Was bedeutet die GoBD für Kleinbetriebe wirklich? Was ist seit 2025 neu – und was passiert, wenn man Belege einfach wie bisher ablegt? Der Beitrag liefert klare Antworten und praxisnahe Lösungen für den Geschäftsalltag.
5 min Lesezeit
Der Kopf ist beim nächsten Auftrag, die Hände voll mit Material, im Posteingang stapeln sich die Rechnungen – doch irgendwann stellt sich die Frage: Wie muss das eigentlich alles richtig abgelegt sein?
Denn: Selbst in kleinen Betrieben, bei Solo-Selbstständigen oder im Handwerk gelten klare Vorgaben dafür, wie geschäftliche Unterlagen gespeichert, sortiert und aufbewahrt werden müssen. Die sogenannte GoBD ist dabei zentral – ein Regelwerk, das vorschreibt, wie digitale Buchführung aussehen muss, damit sie vom Finanzamt akzeptiert wird. Und das betrifft längst nicht nur große Unternehmen. Auch wer alleine arbeitet, Rechnungen selbst schreibt und seine Belege digital speichert, sollte wissen, worauf es ankommt.
Zusätzlich gilt seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Ein deutliches Signal: Die Zeit ist reif, um Prozesse nachhaltig zu digitalisieren und zukunftssicher aufzustellen.
Aber von Anfang an: Dieser Beitrag erklärt Schritt für Schritt, was die GoBD verlangt, welche Neuerungen seit 2025 gelten – und wie sich das Ganze schließlich einfach, sicher und ohne Zusatzaufwand umsetzen lässt.
Die GoBD steht für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Klingt sperrig – bedeutet aber ganz einfach: Wer geschäftlich tätig ist und Rechnungen digital erstellt oder Belege speichert, muss das nachvollziehbar, sicher und fälschungssicher tun.
Das gilt auch für:
Kurz: Für alle, die geschäftliche Einnahmen und Ausgaben dokumentieren – unabhängig von Umsatz oder Rechtsform.
Das Finanzamt prüft bei einer Betriebsprüfung nicht nur, ob Belege vorhanden sind, sondern auch, wie sie gespeichert, bearbeitet und archiviert wurden.
Wenn Unterlagen fehlen, nachträglich geändert wurden oder nicht korrekt abgelegt sind, können Ausgaben gestrichen und Einnahmen geschätzt werden – was oft zu Nachzahlungen oder Konflikten führt.
Damit geschäftliche Unterlagen bei einer Prüfung auch wirklich anerkannt werden, reicht es nicht, sie einfach nur irgendwo zu speichern. Die GoBD geben klare Regeln vor, wie digitale Buchhaltung organisiert sein muss, damit sie als ordnungsgemäß gilt – auch in kleinen Betrieben. Es geht dabei weniger um komplizierte Technik, sondern um klare Prinzipien, die sich mit einfachen Mitteln umsetzen lassen.
Die folgenden sechs Grundsätze sind dabei besonders wichtig:
Alle Geschäftsvorgänge müssen vollständig dokumentiert werden – von der Quittung bis zur Ausgangsrechnung. Kein „sortieren nach Gefühl“, sondern lückenlose Erfassung.
Ein einmal gespeicherter Beleg darf nicht mehr heimlich verändert werden. Wenn etwas korrigiert werden muss, dann nachvollziehbar – z. B. mit neuer Version und Änderungsvermerk.
Belege müssen systematisch gespeichert und bei Bedarf schnell auffindbar sein – zum Beispiel nach Jahr, Kunde oder Vorgangsart. „Irgendwo auf dem Rechner“ genügt nicht.
Belege müssen im Originalformat aufbewahrt werden – ein PDF bleibt PDF, eine strukturierte E-Rechnung bleibt XML. Umwandlungen oder Screenshots sind nicht zulässig.
Es muss beschrieben werden, wie Rechnungen erstellt, bearbeitet und archiviert werden. Das kann knapp und einfach sein – Hauptsache nachvollziehbar.
Bei einer Prüfung muss die Buchhaltung maschinell auswertbar bereitgestellt werden – per Export oder sicherem Lesezugriff.
Viele Unternehmen – besonders kleinere Betriebe oder Selbstständige – gehen beim Umgang mit Rechnungen und Belegen noch recht pragmatisch vor. Das ist im Alltag oft praktisch, birgt aber rechtliche und organisatorische Risiken. Immer wieder zeigen sich dabei typische Schwachstellen in der Buchführungs- und Dokumentationspraxis:
Solche Fehler sind verständlich, aber riskant. Doch dieses Risiko lässt sich einfach vermeiden.
Die Umsetzung der GoBD muss kein Großprojekt sein. Mit klaren Routinen und den richtigen digitalen Hilfsmitteln lassen sich viele Anforderungen einfach und zuverlässig erfüllen.
Führen Sie eine einheitliche digitale Ablage ein – zum Beispiel nach Jahr, Kunde oder Projekt.
Beispiel: 2025 > Kunden > Auftrag Müller > Rechnungen > 2025-04-18_Rechnung_1234.pdf
So finden Sie Belege schnell wieder und sorgen für klare, nachvollziehbare Strukturen.
Scannen Sie Quittungen und handschriftliche Belege direkt nach Erhalt – idealerweise mit einer Scanner-App oder einem Multifunktionsgerät. Verwenden Sie einheitliche Dateinamen wie 2025-04-18_Mueller-Rechnung_1234.pdf.
Dadurch entsteht ein vollständiges, revisionssicheres digitales Archiv.
Richten Sie ein automatisches Backup ein, das Ihre Daten mindestens einmal pro Woche sichert – lokal und zusätzlich in der Cloud. Die 3-2-1-Regel hilft dabei: drei Kopien, zwei Medientypen, eine Kopie extern.
Tipp: Lesen Sie dazu den Billit-Blogbeitrag Digitale Sicherheitskopien: Datensicherung für Unternehmen leicht gemacht.
Beschreiben Sie kurz, wie Rechnungen erstellt, gespeichert und gesichert werden.
Ein übersichtliches Dokument mit Angaben zu Software, Dateibenennung, Ablagestruktur und Sicherung genügt meist bereits.
Rechnungen sollten im Format PDF/A gespeichert und – wenn vorhanden – zusammen mit der strukturierten E-Rechnungsdatei (zum Beispiel XML-Teil von XRechnung oder ZUGFeRD) aufbewahrt werden. Entscheidend ist, dass die Inhalte vollständig, lesbar und unverändert bleiben. Eine zusätzliche bildhafte Kopie ist nur dann erforderlich, wenn sie weiterführende Informationen enthält.
Bei Korrekturen empfiehlt es sich, stets eine neue Version der Datei anzulegen, anstatt das Original zu überschreiben. So bleiben Abläufe transparent und die Nachvollziehbarkeit jederzeit gewährleistet.
Nutzen Sie eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die GoBD-konform arbeitet – etwa Billit.
Damit lassen sich viele der zuvor genannten Schritte digitalisieren und vereinfachen: Archivierung, Nummernkreise oder Exporte laufen automatisch und revisionssicher und GoBD-konform im Hintergrund.
Planen Sie wöchentlich etwas Zeit ein, um Belege zu scannen, Ablagen zu prüfen und das Backup zu kontrollieren. So bleibt Ihre Buchführung stets aktuell, und Sie vermeiden Stress bei der nächsten Betriebsprüfung.
Beide Begriffe stehen für sogenannte strukturierte elektronische Rechnungen – also Rechnungen, die nicht nur als PDF aussehen wie eine Rechnung, sondern auch zusätzliche Daten enthalten, die Maschinen lesen und automatisch verarbeiten können.
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht – entscheidend ist, dass sie strukturierte Daten enthalten, die vom Empfänger automatisch weiterverarbeitet werden können.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich.
Das heißt: Wer eine Rechnung an ein anderes Unternehmen stellt, muss diese in strukturierter Form übermitteln – zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD-Datei. PDF allein reicht nicht mehr aus.
Was sich konkret geändert hat:
Was bedeutet das für kleinere Unternehmen?
Die neuen Vorgaben betreffen alle, die Rechnungen schreiben – auch Einzelunternehmer, Kleinstbetriebe und Selbstständige, unabhängig von Umsatz, Branche oder technischer Ausstattung.
Wer weiterhin Word- oder Excel-Vorlagen nutzt, Rechnungen von Hand schreibt oder Belege einfach als PDF speichert, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen seit 2025 nicht mehr. Solche Formate gelten nicht als strukturierte E-Rechnungen und werden bei einer Prüfung nicht anerkannt.
Auch das einfache Abheften von Papierbelegen oder das Sammeln von Quittungen im Schuhkarton reicht nicht mehr aus. Belege müssen digital strukturiert, revisionssicher und maschinell auswertbar archiviert sein.
Es zeigt sich: Jetzt ist der Zeitpunkt, um Prozesse zu prüfen und auf ein System umzustellen, das diese Anforderungen erfüllt - am besten automatisch.
Billit ist eine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, die speziell für die Anforderungen kleiner Unternehmen, Solo-Selbstständiger und Handwerksbetriebe entwickelt wurde.
Die Plattform übernimmt Anforderungen der GoBD automatisch – und spart dabei nicht nur Zeit, sondern auch Risiken.
Mit Billit:
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Die GoBD mögen auf den ersten Blick wie eine zusätzliche Belastung wirken – doch wer die Regeln kennt und sie praktisch umsetzt, gewinnt schnell an Klarheit und Struktur. Belege werden nicht nur rechtssicher abgelegt, sondern sind bei Bedarf sofort zur Hand. Die Buchhaltung wird nachvollziehbarer, transparenter – und oft deutlich schneller erledigt.
Auch die Pflicht zur elektronischen Rechnung seit 2025 bringt Vorteile: Medienbrüche entfallen, Abläufe lassen sich automatisieren, Daten gehen nicht mehr verloren. Kurz gesagt: Wer GoBD-konform arbeitet, arbeitet oft auch effizienter.
Mit einer Lösung wie Billit gelingt der Umstieg ohne Aufwand. Rechnungen werden automatisch im richtigen Format erstellt, Belege revisionssicher gespeichert und alle gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllt - sodass mehr Zeit für das bleibt, was im Betrieb wirklich zählt.
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