In de huidige digitale wereld maken overheden en bedrijven steeds meer gebruik van elektronische facturatie, ofwel e-facturatie. Daarbij worden facturen niet langer op papier verstuurd, maar in digitale vorm. Een van de standaarden voor e-facturatie in Europa is Peppol, wat bij de lancering stond voor Pan-European Public Procurement Online. Vandaag is Peppol een solide internationale merknaam geworden, die breder gaat dan Europa en overheden. Wat moet je weten over dit netwerk?
Peppol is een beveiligd Europees netwerk dat bedrijven en organisaties (inclusief overheidsinstellingen) toelaat om onderling elektronische facturen uit te wisselen via verschillende formats en volgens een bepaald protocol.
Je kan dit netwerk beschouwen als een soort ’telefoonnetwerk voor facturen’. Om je ontvanger een bericht te sturen, heb je enkel zijn of haar unieke Peppol-ID nodig. Die ID kan je vergelijken met een telefoonnummer. Ook wanneer je ontvanger verandert van service provider of access point, blijft hij of zij, net als bij een telefoonnummer, bereikbaar via hetzelfde, unieke Peppol-ID. Bedrijven kunnen veilig facturen naar elkaar sturen via unieke identificatienummers (‘Peppol-ID’s’).
Het internationaal vastgelegde Peppol-netwerk werd in 2008 opgestart als testproject van de Europese Commissie, die – samen met 18 overheidsinstanties – voor de financiering zorgt. Het doel? Het purchase-to-pay-proces (lees: het hele proces van bestelaanvraag, inkoop/aankoop tot en met het (automatisch) betalen van facturen) tussen overheidsinstanties en leveranciers aanzienlijk vereenvoudigen dankzij het automatisch verwerken van facturen.
Het Peppol-netwerk is gebaseerd op open standaarden en specificaties, en gebruikt een gestandaardiseerd formaat voor elektronische documenten, met name Universal Business Language (UBL). UBL is ontworpen om de uitwisseling van elektronische documenten te vergemakkelijken en om ervoor te zorgen dat de documenten in een gestandaardiseerde en begrijpelijke vorm worden uitgewisseld.
Peppol bestaat uit ‘communities’. Organisaties kunnen via een community lid worden van Peppol. Die zijn altijd landspecifiek en door de overheden gefaciliteerd: zo is de Belgische Peppol-community bijvoorbeeld BOSA. In Nederland is dit de Nederlandse Peppol-autoriteit (NPa).
Peppol kent een aantal veiligheidsaspecten die je met standaard e-mails niet kan realiseren. Zo heeft het Peppol-protocol mechanismen om de authenticiteit van een verzender te garanderen. Daarnaast kan een factuur in Peppol niet gewijzigd worden. Ook vertrouwelijkheid is een belangrijk aspect, want alle verzonden gegevens tussen twee Peppol Access Points worden versleuteld verzonden. Het is ook telkens de lokale Peppol-community die de Peppol-ID voor die community vastlegt. In België wordt hiervoor vooral het btw-nummer gebruikt, terwijl dit in Nederland het KvK-nummer is.
Access Points geven je toegang tot het beveiligde netwerk om facturen te versturen en te ontvangen. Vergelijk een Access Point met een telecomprovider die jouw bedrijf verbindt aan het telefonienetwerk: een Peppol Access Point verbindt je met het Peppol-netwerk. Dit gebeurt via zogenaamde Peppol ID’s waarvan je als bedrijf gebruik kan maken. Zo krijg je toegang tot het internationale facturennetwerk.
Almaar meer landen verplichten het gebruik van het Peppol-netwerk om e-facturen te versturen. In België is het gebruik van Peppol al sinds 2017 verplicht voor de facturatie aan Vlaamse overheidsinstanties. In Nederland zijn leveranciers sinds april 2019 verplicht om e-facturen te sturen naar de overheid als dit contractueel opgenomen is of in de aanbesteding vermeld staat. In Italië is het versturen van e-facturen zelfs al verplicht voor B2B-facturatie. Die laatste trend – e-facturatie tussen bedrijven onderling – is de laatste jaren niet meer te stuiten.
Dankzij Peppol kunnen bedrijven en overheidsinstanties in Europa op een gestandaardiseerde manier elektronische documenten uitwisselen. Dat betekent dat bedrijven die deelnemen aan het Peppol-netwerk profiteren van een veilige en efficiënte manier van documentuitwisseling, zonder dat zij zich zorgen hoeven te maken over de compatibiliteit van verschillende systemen of over de veiligheid van hun documenten.
Daarnaast biedt Peppol bedrijven en overheidsinstanties de mogelijkheid om kosten te besparen en hun efficiëntie te verbeteren. Door gebruik te maken van e-facturatie en het Peppol-netwerk, kunnen bedrijven bijvoorbeeld tijd besparen die anders zou worden besteed aan het handmatig invoeren van facturen, en wordt de kans op (menselijke) fouten aanzienlijk kleiner. Ook overheidsinstanties profiteren van de efficiëntie van e-facturatie, omdat zij in staat zijn facturen sneller te verwerken en te betalen. Hierdoor verminderen ze hun administratieve lasten.
Wist je trouwens dat Billit wereldwijd het grootste Peppol Access Point heeft? Lees hoe je met Billit facturen verzend en ontvangt via Peppol.
Deel
