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Pour qui?
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Votre entreprise travaille encore avec de l’argent liquide ou perçoit des montants pour lesquels vous n’établissez pas de factures ? Il y a alors de fortes chances que vous deviez tenir un livre de caisse et/ou un journal des recettes.
Bien que ces documents comptables soient très similaires, ils n’en présentent des différences notables. Cet article de blog vous dit tout sur ceux-ci et vous explique dans quel document enregistrer les différentes transactions. Nous vous expliquons également comment tenir facilement un livre de caisse et un journal des recettes sous forme digitale dans Billit.
4 min temps de lecture
Un livre de caisse est un document comptable dans lequel sont consignées toutes les transactions en espèces de votre entreprise. Vous y indiquez donc les recettes comme les dépenses.
Un livre de caisse sert à fournir une image précise des flux de trésorerie au sein de votre entreprise, ce qui facilite la gestion et le contrôle de votre trésorerie.
En Belgique, toute entreprise qui effectue des transactions en espèces doit tenir un livre de caisse.
C’est souvent le cas dans :
Un livre de caisse contient généralement les informations suivantes :
Attention : il est interdit de supprimer des écritures dans un livre de caisse. Rien ne vous empêche toutefois d’apporter une correction à tout moment.
Cet exemple explique comment compléter un livre de caisse :
Traditionnellement, le livre de caisse est tenu sur papier, mais rien ne vous empêche de tenir un livre de caisse digital. Il suffit pour cela d’utiliser un outil en ligne adapté conforme à la législation belge, comme Billit.
Les logiciels de bureautique courants, comme Excel, ne sont pas adaptés à la tenue d’un livre de caisse. Ces logiciels permettent en effet d’effacer ou de modifier facilement les données saisies, ce qui n’est pas autorisé par la loi. Vous pourriez donc avoir des problèmes en cas de contrôle fiscal.
Dans un journal des recettes, vous enregistrez chaque jour le montant total des recettes pour lesquelles aucune facture n’a été émise. C'est ce qu’on appelle les recettes journalières.
Le mode de réception des paiements n’a aucune importance dans ce cas : espèces, virement bancaire ou autre moyen tel que carte bancaire ou Wero.
En Belgique, un journal des recettes est obligatoire dans les entreprises où il est d’usage de ne pas facturer systématiquement chaque service ou chaque vente, par exemple parce qu’elles traitent principalement avec des particuliers. C’est le cas, par exemple, de l’horeca, du commerce de détail ou des salons de coiffure qui réalisent de nombreuses ventes non facturées.
Si vous travaillez avec un système de caisse enregistreuse (« caisse blanche »), vous n’êtes pas obligé(e) de tenir un journal des recettes. Vous en serez également exempté(e) si vous appliquez un régime TVA forfaitaire (ce qui reste possible jusque fin 2027).
Oui, même les entreprises dispensées de déclaration de TVA doivent tenir un journal des recettes. Pour être exempté(e) de l’obligation de tenir un journal des recettes, vous devez enregistrer toutes vos ventes sur facture, disposer d’une caisse blanche ou relever du régime TVA forfaitaire.
Un journal des recettes contient généralement les informations suivantes :
Il est important de ne jamais supprimer une entrée dans un journal des recettes. Rien ne vous empêche toutefois d’ajouter une correction (positive ou négative) sur une ligne distincte.
Chaque mois, vous additionnez vos recettes et clôturez la période en cours du journal des recettes. C’est ce que l’on appelle la « clôture mensuelle ».
L’exemple de journal des recettes suivant indique comment procéder pour tenir ce document dans les règles de l’art :
Le livre de caisse et le journal des recettes sont des documents essentiels de la gestion financière de votre entreprise. En Belgique, si vous travaillez avec de l’argent liquide et/ou fournissez des services ou des produits pour lesquels vous n’établissez pas de factures, vous avez alors l’obligation de conserver ces documents et de les présenter en cas de contrôle fiscal.
Ne confondez pas le livre de caisse avec le journal des recettes et conservez-les séparément. Ces deux documents présentent des différences évidentes :
| Livre de caisse | Journal des recettes |
|---|---|
| Enregistre les encaissements et les dépenses en espèces. | Enregistre les recettes quotidiennes, quel que soit le mode de paiement. |
| Présente un aperçu complet de vos flux de trésorerie, avec un solde de la caisse après chaque transaction. | Fournit uniquement un aperçu quotidien des ventes pour lesquelles vous n’avez pas établi de facture. |
| Sert à gérer et à contrôler les liquidités de votre entreprise. | Tient à jour le chiffre d’affaires quotidien de votre entreprise. |
| En termes comptables : un journal financier. | En termes comptables : un journal des ventes. |
Billit permet de tenir facilement et clairement un livre de caisse et un journal des recettes, sans frais supplémentaires.
En Belgique, tenir ces documents sous forme digitale est parfaitement légal. Le choix est donc vite fait.
Découvrez comment cela fonctionne dans nos pages d’aide :
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