Diese fünf Punkte sollten Sie als Neu-Arbeitgeber unbedingt beachten: Von Bürokratie bis Versicherung. Jetzt alles dazu erfahren!
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Es ist dieser eine Moment: Die Auftragsbücher sind so voll, dass Sie es allein einfach nicht mehr schaffen. Sie entscheiden sich, die erste Mitarbeiterin oder den ersten Gesellen einzustellen. Vom Einzelkämpfer zum Arbeitgeber oder von der Einzelkämpferin zur Arbeitgeberin – das ist der entscheidende Schritt, damit der Betrieb wächst und eine dauerhafte Beschäftigung geschaffen wird.
Doch sobald die Entscheidung steht, klopft auch schon die Realität an die Tür. Und die heißt in Deutschland: Bürokratie. Mit der ersten Unterschrift unter einen Arbeitsvertrag betreten Selbstständige ein völlig neues Spielfeld. Plötzlich sind Sie nicht mehr nur für Ihre eigene Arbeit beim Kunden verantwortlich, sondern auch für die Absicherung und geregelte Beschäftigung von Arbeitnehmern.
Deutsche Gesetze lauern überall: Arbeitsrecht, Sozialversicherung, Lohnsteuer. Jedes Jahr tappen tausende Neu-Arbeitgeber und -Arbeitgeberinnen in dieselben Fallen – oft mit teuren Konsequenzen, die die harte Arbeit eines ganzen Jahres zunichtemachen können, wenn gesetzliche Pflichten übersehen werden.
Damit Ihr Wachstum kein juristisches und damit teures Nachspiel hat, zeigen wir Ihnen hier die 5 kritischsten Stolperfallen und wie Sie diese sicher umgehen.
Vor allem im Handwerk - aber auch anderswo - gilt oft noch der Handschlag. „Komm einfach am Montag vorbei, wir machen das schon.“ Das ist ehrenwert, aber leider oft auch brandgefährlich.
Viele Chefs verlassen sich auf mündliche Absprachen oder uralte Vorlagen. Doch das Arbeitsrecht kennt hier keinen Spaß. Besonders seit der Verschärfung des Nachweisgesetzes sind Arbeitgebende verpflichtet, wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen.
Die Gefahr: Fehlen schriftliche Vereinbarungen zu Themen wie Probezeit, Überstundenabgeltung oder Kündigungsfristen, gilt im Zweifel das Gesetz – und das ist fast immer „arbeitnehmerfreundlicher" als das, was Sie eigentlich wollten. Zudem drohen bei Verstößen mitunter saftige Bußgelder.
Der Experten-Tipp:
Lassen Sie den Arbeitsvertrag vor dem ersten Arbeitstag unterschreiben. Definieren Sie klar:
Lohnbuchhaltung & Steuern: Netto ist nicht gleich Brutto
„Ich zahle dir 18 Euro die Stunde.“ – Dieser Satz ist schnell gesagt, aber er bedeutet für Sie als Betriebsinhaber und -inhaberinnen deutlich mehr Kosten.
Die Gefahr: Viele Neu-Arbeitgeber kalkulieren oft nur mit dem reinen Bruttogehalt. Die „versteckten“ Kosten – der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (circa 20 bis 23 Prozent obendrauf) – werden oft vergessen. Zudem wird der Papierkram schlagartig mehr. Sie müssen Lohnsteuer anmelden und abführen. Wer hier Fristen versäumt (die Lohnsteuer ist am 10. des Folgemonats fällig), bekommt sehr schnell sehr unfreundliche Post vom Finanzamt.
Der Experten-Tipp:
Unterschätzen Sie den Aufwand der Lohnabrechnung nicht. Es ist fast immer günstiger und sicherer, dies an einen Steuerberater oder ein Lohnbüro auszulagern, damit Sie sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren können. Planen Sie in Ihrem Budget immer circa 125 Prozent des Bruttolohns als reale Kosten ein, damit Ihre Rechnung auch bei der Beschäftigung von Arbeitnehmern ausgeht.
Als Solo-Selbstständiger oder Solo-Selbstständige mussten Sie sich „nur“ um Ihre eigene Kasse kümmern. Als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin werden Sie zum unbezahlten Inkasso-Unternehmen für den Staat – und das unter extremem Zeitdruck.
Die Gefahr: Viele Chefs fallen hier aus allen Wolken. Denn der Staat will die Meldung haben, bevor der Monat überhaupt vorbei ist. Während Sie den Lohn meist erst am Monatsende oder sogar erst im Folgemonat überweisen, muss der sogenannte Beitragsnachweis schon deutlich früher bei der Krankenkasse vorliegen (gesetzlich am fünftletzten Bankarbeitstag, also oft schon um den 24. des Monats herum). Das bedeutet: Sie müssen die Beiträge melden, obwohl der Mitarbeitende vielleicht noch eine Woche arbeitet. Sind Sie hier zu spät, drohen sofort Säumniszuschläge.
Der Experten-Tipp:
Ihr allererster Schritt als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin: Beantragen Sie eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit. Und markieren Sie sich den Termin für die Beitragsnachweise rot im Kalender – oder noch besser: Überlassen Sie das Fristen-Management direkt der Steuerberatung.
Solange Sie allein arbeiten, haften Sie für Ihre Fehler. Wenn jemand aus Ihrem Team einen Fehler macht, haften Sie ebenfalls.
Die Gefahr: Der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin lässt teures Werkzeug fallen, beschädigt beim Kunden das Parkett oder verursacht einen Rohrbruch. Ihre private Haftpflichtversicherung greift dann aber nicht mehr.
Ein weiterer Punkt, den fast alle vergessen: Die Berufsgenossenschaft (BG). Hier liegt ein riesiges Missverständnis. Zwar meldet das Gewerbeamt Ihre Gründung meist automatisch an die BG. Aber wenn Sie, wie viele Handwerker oder Gründerinnen, schon seit Jahren selbstständig am Markt sind, weiß die BG nur: „Das ist ein Einzelkämpfer.“ Von neuen Angestellten erfährt das Gewerbeamt nichts und leitet folglich auch nichts weiter.
Die fatale Folge: Wenn Ihr Steuerberater die erste Lohnabrechnung erstellen will, braucht er zwingend eine elektronische Freigabe der BG, den sogenannten Stammdatenabruf. Kennt die BG Sie aber noch gar nicht als Arbeitgebenden mit Beschäftigten, blockiert das System und Sie können keinen Lohn abrechnen, obwohl gesetzliche Meldepflichten bereits greifen.
Der Experten-Tipp:
Prüfen Sie Ihre Betriebshaftpflichtversicherung und passen Sie die Deckungssummen an. Verlassen Sie sich bei der Unfallversicherung nicht auf alte Daten! Melden Sie den Statuswechsel („Ich beschäftige ab sofort Mitarbeiter“) aktiv und sofort bei der zuständigen BG. Nur so bekommt Ihr Lohnbüro grünes Licht für die Abrechnung.
Dass auf der Baustelle oder in der Werkstatt Sicherheitsschuhe getragen werden müssen, ist Ihnen klar. Aber der Gesetzgeber will das auch dokumentiert sehen.
Die Gefahr: Sobald Sie Arbeitgeber oder Arbeitgeberin sind, müssen Sie die Sicherheit am Arbeitsplatz nachweisen (Stichwort: Gefährdungsbeurteilung). Noch kritischer ist aktuell das Thema Arbeitszeiterfassung. Seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts sind Sie verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Hier lauert die Falle: Der klassische „Zettel im Handschuhfach“ reicht nicht mehr aus. Warum? Weil er verloren gehen kann, oft unleserlich ist und vor allem nicht fälschungssicher ist. Bei einer Prüfung durch den Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) oder bei Lohnstreitigkeiten vor Gericht wird eine solche „Zettelwirtschaft“ oft als unglaubwürdig verworfen. Wer Zeiten nicht objektiv nachweisbar dokumentiert, verstößt gegen gesetzliche Pflichten und verliert im Zweifel den Prozess – und zahlt drauf.
Der Experten-Tipp:
Schaffen Sie Klarheit statt Zettelchaos. Nutzen Sie einfache, digitale Lösungen (zum Beispiel eine App auf dem Handy der Mitarbeiter). Das erstellt einen digitalen Zeitstempel, der bei Prüfungen standhält und spart Ihnen am Wochenende das mühsame Abtippen von Stundenzetteln.
Die Liste wirkt auf den ersten Blick wie ein Berg an Arbeit. Aber lassen Sie sich nicht entmutigen! Tausende Handwerksmeister und Unternehmerinnen haben diesen Schritt vor Ihnen gemeistert.
Der Schlüssel zum Erfolg ist, sich nicht im Klein-Klein zu verlieren. Wer die Stolperfallen kennt und seine Prozesse von Anfang an sauber aufstellt, kann sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Gute Arbeit abliefern und den Betrieb voranbringen.
Machen Sie es sich dabei so einfach wie möglich: Gerade beim Thema „Papierkram“ stehen große Änderungen an (Stichwort: E-Rechnungspflicht). Hier müssen Sie nicht manuell kämpfen. Eine digitale Lösung wie Billit hält Ihnen den Rücken frei. Statt Rechnungen mühsam in Ordnern zu suchen, empfangen, verwalten und versenden Sie diese digital und rechtssicher über das Peppol-Netzwerk. Billit automatisiert Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen, damit Ihr Wachstum nicht im Büro-Wahnsinn endet.
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