produktivität und niedrigere Kosten.

3. Weniger Fehler

Bei einer digitalen Buchhaltung laufen die Prozesse automatisch ab. Dank entsprechender Schnittstellen werden die benötigten Informationen aus Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen usw. automatisch in Ihre Fakturierungssoftware importiert, ohne dass eine parallele Verwaltungsinstanz erforderlich ist. Digitale Daten ausschneiden und kopieren oder abtippen? Auch das gehört der Vergangenheit an, wodurch Fehler vermieden werden.

Dasselbe gilt für Zahlungsanweisungen, denn Sie brauchen keine Beträge oder Kontonummern mehr von Hand zu übertragen.

4. Jederzeit und überall verfügbar

Der Umstieg auf eine digitale Buchhaltung und eine Fakturierungssoftware macht es möglich, von überall aus zu arbeiten, weil alle Informationen und Tools an jedem Ort zur Verfügung stehen.

Sie brauchen nichts weiter als eine Internetverbindung und ein Endgerät.

Manchmal müssen mehrere Mitarbeitende in unterschiedlichen Abteilungen Zugang zur Buchhaltung haben. Mit einer digitalen Buchhaltung können Sie allen Personen die benötigten Informationen jederzeit und überall zur Verfügung stellen. Dies verbessert die Transparenz und fördert die Zusammenarbeit.
Und falls nötig können Sie natürlich jederzeit den Zugriff auf bestimmte Informationen einschränken.

5. Sicherheit

Wenn Sie Ihre Administration und Fakturierung online vornehmen (statt auf einem eigenen Server oder Computer), entfällt das Risiko eines Datenverlusts durch Brand, Diebstahl, Computerabstürze und Bedienfehler. Dank automatischer Back-ups entfällt die Notwendigkeit, einen eigenen Server oder Speicherkapazität bereitzuhalten, wodurch Platz frei wird.

Die Online-Fakturierungssoftware läuft auf verschiedenen großen Servern, auf denen Ihre Daten sicher und geschützt gespeichert sind.

Auch brauchen Sie sich keine Gedanken mehr über Updates zu machen, denn bei einer Onlineplattform geschieht dies automatisch. Alle zwei Jahre eine neue Version der Fakturierungssoftware kaufen und installieren? Nie wieder!

Einige Online-Fakturierungsplattformen wie Billit bieten sogar den sicheren Rechnungsversand per Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line).

Dabei handelt es sich um ein geschütztes Netzwerk, das unter anderem von der Europäischen Kommission und 18 staatlichen Stellen finanziert wird.