Hilfeartikel

Sobald BillSync verbunden ist, finden Sie die Einstellungen in der Billit-Plattform unter Einstellungen > Integrationen > BillSync. Oben auf der Seite prüfen Sie den Zustand der Installation:

• Installiert auf Server: der Name des Rechners, auf dem BillSync läuft.
• BillSync zuletzt gesehen: grün, wenn sich BillSync in den letzten 15 Minuten gemeldet hat, sonst rot.
• Root path und CODA root path: die in der BillSync-Konfiguration auf dem Server eingestellten Ordner.

Die Seite gibt es auf zwei Ebenen: die Buchhalteransicht mit den kanzleiweiten Einstellungen und die Professional-Ansicht mit den Einstellungen einer einzelnen Mandantenakte.

Buchhalteransicht (kanzleiweite Einstellungen)

Öffnen Sie Einstellungen > Integrationen > BillSync auf Kanzleiebene. Diese Einstellungen dienen als Standardwerte: Jede neue Mandantenakte übernimmt sie, wenn sie mit BillSync verbunden wird. Die Seite enthält die Registerkarten „Allgemeine Einstellungen“, „Erweiterte Einstellungen“, „ExpertM“, „Adsolut“ und „Wings“.

Allgemeine Einstellungen (allgemeines Buchhaltungsverhalten):

• Für das Verkaufs- und das Einkaufsbuch können Sie Rechnungen nach Rechnungsdatum sortieren und die Auftragszeilen einer Rechnung gruppieren.
• Verwendet eine verknüpfte Mandantenakte Expert/M, Adsolut oder Wings, erscheint ein zusätzlicher Abschnitt Relationen, in dem Sie die Synchronisation bestehender Kunden und Lieferanten aus der Buchhaltungssoftware nach Billit aktivieren können.
• Über ein Kontrollkästchen unten wenden Sie die Einstellungen auf alle bestehenden Mandantenakten an.

Erweiterte Einstellungen (Export und Organisation der Dateien):

• Exportformat (standardmäßig UBL).
• Automatische Übersetzung der Unterordnernamen („Sprache der Ordnerstruktur“).
• Aufteilung der CODA-Dateien pro Jahr.
• Optionen zum Dateiinhalt: ein separates PDF hinzufügen, das PDF aus der UBL entfernen, die Zahlungsmethode aus der UBL entfernen, beim Export eine zusätzliche Informationsseite hinzufügen, die Gegenparteinummer hinzufügen sowie Vor- und Nachname von Kontakten vertauschen.

Die Registerkarten „ExpertM“, „Adsolut“ und „Wings“ enthalten die Verbindung zur Buchhaltungssoftware selbst. Die Datenbankverbindungen für Expert/M und Adsolut werden in den Artikeln zur bidirektionalen Verbindung beschrieben.

Professional-Ansicht (pro Mandantenakte)

Sie können dieselbe Seite auch aus einer bestimmten Mandantenakte heraus öffnen. Sie zeigt dieselben Registerkarten, aber Ihre Änderungen gelten nur für diese Mandantenakte und haben Vorrang vor den Kanzleistandards. Zusätzlich gibt es einige aktenspezifische Optionen:

• „Buchhaltungssoftware“: die Buchhaltungssoftware dieser Mandantenakte. Diese Auswahl bestimmt, welche zusätzlichen Optionen verfügbar werden, z. B. Relationssynchronisation und Standard-Sachkonten.
• Benutzerdefinierte Unterordnernamen: Pro Dokumenttyp (Verkäufe, Einkäufe, Dokumente, Finanztransaktionen) können Sie den Unterordner innerhalb des BillSync-Zielordners dieser Mandantenakte ändern. Das Banner zeigt den aktuellen Zielordner; der Beispieltext in den Feldern zeigt die Standardstruktur (<Aktenname>-<MwSt.>\<Unterordner>).
• Standard-Sachkonten: je ein Standard-Sachkonto für Verkauf und Einkauf. Wurden die Sachkonten aus der Buchhaltungssoftware synchronisiert, wählen Sie aus einer Liste; andernfalls geben Sie eine Nummer ein.

Mit der Schaltfläche „Zu den globalen BillSync-Einstellungen“ kehren Sie zur kanzleiweiten Buchhalteransicht zurück.