Was ist Selbstfakturierung? Und wie versendet man eine selbstfakturierte Rechnung über Peppol?

Was ist Selbstfakturierung?

Die Selbstfakturierung, auch Gutschriftverfahren genannt, ist eine Abrechnungsweise, bei der Kunden Rechnungen im Namen ihrer Lieferanten erstellen. Der Kunde erstellt also die Rechnung, die er selbst bezahlen wird, und nimmt seinem Lieferanten einen Teil der Verwaltungsarbeit ab, was in bestimmten Fällen schnellere Abläufe ermöglicht.

Selbstfakturierung wird unter anderem auch als Selbstabrechnung, Gutschriften oder Self-billing bezeichnet. Die rechtliche Bezeichnung für eine selbstfakturierte Rechnung lautet „vom Leistungsempfänger ausgestellte Rechnung“.

Die rechtlichen Vorgaben für die Selbstfakturierung in Belgien werden im Rundschreiben AAFisc Nr. 53/2013 des FÖD Finanzen erläutert.

In welchen Fällen ist Selbstfakturierung sinnvoll?

Firmen können sich für Selbstfakturierung entscheiden, um die Verfahren ihrer Rechnungsstellung zu straffen. Dies kann Zeit sparen, Fehler vermeiden und die Automatisierung erleichtern. Firmen, die sich für die Selbstfakturierung entscheiden, haben häufig wiederkehrende Lieferanten und nutzen stark standardisierte Transaktionen.

Ein Beispiel: Angenommen, ein Unternehmen hat auf seinem Dach Solarmodule angebracht und verkauft den Überschuss des erzeugten Stroms an ein Energieversorgungsunternehmen. In diesem Fall ist es für das Energieunternehmen (den Kunden) einfacher, die entsprechende Rechnung zu erstellen, als für das Unternehmen, das den Strom produziert hat (den Lieferanten). Der Kunde verfügt hier über alle notwendigen Informationen und Fachkenntnisse für die schnelle und korrekte Rechnungsstellung, während dies für den Lieferanten eher schwierig ist. In einem solchen Fall ist die Selbstfakturierung sinnvoll, zumal es sich vermutlich nicht um einen einmaligen Stromverkauf handeln wird.

Was sind die Voraussetzungen für eine Selbstfakturierung?

Bei der Selbstfakturierung müssen zwei Grundvoraussetzungen erfüllt sein:

1. Beide Parteien müssen vorab eine entsprechende Vereinbarung getroffen haben: Man kann also nicht einfach in Eigeninitiative mit der Selbstfakturierung beginnen. In welcher Form Sie die Vereinbarung mit Ihrem Vertragspartner treffen, steht Ihnen jedoch frei. Im Prinzip muss dies nicht einmal schriftlich erfolgen und Sie brauchen es nicht bei der Steuerbehörde vorzulegen.
2. Sie müssen ein Verfahren für die Annahme solcher Rechnungen festlegen: Auch hier lassen Ihnen die Behörden sehr viel Freiheit. Rechnungen können entweder explizit (ausdrücklich) oder implizit (stillschweigend) akzeptiert werden.

Haben Sie und die andere Partei sich auf Selbstfakturierung geeinigt, und wurde das Verfahren festgelegt? Dann kann der Kunde ab sofort Gutschriftsrechnungen an seinen Lieferanten ausstellen.

Was muss eine selbstfakturierte Rechnung aufführen?

Eine Gutschriftsrechnung muss die gleichen Elemente enthalten wie eine normale Rechnung.

Darüber hinaus muss jede selbstfakturierte Rechnung die folgenden Pflichtangaben enthalten:

„Vom Leistungsempfänger ausgestellte Rechnung“

Die Nummerierung ist ebenfalls abweichend. Verkaufsrechnungen müssen normalerweise ohne Unterbrechung aufeinander folgen, was jedoch bei Gutschriftsrechnungen nicht möglich ist, da sie die normale Nummerierung durcheinanderbringen würden. Sie müssen daher für jeden Lieferanten eine gesonderte fortlaufende Nummerierung einrichten.

Wie wickelt man die Selbstfakturierung über Peppol ab?

In Belgien besteht ab 1. Januar 2026 eine E-Rechnungspflicht unter Nutzung von Peppol. Dies gilt für jeglichen Rechnungsverkehr zwischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen, also auch für Selbstfakturierungen.

Wenn Sie Billit verwenden, können Sie ganz unbesorgt sein, denn mit Billit lassen sich Selbstfakturierungen über Peppol mühelos umsetzen.

Als Leistungserbringer können Sie jederzeit über Billit Gutschriftsrechnungen empfangen. Möchten Sie als Leistungsempfänger selbstfakturierte Rechnungen ausstellen? Dann müssen Sie zunächst in den Einstellungen „Selbstfakturierung“ aktivieren.

Weitere Informationen finden Sie auf unseren Hilfeseiten:

• Selbstfakturierungsrechnungen von Kunden erhalten
• Selbstfakturierungsrechnungen erstellen und versenden