Rechnungsstellung zwischen Unternehmen muss ab nächstem Jahr über Peppol-Netzwerk erfolgen

Die digitale Rechnung wird ab 2026 verpflichtend 

Ab Januar 2026 gilt in Belgien eine verpflichtende digitale und strukturierte Rechnungsstellung zwischen Unternehmen. Was bedeutet das konkret? 

Selbstständige und Unternehmen können heute noch selbst bestimmen, wie sie ihren professionellen oder privaten Kunden Rechnungen stellen. Der Gesetzgeber stellt nur Anforderungen bezüglich der Authentizität des Ursprungs, der Integrität des Inhalts und der Lesbarkeit der Angaben auf der Rechnung.  

Ausgehende Rechnungen müssen bestimmte Angaben enthalten, darunter das Wort ‚Rechnung', das Datum, eine Folgenummer, die Identitätsdaten des Unternehmens und des Kunden, den Betrag, den angewandten Mehrwertsteuersatz und die Mehrwertsteuer. 

Es besteht weiterhin Wahlfreiheit zwischen Papier- und elektronischen Rechnungen. Diese sind in unserem Land seit 1. Januar 2013 rechtlich gleichgestellt. Dies ist die Folge der Umsetzung einer europäischen Mehrwertsteuerrichtlinie. Es ist auch erlaubt, für bestimmte Kunden digitale Rechnungen zu erstellen, während andere Kunden weiterhin eine klassische Papierrechnung erhalten.

Doch Achtung: Wer eine Papier- und eine elektronische Version derselben Rechnung an einen Kunden sendet, muss klar angeben, dass eines der Exemplare ein ‚Duplikat' ist und kein Recht auf steuerlichen Abzug gewährt. 

Über das erforderliche elektronische Format der digitalen Rechnung äußert sich das Gesetz nicht. Es ist also nicht notwendig, eine Softwarelösung oder Webanwendung zu verwenden, um E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Sie können einfach als Word- oder PDF-Anhang per E-Mail an den Kunden gesendet werden. Eine Ausnahme gilt, wenn der Kunde die föderale, die flämische, die wallonische, die Brüsseler Regierung oder die Verwaltung der Deutschsprachigen Gemeinschaft (DG) ist (B2G). Rechnungen an eine dieser Behörden müssen bereits verpflichtend elektronisch und in einem vorgeschriebenen Format erstellt werden. 

Globale Digitalisierung 

Belgien zählt fast 1,2 Millionen mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen, die jährlich eine enorme Menge an Rechnungen austauschen (B2B). Im Rahmen der globalen Digitalisierungswelle ist es logisch, auf E-Rechnungsstellung umzusteigen. Ende 2022 schlug die Europäische Kommission eine Reihe von Maßnahmen vor, um das Mehrwertsteuersystem in der Europäischen Union durch Digitalisierung zu modernisieren und betrugssicherer zu machen. 

3,5 Milliarden Euro Mehrwertsteuereinnahmen gehen der Regierung schätzungsweise verloren. 

Im Herbst 2023 erzielte der flämische Finanzminister Vincent Van Peteghem (CD&V) darüber eine Vereinbarung im belgischen Ministerrat. Ab 1. Januar 2026 müssen Mehrwertsteuerpflichtige strukturierte elektronische Rechnungen bei B2B-Transaktionen erstellen, genau wie dies bereits für Rechnungen an Behörden der Fall ist. 

Die Maßnahme zielt nicht nur auf mehr Digitalisierung und administrative Vereinfachung ab, sondern beabsichtigt auch, die Anzahl der Missbräuche und die Mehrwertsteuer-Lücke zu verringern. Diese Lücke - der Unterschied zwischen dem, was die Staatskasse an Mehrwertsteuereinnahmen einnehmen sollte, und was sie tatsächlich erhält - soll jährlich 3,5 Milliarden Euro betragen. 

In einem strukturierten Format 

Die neue Verpflichtung gilt nur in einer B2B-Umgebung, also für Rechnungen zwischen Unternehmen. Aber auch wenn ein Selbstständiger oder Unternehmen nur private Kunden hat, muss er/es eingehende E-Rechnungen von professionellen Lieferanten digital empfangen und verarbeiten können.

Die B2B-Rechnungen müssen ab 2026 nicht nur digital sein, sie müssen auch in einem strukturierten UBL-Format (kurz für Universal Business Language) erstellt und nach einem spezifischen Protokoll versendet werden. In Belgien wie auch vielen anderen Ländern wird Peppol (Pan-European Public Procurement Online) als das Netzwerk präsentiert, das alle belgischen Normen erfüllt. 

„Unternehmen, die im Ausland tätig sind, werden in Zukunft möglicherweise eine umfassendere Lösung benötigen", sagt Bart Van Coile, der Vorsitzende des Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA). Die europäischen Mitgliedstaaten verwenden unterschiedliche Protokolle, in Deutschland erfreut sich z.B. ZUGFeRD immer noch einer gewissen Beliebtheit. 

Ab 2030 wird es eine europäische Verpflichtung geben, grenzüberschreitende Rechnungsstellung elektronisch abzuwickeln. 

Das vorgeschriebene Format und das Protokoll bedeuten, dass eine Rechnung nicht mehr als PDF- oder Word-Anhang an professionellen Kunden per E-Mail versendet werden darf. Wer weiterhin Rechnungen per Post oder E-Mail versendet, riskiert Bußgelder, die bis zu 80.000 Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes betragen können. 

Spätestens zum 1. Januar 2026 müssen mehrwertsteuerpflichtige Organisationen ein Rechnungsstellungspaket wie Billit verwenden, das mit Peppol umgehen kann, und zwar sowohl für eingehende als auch für ausgehende B2B-Rechnungen. Billit ist Belgiens größter Peppol-Versender und komplett in allen drei belgischen Landessprachen und noch weiteren verfügbar. Für Beratung und Unterstützung kann man sich auch an seinen Steuerberater wenden. Auch Anwender in anderen deutschsprachigen Ländern wie der DACH-Region, Luxemburg oder Liechtenstein können schon jetzt mit Billit arbeiten. 

Kosten und Zeit sparen

Mit elektronischer Rechnungsstellung sind laut Experten auch zahlreiche Vorteile verbunden. So stellt die Automatisierung des Rechnungsverarbeitungsprozesses durch E-Rechnungsstellung eine Zeitersparnis und Kostenreduzierung dar (Papier, Briefmarken, Archivierung und gegebenenfalls Personal). 

Die Integration des digitalen Rechnungsstellungsprozesses in die breitere Unternehmensinfrastruktur und -systeme erhöht auch die interne Zusammenarbeit und damit die Effizienz innerhalb eines Unternehmens. 

Mit E-Rechnungsstellung verringert sich auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler und das Risiko des Verlusts, da die digitalen Rechnungen sicher gespeichert, archiviert und versendet werden. Eine elektronisch versandte Rechnung erreicht den Kunden auch schneller als eine per Post verschickte, was die Chance auf eine schnellere Zahlung erhöht und das Risiko von ‚vergessenen' Rechnungen senkt. 

Digitale Rechnungen sind einfacher zu verfolgen, zu verwalten und wiederzufinden. Das Unternehmen erhält so auch schneller Einblick in offene Zahlungen und darüber hinaus in seine finanzielle Situation, wodurch es seine Cashflow besser kontrollieren kann. 

Für weitere Fragen steht der Kundendienst von Billit per E-Mail oder telefonisch gerne zur Verfügung.