Werken met buitenlandse klanten kan voor een Belgische zelfstandige een geweldige manier zijn om uit te breiden en nieuwe markten te verkennen. Een correcte facturatie aan die klanten is echter essentieel om op een professionele manier zaken te doen en betalingen op tijd te ontvangen.
Een factuur in de taal van een buitenlandse klant is alvast een goede start. Als die factuur ook nog eens correct opgemaakt is én met respect voor de facturatieregels die in het betreffende land van toepassing zijn, dan maak je al helemaal een goede indruk bij jouw klanten over de grens. Benieuwd naar enkele praktische tips?
Dit zou een no-brainer moeten zijn, maar jammer genoeg wordt nog te vaak tegen deze basisregel gezondigd. Een professionele factuur moet alle essentiële informatie vermelden. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je de volledige naam en adresgegevens van je buitenlandse klant vermeldt, samen met je eigen bedrijfsinformatie, zoals naam, adres en btw-nummer.
Aangezien je met buitenlandse klanten werkt, is het belangrijk om de valuta waarin je jouw factuur opstelt duidelijk aan te geven. Vermeld ook duidelijk de betalingsvoorwaarden, zoals de betalingstermijn en de geaccepteerde betalingsmethodes.
Afhankelijk van de aard van jouw diensten en de locatie van je klant, kunnen er specifieke btw-regels van toepassing zijn. Raadpleeg je boekhouder of accountant om ervoor te zorgen dat je aan de juiste vereisten voldoet en om te weten of je al dan niet btw moet aanrekenen. Die keuze hangt af van de vraag of je factureert aan een particuliere klant binnen de EU, een onderneming binnen de EU of een onderneming buiten de EU.
In sommige gevallen kun je gebruikmaken van internationale btw-regelingen om de belastingdruk te verminderen. Een veelvoorkomende regeling is de ‘btw-verleggingsregeling‘, waarbij jouw klant verantwoordelijk is voor het betalen van de btw in zijn eigen land. Zorg ervoor dat je de specifieke regels begrijpt – opnieuw met de hulp van jouw boekhouder of accountant – en dat je de juiste documentatie verstrekt om in aanmerking te komen voor dergelijke regelingen.
Factureer je in een andere valuta dan de euro? Dan moet je de juiste wisselkoersen gebruiken om de bedragen correct om te rekenen. Hiervoor kun je betrouwbare online valutaconversietools gebruiken, zoals www.wisselkoers.be/calculator. Zo vermeld je steeds nauwkeurige bedragen op je factuur.
Als je betalingen van buitenlandse klanten ontvangt, kunnen er extra bankkosten en wisselkoerskosten van toepassing zijn. Neem die kosten mee als je je tarieven en betalingsvoorwaarden bepaalt, zodat je geen verlies lijdt bij internationale transacties.
Facturatiesoftware kan zeer nuttig zijn wanneer je aan buitenlandse klanten factureert. Die stelt je in staat om gemakkelijk professionele facturen op te stellen, de juiste valuta en wisselkoersen toe te passen en eventuele internationale btw-regelingen correct te verwerken. Bovendien helpt de software je betalingsvoorwaarden te beheren en administratieve taken te verminderen.
Deel
