Wie aan nieuwjaar denkt, denkt waarschijnlijk vooral aan overdadig eten, vuurwerk, nieuwjaarsbrieven en kussen om middernacht. Maar voor een ondernemer brengt een nieuw jaar ook een (klein) beetje extra administratie met zich mee. In deze blog zetten we alle zaken op een rijtje waarop je moet letten.
Allereerst moet je je afvragen of een nieuw jaar voor jou ook het begin van een nieuw boekjaar betekent. De term boekjaar, ook wel fiscaal jaar genoemd, verwijst naar de eenheidsperiode voor jouw boekhouding. Zoals het woord aangeeft, duurt een boekjaar standaard één jaar (twaalf maanden), al kan het bij rechtspersonen ook korter of langer duren.
Bij natuurlijke personen (zelfstandigen in hoofd- en bijberoep) start een nieuw boekjaar altijd op 1 januari. Bij rechtspersonen (vennootschappen, vzw’s, …) hoeft dat niet per se op die datum, al is het wel gebruikelijk. Maar je kan je boekjaar dus net zo goed op een ander moment in het jaar laten starten.
Start je boekjaar effectief op 1 januari, dan doe je er goed aan om aan het einde van het oude jaar of bij het begin van het nieuwe jaar onderstaande checklist te overlopen. Heeft jouw fiscaal jaar een andere startdatum? Dan blijft deze lijst nuttig, alleen moet je hem dan op een ander moment overlopen.
Alle producten en diensten de je levert, moet je binnen de 15 dagen factureren. Het is niet zo erg om bijvoorbeeld in december facturen op te maken voor producten of diensten die je in november geleverd hebt, maar het is wel zo netjes om alle administratie van hetzelfde jaar bij elkaar te houden. Op die manier klopt de winstberekening van jouw boekjaar.
Voor een factuurnummer gelden de volgende regels:
Het is dus perfect mogelijk om de nummering van je facturen te starten met 1 en te laten oplopen doorheen de verschillende jaren dat je actief bent. (Herbeginnen mag niet.) Toch vinden veel ondernemers het duidelijker om hun factuurnummers te laten beginnen met het jaartal waarin de facturen worden verstuurd.
Bijvoorbeeld:
Kies je voor die vorm, dan moet je bij het begin van een nieuw jaar de nummering aanpassen in de instellingen van Billit. Daarna zal Billit automatisch opeenvolgende factuurnummers genereren voor dat jaar.
Wacht niet te lang met het afhandelen en betalen van facturen voor goederen en diensten die jouw bedrijf zelf besteld heeft in 2023.
Je kasboek is een financieel dagboek dat je nauwgezet moet bijhouden. Je noteert er alle in- en uitgaande kasbewegingen in. In principe moet dit dus altijd kloppen, maar zeker bij het einde van het boekjaar doe je er goed aan om het geld dat je in kas hebt (manueel) na te tellen en te checken of dit overeenstemt met je kasboek.
Bij het begin van een nieuw jaar zijn heel wat ondernemingen traditioneel een dagje gesloten voor het opmaken van de inventaris. Daarbij ga je na hoeveel producten je nog in stock hebt, zodat je boekhouder die onverkochte goederen in rekening kan brengen.
Tip: laad het document met het overzicht van je inventaris op in Billit, zodat je dit makkelijk kan delen met je boekhouder.
Het nieuwe jaar kan de ideale gelegenheid zijn om na te gaan of je al dan niet wijzigingen moet aanbrengen aan het algemeen ‘standaardcontract’ tussen jouw onderneming en je klanten.
Verstuur je automatisch periodieke facturen via Billit? Pas dan, indien nodig, het bedrag of de periode aan voor het nieuwe jaar. Misschien moet je ook de standaardtekst (bijvoorbeeld het jaartal) die op deze facturen gezet wordt aanpassen. Eventueel kan je ook de periode aanpassen.
Tip: door gebruik te maken van dynamische parameters kan je in Billit automatisch de juiste datum of periode op je periodieke facturen zetten.
Misschien vraag je vanaf 1 januari hogere prijzen voor bepaalde producten (bijvoorbeeld omwille van de indexering). Vergeet in dat geval niet om deze prijswijzigingen ook in Billit door te voeren.
Vanaf 2026 wordt het verplicht in België, maar uiteraard kan je al eerder beginnen met e-facturatie via Peppol. Dat kan makkelijk met Billit. Verstuur je je facturen nog niet via Peppol? Maak dan het goede voornemen om hier vanaf je nieuwe boekjaar mee te starten. Je zal zien dat het heel eenvoudig is.
Tip: schrijf bij je overschakeling meteen ook je leveranciers aan met de vraag om je facturen voortaan digitaal via Peppol te bezorgen. In Billit kan je onder ‘Leveranciers’ trouwens in één oogopslag zien welke van je leveranciers gebruikmaken van Peppol en welke (nog) niet.
Deel
