Dokumente richtig digitalisieren: So schaffen kleine Unternehmen Ordnung und Effizienz

Digital statt Zettelwirtschaft: So bringen Sie Ordnung ins Büro 

Ihr Schreibtisch versinkt regelmäßig im Papiersalat? Gerade bei kleinen Unternehmen und Handwerksbetrieben ist das keine Seltenheit. Höchste Zeit, das zu ändern!

Digitalisierte Dokumente sorgen nicht nur für Ordnung, sondern steigern auch die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse, erhöhen die Transparenz, ermöglichen ortsunabhängigen Zugriff auf aktuelle Daten – und senken nebenbei Ihre Kosten.

Doch richtiges Digitalisieren endet nicht automatisch beim Scannen. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, worauf Sie achten müssen, um das volle Potenzial für Ihr Unternehmen auszuschöpfen.

Schritt 1: Dokumente und Bilder richtig scannen und digitalisieren

Im ersten Schritt gilt es, ein digitales Abbild von Ihrem Geschäftsdokument anzufertigen. Nutzen Sie dazu einen Scanner, der eine Auflösung von mindestens 300 dpi, was der Anzahl an Bildpunkten pro Zoll entspricht, für Text und 600 dpi für Bilder ermöglicht.

Wichtig: Ein eingescannter Beleg ist zunächst nur ein Bild. Erst durch OCR (Optical Character Recognition = optische Zeichenerkennung) wird das Dokument durchsuchbar und maschinell lesbar.

Tipp: Tools wie Adobe Scan (kostenlos) oder Abbyy FineReader (professionell) unterstützen OCR und exportieren direkt in durchsuchbare

Schritt 2: Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Mit einem DMS behalten Sie den Überblick über Ihre digitalisierten Geschäftsdokumente. Eingescannte Rechnungen, Verträge oder Belege lassen sich damit zentral speichern, logisch sortieren und bei Bedarf in Sekunden wiederfinden – ganz ohne Papierchaos. Gleichzeitig sorgt das System dafür, dass Ihre Unterlagen revisionssicher und gesetzeskonformarchiviert sind. Beliebte Dokumentenmanagementsysteme sind beispielsweise DocuWare oder speziell für kleine Unternehmen ecoDMS.

Bei der Wahl des für Sie passenden DMS, sollten Sie auf folgende Faktoren achten:

• Integration mit Buchhaltungs-, ERP- oder CRM-Software
• Unterstützung von OCR und Volltextsuche
• GoBD-konforme Archivierung (Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Zugriffsschutz)
• DSGVO-Konformität: Rollenrechte, Verarbeitungsverzeichnis, Löschfristen

Zum Beispiel kann für Sie Billit die richtige Wahl sein. Über diese Lösung lassen sich nicht nur Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellbestätigungen, Angebote oder Gutschriften digital verwalten, sondern man profitiert gleich mehrfach: Denn neben der Systematisierung von Dokumenten können Sie auch gleich noch gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellen, empfangen, senden und rechtssicher archivieren. Inklusive Schnittstellen zu DATEV, dem System, das die meisten Steuerkanzleien nutzen, Banken und Peppol.

Schritt 3: Speicherlösung wählen

Cloud oder lokal? Beide Varianten haben Vor- und Nachteile - entscheidend sind Ihre Anforderungen:

1. Zugriff: Mit einer Cloud-Lösung (z. B. als SaaS-Modell) haben Sie jederzeit und von überall Zugriff auf Ihre Daten – auch mobil oder im Homeoffice. Ein lokaler Server (On-Premises) erlaubt den Zugriff dagegen nur direkt vor Ort oder über eine gesicherte VPN-Verbindung.
2. Datenschutz: Bei Cloud-Diensten liegt die Verantwortung für Datenschutz beim Anbieter – dieser muss DSGVO-konform arbeiten. Bei lokalen Servern behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten, tragen aber auch die volle Verantwortung für deren Schutz.
3. Wartung: Cloud-Lösungen werden vom Anbieter gewartet und aktualisiert – das spart Zeit und technische Ressourcen. Bei lokalen Systemen muss die Wartung intern erfolgen, was Personal und IT-Know-how erfordert.
4. Skalierbarkeit: Cloud-Dienste sind in der Regel flexibel und können bei wachsendem Bedarf einfach erweitert werden. Lokale Serverlösungen sind hingegen oft weniger skalierbar und mit größerem Aufwand verbunden, wenn sie ausgebaut oder angepasst werden müssen.

Schritt 4: Von Anfang an digital arbeiten

Statt Papierdokumente umständlich zu digitalisieren, ist es oft einfacher, Dokumente gleich digital zu erzeugen:

• Rechnungen direkt elektronisch schreiben (beispielsweise mit Billit)
• Angebote und Verträge digital signieren (lassen)
• Bestellbestätigungen und Lieferscheine papierlos erfassen

Fazit: Wer gleich digital arbeitet, vermeidet Medienbrüche, spart Zeit und Kosten – und schafft die Grundlage für eine zukunftsfähige, automatisierte Buchhaltung.

So hilft Billit beim Einstieg in die digitale Dokumentenwelt

Wer nicht nur digitalisieren, sondern auch Prozesse vereinfachen und rechtssicher gestalten möchte, findet in Billit eine praxisnahe Lösung. Als cloudbasierte Plattform ermöglicht Billit die digitale Rechnungserstellung im gesetzlich geforderten Format (zum Beispiel ZUGFeRD oder XRechnung) inklusive sicherem Versand über das Peppol-Netzwerk.

Das spart nicht nur Zeit, sondern erfüllt auch alle Anforderungen an eine GoBD-konforme Archivierung und den DSGVO-Schutz. Gleichzeitig lässt sich Billit nahtlos mit DATEV und ADDISON – beides von Steuerberatern gern genutzte Programme – sowie mit Bankkonten verknüpfen. Für durchgängig digitale Abläufe von der Rechnung bis zur Buchhaltung.

Besonders komfortabel: Die Bedienung ist so einfach wie Word oder Excel – nur eben mit rechtlicher Sicherheit und automatisierten Prozessen.