ViDA und E-Rechnung: Was kleine Unternehmen, Handwerker und Selbstständige wissen sollten

Was bedeutet ViDA und warum gibt es das?

ViDA steht für „VAT in the Digital Age“, zu Deutsch: Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter. Dahinter verbirgt sich eine große Reform der Europäischen Union, die das Ziel verfolgt, Steuerbetrug einzudämmen, Prozesse für Unternehmen zu vereinfachen und den grenzüberschreitenden Handel in Europa zeitgemäß zu gestalten. Ein Kernelement von ViDA ist die Einführung der elektronischen Rechnung als neuer Standard – nicht nur in einzelnen Ländern, sondern in der gesamten EU. In Zukunft sollen Unternehmen wichtige Rechnungsdaten fast in Echtzeit digital an die Finanzämter melden, was Transparenz schafft und Fehlerquellen reduziert.

Das klingt erstmal nach „großer Politik“, hat aber ganz konkrete Auswirkungen auf den Alltag von kleinen Betrieben – auch dann, wenn Sie nur in Deutschland tätig sind und nicht regelmäßig ins Ausland liefern.

E-Rechnungspflicht für EU-Unternehmen: Was ist ViDA?

ViDA („VAT in the Digital Age“) ist eine große EU-Initiative zur Modernisierung der Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter. Sie wurde von der Europäischen Kommission im Dezember 2022 vorgestellt und im März 2025 beschlossen. Ziel ist es, Steuerbetrug einzudämmen, Abläufe zu vereinfachen und das Mehrwertsteuersystem europaweit fit für die Zukunft zu machen. Die schrittweise Umsetzung in der EU startet ab 2028. Erste Änderungen – wie die verpflichtende E-Rechnung und digitale Meldepflichten bei grenzüberschreitenden Geschäften – treten in den nächsten Jahren in Kraft. Deutschland ist allerdings schneller dran, denn hier gilt die E-Rechnungspflicht bereits spätestens ab 2028 für alle B2B-Geschäfteim Inland. Die vollständige Umsetzung von ViDA läuft bis etwa 2035. Die drei zentralen Säulen von ViDA sind:

• Digitale Meldepflicht & E-Rechnung: Künftig müssen Unternehmen Rechnungen und bestimmte Transaktionsdaten digital und nahezu in Echtzeit an die Finanzbehörden melden. Die elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) wird damit EU-weit zum Standardim Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.
• Regeln für Plattformen: Digitale Plattformen wie Buchungs- oder Fahrdienste werden in bestimmten Fällen selbst mehrwertsteuerpflichtig, um faire Wettbewerbsbedingungen zu schaffen.
• Zentrale Mehrwertsteuerregistrierung: Unternehmen können sich künftig EU-weit zentral für die Umsatzsteuer registrieren (One-Stop-Shop) und müssen sich nicht mehr in jedem Land einzeln anmelden.

Die Pflicht zur E-Rechnung kommt: Was heißt das für mich?

Die entscheidende Veränderung betrifft die Art, wie Rechnungen zwischen Unternehmen ausgestellt, empfangen und verarbeitet werden. Viele Betriebe arbeiten heute noch mit Word, Excel oder sogar handschriftlichen Rechnungen. Manche schicken PDF-Rechnungen per E-Mail, wie sie es seit Jahren gewohnt sind. Doch genau das reicht künftig nicht mehr aus. Die sogenannte E-Rechnung ist mehr als ein PDF: Sie ist eine speziell strukturierte Datei, die von Computerprogrammen gelesen, geprüft und weiterverarbeitet werden kann – zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD.

Ab wann gilt das? Deutschland setzt die EU-Vorgaben bereits seit Anfang 2025 schrittweise um. Wer eine Rechnung von einem anderen Unternehmen bekommt, muss schon jetzt in der Lage sein, eine E-Rechnung entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Das betrifft alle Unternehmen – vom kleinen Handwerksbetrieb über Vereine bis hin zu Freiberuflern.

Ab 2027 verschärfen sich die Regeln weiter: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz sind dann verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, sobald sie an andere Unternehmen in Deutschland fakturieren. Und ab 2028 wird die Pflicht auf die gesamte Wirtschaft ausgeweitet. Dann müssen auch kleine Betriebe, Ein-Mann-Unternehmen, Vereine und Selbstständige im B2B-Bereich E-Rechnungen erstellen – egal, wie groß sie sind oder wie viele Rechnungen sie schreiben.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für mich, wenn ich nur in Deutschland arbeite?

Ja, auf jeden Fall! ViDA wurde zwar auf europäischer Ebene angeschoben, aber die rechtliche Umsetzung betrifft nicht nur den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU. Die vorgezogene deutsche E-Rechnungspflicht greift für praktisch alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen innerhalb Deutschlands ausstellen. Das heißt: Egal, ob Sie Bauunternehmer in München, Friseurin in Köln, Soloselbstständiger in Berlin oder Vereinsvorstand auf dem Land sind – ab 2028 sind auch Sie verpflichtet, E-Rechnungen zu verschicken, sobald Sie gewerblich tätig sind.

Es gibt nur wenige Ausnahmen: Sehr kleine Rechnungsbeträge (bis 250 Euro), Fahrscheine und Rechnungen an Privatpersonen sind von der Pflicht ausgenommen. Für den Großteil der geschäftlichen Vorgänge zwischen Unternehmen heißt das aber: Die klassische Papierrechnung oder das einfache PDF haben ausgedient.

Was bedeutet die elektronische Rechnung für meine Arbeit im Alltag?

Für viele klingt das zunächst nach zusätzlicher Bürokratie und technischer Hürde. Doch die Umstellung bringt auch Vorteile: E-Rechnungen sorgen für mehr Übersicht, weniger Papierkram und eine schnellere, fehlerfreie Bearbeitung von Rechnungen. Gerade wenn Sie heute noch mit manuellen Prozessen kämpfen oder Rechnungen mühsam ablegen, profitieren Sie künftig von der digitalen Lösung – zum Beispiel, weil der Steuerberater direkt auf die benötigten Daten zugreifen kann.

Der wichtigste Schritt ist jetzt: Informieren Sie sich frühzeitig und prüfen Sie Ihre bestehenden Abläufe. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Ihre Software bereits E-Rechnungen im geforderten Format empfangen, erstellen und (vor allem) auch über einen der bevorzugten, zukunftsfähigen Übertragungswege wie das europäische Peppol-Netzwerk versenden kann – oder ob eine Umstellung nötig ist.

Doch Vorsicht: Gerade für kleine Betriebe gibt es zwar mittlerweile zahlreiche günstige und einfach zu bedienende Programme, die speziell auf die Bedürfnisse von Handwerkern, Selbstständigen und kleinen Unternehmen zugeschnitten sind. Nur die wenigsten bieten jedoch auch schon jetzt die zukünftig nötigen Versandwege an. Stattdessen verlassen sie sich meist einzig und allein auf E-Mail als (noch) zulässigen Übertragungsweg. Spätestens mit dem Start von ViDAdürfte der aber - zumindest mittelfristig - wegfallen. Denn in diesem Punkt sind die meisten anderen EU-Länder bereits deutlich weiter. Viele von ihnen haben sich bereits heute von der unsicheren, unzuverlässigen und veralteten E-Mail-Kommunikation für die Übertragung von Steuer- und Rechnungsdaten verabschiedet.

Und: Vielleicht haben Sie in den letzten Monaten bereits eine strukturierte E-Rechnung von einem Geschäftspartnererhalten und sich gefragt, wie Sie diese überhaupt öffnen oder weiterverarbeiten können. Nutzen Sie die Übergangszeit, um sich Schritt für Schritt an das neue System zu gewöhnen und auch Ihr Team mitzunehmen.

Was sollte ich jetzt ab 2025 konkret tun?

Es lohnt sich, schon heute aktiv zu werden. Hier ein paar Tipps, wie Sie sich am besten vorbereiten:

• Mit dem Steuerberater sprechen: Welche gesetzlichen Fristen zur Einführung und welche verpflichtenden Vorgaben gelten für meinen Betrieb? Was gilt schon seit 2025? Gibt es eine Empfehlung zum Ausstellen von elektronischen Rechnungen, vielleicht sogar einen Tipp für meine digitale Buchhaltung?
• Bestehende Software prüfen: Unterstützt mein aktuelles Rechnungsprogramm das Erstellen von Rechnungen in den erforderlichen Formaten für E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD? Und kann ich darüber zum Beispiel bereits Peppol als Versandweg nutzen?
• Zeit für Umstieg einplanen: Je früher Sie sich mit dem Thema beschäftigen, desto entspannter meistern Sie den Wechsel. Das Ende der Papierrechnungen für B2B ist festgeschrieben. Auch für Handwerker, Selbstständige und Kleinunternehmer. Und sowohl für inländische als auch grenzüberschreitende Umsätze.
• Kollegen und Mitarbeiter informieren: Wer ist für die Rechnungsstellung und die Korrespondenz mit den Rechnungsempfängern zuständig? Wer muss zu Pflicht, ViDA, VAT (Mehrwertsteuer), strukturierte Rechnungsdaten und Ausnahmen geschult werden?
• Testen: Stellen Sie probeweise die ersten E-Rechnungen aus und empfangen Sie solche, um Routine zu gewinnen. Wer übermittelt in welchem Format, gibt es öffentliche Geschäftspartner mit besonderen Vorgaben, entsprechen alle erstellten und empfangenen elektronischen Belege schon 2025, spätestens jedoch ab 2027 bzw. 2028 der deutschen und europäischen E-Rechnungspflicht?

Gerade kleinere Unternehmen können hier von den Erfahrungen der größeren profitieren und häufig Unterstützung bei Softwareanbietern oder dem Steuerberater bekommen. Wichtig: Lassen Sie sich nicht entmutigen! Auch wenn der Umstieg erst einmal Arbeit macht, sind die Lösungen oft einfacher als befürchtet und der Nutzen zeigt sich meist schnell im Alltag. Doch: Es gibt auch alternative Rechnungsprogramme, bei denen der Umstieg wie im Kinderspiel gelingt.

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung für Unternehmen kommt – Schritt für Schritt, aber unausweichlich

Das Wichtigste zum Schluss: Die E-Rechnung ist keine Zukunftsmusik mehr. Die neuen Vorschriften greifen stufenweise und machen aus einem „Kann“ ein „Muss“. Wer sich rechtzeitig vorbereitet, vermeidet Stress, spart Zeit und kann die Vorteile der Digitalisierung für sich nutzen. Nutzen Sie die Übergangsfristen, holen Sie sich Unterstützung, wo es nötig ist – und sehen Sie die neuen Vorgaben als Chance, die eigene Buchhaltung und den Zahlungsverkehr zu modernisieren.

Elektronische Rechnungen erstellen wie mit Word. Nur einfacher. Und besser.

Vielleicht fragen Sie sich jetzt, wie Sie den Sprung zur E-Rechnung in Ihrem Alltag am einfachsten meistern – und ob Sie dafür neue technische Fähigkeiten oder viel Zeit mitbringen müssen. Genau an dieser Stelle kommt Billit ins Spiel: Die Plattform wurde von Anfang an für die Bedürfnisse kleiner Unternehmen, Handwerksbetriebe, Solo-Selbstständiger und Vereine entwickelt. Billit macht die E-Rechnung damit auch für alle, die bisher "nur" Word, Excel, PDF und Post nutzen zu einem Klacks.

Billit ist so einfach aufgebaut, dass Sie sofort starten können – ganz ohne Vorkenntnisse in Technik oder Programmierung. Sie brauchen keine Software zu installieren oder komplizierte Einstellungen vorzunehmen. Alles funktioniert direkt im Browser, Schritt für Schritt und selbsterklärend. 

Mit Billit erstellen, empfangen und versenden auch Kleinunternehmer, Handwerker, Freiberufler und andere Selbstständige oder Vereine eigene E-Rechnungen in allen gesetzlich vorgeschriebenen und branchenüblichen strukturierten Rechnungsformaten. Zum Beispiel als XRechnung für öffentliche Auftraggeber oder als ZUGFeRD für andere Unternehmen. Auch andere E-Rechnungen nach dem europäischen Standard EN-16931, wie sie in vielen EU-Ländern gefordert werden, sind mit wenigen Klicks erledigt. Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihr Geschäftspartner eine Rechnung per E-Mail möchte, ob sie direkt über das Peppol-Netzwerk verschickt werden soll oder ob spezielle Vorgaben eingehalten werden müssen: Billit nimmt Ihnen all diese technischen Details ab. Sie müssen sich weder mit E-Rechnungsportalen der einzelnen Bundesländer (OZG-REs), dem Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) noch mit komplexen Export- oder Uploadverfahren beschäftigen.

Und: Fehlerquellen wie sie in Word, Excel oder handschriftlichen Rechnungen schnell passieren, gehören mit Billit ebenfalls der Vergangenheit an. Pflichtangaben und richtige Formate werden automatisch sichergestellt. So sind Sie immer auf der sicheren Seite – und sparen sich aufwendige Korrekturen oder Rückfragen von Kunden, Ämtern oder dem Steuerberater.

Auch bei der Belegbuchhaltung erleichtert Billit Ihren Alltag spürbar: Sie können nicht nur elektronische, sondern auch Papierbelege oder einfache PDF-Rechnungen erfassen, sortieren und rechtssicher archivieren – alles in einer digitalen Lösung. Die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater wird so einfacher denn je: Mit einem Klick geben Sie Ihre Belege frei und Ihr Steuerberater kann diese direkt in DATEV oder andere Buchhaltungssysteme übernehmen und weiterverarbeiten.

Und das Beste: Billit ist besonders günstig und flexibel, speziell für kleine Unternehmen konzipiert und jederzeit skalierbar – ganz ohne versteckte Kosten oder lange Bindungen. Schon ab 7,50 Euro pro Monat ersetzt es damit alle anderen Programme, die Sie bisher für Ihre Buchhaltung benötigt haben.

Kurz gesagt: Mit Billit wird die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht so einfach wie möglich – egal, wie digital Sie sich bisher gefühlt haben. Weniger Stress, mehr Sicherheit und ein gutes Gefühl für die nächsten Jahre.