Auf dem Weg zur E-Rechnung: Was ist UBL?

Was ist UBL?

Die UBL, voll ausgeschrieben „Universal Business Language“, ist eine Standardsprache für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten wie z. B. Bestellscheinen und Rechnungen. Eine UBL-Datei ist ein Dokument im XML-Format. Ein XML-Dokument enthält alle Daten, die auch eine normale PDF-Rechnung enthält, allerdings in einem strukturierten, festen Format.

Mit einem Tool, das UBL unterstützt, können Sie solche Dokumente importieren, wonach alle Rechnungsangaben – wie Betrag, Datum und Umsatzsteuersatz – automatisch und richtig angezeigt werden. Durch die UBL müssen Sie also nie mehr Lieferscheine und Rechnungen abschreiben!

Was ist der Unterschied zwischen einer UBL- und einer PDF-Datei?

Eine UBL-Datei ist nicht dasselbe wie eine PDF-Datei. Während eine UBL-Rechnung automatisch gebucht werden kann, ist dies mit Rechnungen im PDF-Format nicht möglich. Der Grund? Eine PDF-Datei ist eine für den Menschen lesbare Datei mit formatiertem Text und Logos.

Über optische Texterkennung (OCR, Optimal Character Recognition) kann die Verarbeitung von PDFs zwar automatisiert werden, dies ist aber ein fehleranfälliger Prozess. OCR-Software hat beispielsweise oft Probleme mit der Erkennung von Logos auf Rechnungen.

Auch Dokumente mit farbigem Hintergrund oder Wasserzeichen können diese Software „verwirren“. Gut zu wissen: Da OCR-Software nicht rechnen kann, sollten Sie auf der Rechnung am besten statt einer Zahlungsfrist immer das Fälligkeitsdatum angeben.

Wie funktioniert die UBL?

Eine UBL-Datei – die also eigentlich eine XML-Datei ist – kann eine Abbildung einer Rechnung enthalten. Darüber hinaus sind alle strukturierten Textteile mit Labels in Form einer XML-Erkennungszeichenfolge versehen.

Dank dieser Codierung können Computerprogramme schnell erkennen, was jeder Teil einer Rechnung genau ist, und hiernach entschlüsseln sie diese Teile auf richtige Art und Weise. Wird eine Rechnung (oder ein anderes E-Dokument) nach dem UBL-Protokoll in XML-Elemente unterteilt, kann der Computer dieses Dokument also flott verarbeiten.

Welche Vorteile bietet die UBL?

Die Nutzung von UBL-Rechnungen bietet sowohl dem Absender als auch dem Empfänger zahlreiche Vorteile. Als Empfänger müssen Sie eigentlich nichts Besonders tun, um von der UBL profitieren zu können.  Sie brauchen nur eine Software, die UBL unterstützt. Dies kann eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware sein.

Vorteile für den Empfänger

• Sie müssen keine manuellen Tätigkeiten mehr verrichten, um Rechnungen zu verarbeiten: Rechnungsangaben werden automatisch aus XML übernommen. Dadurch sparen Sie viel Zeit und Geld.
• Da Sie keine Rechnungen abschreiben (lassen) müssen, wird die Gefahr teurer menschlicher Fehler auf ein Minimum reduziert.

Als Absender müssen Sie eine Software verwenden, die UBL unterstützt. Selbst eine UBL-Datei zu erstellen, ist nicht so einfach. Die Rechnungssoftware von Billit erledigt diese Arbeit für Sie: Jede Rechnung wird automatisch in der UBL erstellt.

Vorteile für den Absender

• Da Ihre Kunden Ihre Rechnungen leichter verarbeiten können, nimmt deren Zufriedenheit zu. Sie brauchen schließlich keine kostbare Zeit mit zeitraubenden Verwaltungsaufgaben zu verschwenden. Das heißt: Sie können sich ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
• Da E-Rechnungen schneller verarbeitet werden, verläuft der Zahlungsprozess um einiges schneller. Die Kunden werden Ihre Rechnungen also in der Regel schneller bezahlen.

Ein anderer wichtiger Vorteil für sowohl Absender als auch Empfänger ist die höhere Sicherheit beim Versand und bei der Verarbeitung von E-Rechnungen. Der Grund hierfür ist, dass diese Dokumente über das sichere Peppol-Netzwerk ausgetauscht werden, das standardmäßig eine Authentisierung der Akteure durchführt.