Das neue Jahr steht vor der Tür – was bedeutet das für Ihre Administration?

Wann beginnt das Geschäftsjahr?

Zunächst muss die Frage beantwortet werden, ob mit dem Jahreswechsel für Ihr Unternehmen auch ein neues Geschäftsjahr beginnt. Das Geschäftsjahr oder auch Wirtschaftsjahr ist der Zeitraum, für den jeweils die Buchhaltung in einem Jahresabschluss zusammengefasst wird. Das Geschäftsjahr dauert, wie der Name schon sagt, in der Regel ein Jahr (zwölf Monate), kann jedoch bei juristischen Personen auch kürzer oder länger sein.

Bei natürlichen Personen (haupt- und nebenberuflich tätigen Selbständigen) beginnt das Geschäftsjahr stets am 1. Januar. Bei juristischen Personen (Gesellschaften, Vereinen usw.) ist ebenfalls der 1. Januar üblich, das Geschäftsjahr kann aber ebenso gut auch an einem beliebigen anderen Tag beginnen.

Am Jahresende oder zu Beginn des neuen Kalenderjahres bzw., falls Ihr Geschäftsjahr nicht am 1. Januar beginnt, zum Wechsel des Geschäftsjahres sollten Sie die folgende Checkliste durchgehen, damit Sie nichts übersehen.

1.     Kontrollieren, ob noch Rechnungen für 2023 erstellt und verschickt werden müssen

Gelieferte Produkte und erbrachte Dienstleistungen müssen innerhalb von 15 Tagen in Rechnung gestellt werden. Die Rechnung für im November erbrachte Leistungen erst im Dezember zu stellen ist kein großes Problem, aber es ist einfach übersichtlicher, alle Vorgänge eines Jahres beisammenzuhalten. So stimmt auch die Gewinnermittlung für das Geschäftsjahr.

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2.     Rechnungsnummern anpassen

Für Rechnungsnummern gelten die folgenden Vorschriften:

• Die Rechnungsnummer muss eine Ziffernfolge oder eine Kombination von Ziffern und Buchstaben sein.
• Leerzeichen sind nicht zulässig (Bindestriche jedoch schon).
• Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden.
• Die Rechnungsnummern müssen chronologisch und lückenlos aufeinanderfolgen.

Es ist also überhaupt kein Problem, mit der Rechnungsnummer 1 zu beginnen und laufend weiterzuzählen, bis Sie Ihre geschäftliche Tätigkeit einstellen. Erneut von vorne anzufangen ist nicht erlaubt. Viele Unternehmen finden es jedoch übersichtlicher, der Rechnungsnummer das jeweilige Rechnungsjahr voranzustellen, z. B. so:

• 20240001
• 20240002
• 20240003
• …

Wenn Sie sich für dieses Format entscheiden, müssen Sie die Nummerierung zu Beginn des neuen Jahres in Billit anpassen. Danach erzeugt Billit wie gewohnt aufeinanderfolgende Rechnungsnummern für das laufende Jahr.

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3.     Alle Einkaufsrechnungen für 2023 verarbeiten

Warten Sie nicht zu lange mit der Verarbeitung der Rechnungen für Waren und Dienstleistungen, die Sie 2023 als Unternehmen selbst bezogen haben.

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4.     Kassenbestand kontrollieren

Das Kassenbuch ist ein finanzielles Tagebuch, das sehr genau geführt werden muss. In ihm sind alle ein- und ausgehenden Kassenbewegungen verzeichnet. Wenn alle Beträge korrekt eingetragen wurde, sollte das Kassenbuch eigentlich immer stimmen, doch sollte man zumindest am Ende des Geschäftsjahres das Geld in der Kasse (von Hand) zählen und kontrollieren, ob der Betrag mit dem Kassenbuch übereinstimmt.

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5.     Inventur machen

Viele Firmen schließen zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres für einen Tag, um die jährliche Inventur zu erstellen. Dabei wird überprüft, welche Produkte in welcher Menge auf Lager sind, sodass die Buchhaltung die unverkauften Waren abrechnen kann.

Tipp: Wenn Sie das Dokument mit Ihren Inventurdaten in Billit hochladen, können Sie es ganz bequem mit Ihrem Buchhalter oder Steuerberater teilen.

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6.     Überprüfen, ob die eigenen allgemeine Geschäftsbedingungen noch aktuell sind

Der Beginn des neuen Geschäftsjahres kann der ideale Zeitpunkt sein, zu überprüfen, ob Änderungen an Ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen, also am „Standardvertrag“ zwischen Ihrem Unternehmen und den Kunden vorgenommen werden müssen.

7.     Ggf. regelmäßig wiederkehrende Rechnungen anpassen

Verschicken Sie regelmäßig wiederkehrende Rechnungen über Billit? Dann passen Sie falls nötig den Betrag oder den Abrechnungszeitraum für das neue Jahr an. Vielleicht muss auch der Standardtext für solche Rechnungen angepasst werden (z. B. die Jahreszahl)?

Tipp: Durch Verwendung dynamischer Parameter kann Billit das korrekte Datum bzw. den Abrechnungszeitraum automatisch in die Rechnung einsetzen.

Lesen Sie außerdem: Regelmäßige Rechnungen in Billit erstellen

8.     Ggf. Produktpreise anpassen

Erhöhen Sie zum 1. Januar die Preise für bestimmte Produkte (z. B. aufgrund einer vereinbarten Preisindexierung)? Dann denken Sie daran, die Preisänderung auch in Billit vorzunehmen.

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9.     Mit der elektronischen Fakturierung per Peppol beginnen

Ab 2026 wird die elektronische Fakturierung per Peppol in Belgien zur Pflicht, aber Sie können natürlich auch schon vorher damit beginnen. Mit Billit ist das kinderleicht. Sie versenden noch keine Rechnungen per Peppol? Dann könnte das Ihr guter Vorsatz für das neue Geschäftsjahr sein! Sie werden sehen, wie einfach und bequem das ist.

Tipp: Bitten Sie gleich auch Ihre Lieferanten, Ihnen ihre Rechnungen künftig digital per Peppol zukommen zu lassen. In Billit können Sie übrigens unter „Lieferanten“ auf einen Blick erkennen, welche Ihrer Lieferanten Peppol bereits nutzen und welche noch nicht.