Kennis & vaardigheden

Op weg naar digitaal factureren: wat is UBL?

In een vorig blogartikel kon je lezen wat Peppol is en hoe dit beveiligde Europese netwerk het mogelijk maakt om elektronische facturen uit te wisselen. Een van de bouwstenen bij e-facturatie is UBL (Universal Business Language). Begin 2015 was Billit een van de eerste facturatiesoftwarepakketten in België waarmee ondernemers UBL-facturen konden versturen en automatisch verwerken. Maar wat is UBL precies? Hoe werkt het en wat zijn de voordelen? Een overzicht.

Op Weg Naar Digitaal Factureren Wat Is UBL

Wat is UBL?

UBL, voluit Universal Business Language, is een standaardtaal om elektronische documenten, zoals bestelbonnen en facturen, uit te wisselen. Een UBL-bestand is een document in XML-formaat. Zo’n XML bevat alle informatie die een normale pdf-factuur bevat, maar dan in een gestructureerd en vast formaat.

Met een tool die UBL ondersteunt kun je zulke documenten importeren, waarna alle factuurinformatie – zoals bedrag, datum en btw-tarieven – automatisch en correct wordt ingeladen. Met UBL hoef je dus nooit meer bonnen en facturen over te tikken!

 

Wat is het verschil tussen UBL en pdf?

Een UBL-bestand is niet hetzelfde als een pdf-bestand. Terwijl een UBL-factuur automatisch ingelezen kan worden, is dat met facturen in pdf-formaat niet mogelijk. De reden? Een pdf-bestand is een voor de mens leesbaar gemaakt bestand, met opgemaakte tekst en logo’s.

Via optische tekenherkenning (OCR, ofwel optical character recognition) kan de verwerking van pdf’s weliswaar geautomatiseerd worden, maar dit blijft een foutgevoelig proces. Want OCR-software heeft vaak moeite met het herkennen van een logo op facturen.

Ook documenten met een gekleurde achtergrond en/of watermerk kunnen deze software tilt doen slaan. Goed om te weten: omdat OCR-software niet kan rekenen, vermeld je op de factuur best altijd de vervaldatum in plaats van een betalingstermijn.

 

Hoe werkt UBL?

In een UBL-bestand – dat dus eigenlijk een XML-bestand is – kan de afbeelding van de factuur opgenomen zijn. Daarnaast zijn alle gestructureerde tekstonderdelen voorzien van labels in de vorm van een XML-herkenningstag.

Dankzij die codering kunnen computerprogramma’s snel herkennen wat elk onderdeel van een factuur precies is, waarna ze die onderdelen op een correcte manier decoderen. Door een factuur (of ander e-document) op te delen in XML-elementen volgens het UBL-protocol, kan je computer dus vlot overweg met dit document.

 

Wat zijn de voordelen van UBL?

Het gebruik van UBL-facturen levert zowel de verzender als de ontvanger tal van voordelen op. Als ontvanger hoef je eigenlijk niks bijzonders te doen om te kunnen profiteren van UBL. Het enige wat je nodig hebt, is een softwarepakket dat UBL ondersteunt. Dit kan boekhoud- of facturatiesoftware zijn.

 

Voordelen voor de ontvanger

  • Je moet geen manuele handelingen meer doen om facturen te verwerken: factuurgegevens worden automatisch overgenomen uit XML. Daardoor bespaar je veel tijd en geld.
  • Omdat je geen facturen moet (laten) overtypen, wordt de kans op dure menselijke fouten tot een minimum herleid.

Als verzender moet je een softwareprogramma gebruiken dat UBL ondersteunt. Zelf een UBL-bestand opmaken is niet zo eenvoudig. De facturatiesoftware van Billit doet dit werk in jouw plaats: elke factuur wordt automatisch in de UBL-taal opgemaakt.

 

Voordelen voor de verzender

  • Omdat je klanten makkelijker jouw facturen kunnen verwerken, stijgt hun tevredenheid. Ze moeten immers geen kostbare tijd besteden aan tijdrovende administratietaken. Lees: ze kunnen volledig focussen op hun kerntaken.
  • Omdat e-facturen sneller verwerkt worden, verloopt het betalingsproces een pak vlotter. Klanten zullen je dus doorgaans sneller betalen.

Een ander belangrijk voordeel voor zowel verzender als ontvanger is de extra veiligheid bij de verzending en verwerking van e-facturen. Dat komt omdat deze documenten uitgewisseld worden via het beveiligde Peppol-netwerk waar de authenticatie van de partijen standaard ingebakken zit.


Offiicial Peppol Acces Point
Kennis & vaardigheden

Op weg naar digitaal factureren: wat is Peppol?

Een van de standaarden voor e-facturatie in Europa is Peppol, wat bij de lancering stond voor Pan-European Public Procurement Online. Vandaag is Peppol een solide internationale merknaam geworden, die breder gaat dan Europa en overheden. Wat moet je weten over dit netwerk?

Lees meer
Op Weg Naar Digitaal Factureren Wat Is Mercurius
Kennis & vaardigheden

Op weg naar digitaal factureren: wat is Mercurius?

In vorige blogs legden we al uit wat Peppol is en wat de rol is van UBL bij de opmaak van facturen en andere documenten. In dit artikel zoomen we in op de basisprincipes van het platform Mercurius. Wat moet je hierover weten?

Lees meer
Op Weg Naar Digitaal Factureren. Wat Is Chorus Pro
Kennis & vaardigheden

Op weg naar digitaal factureren: wat is Chorus Pro?

In vorige blogs zoomden we in op de basisprincipes en het belang van Peppol, UBL en Mercurius. In dit artikel ontdek je wat Chorus Pro is. Wat moet je over deze oplossing weten?

Lees meer
Sluit je aan op het Billit Peppol Access Point

Ga meteen aan de slag met Peppol