Une nouvelle année commence : qu'est-ce que cela signifie pour votre administration ?

Quand commence votre exercice comptable ?

Avant toute chose, vous devez vous demander si une nouvelle année signifie également le début d'un nouvel exercice comptable pour votre activité. L’exercice comptable, aussi appelé « exercice fiscal », est l’unité de temps de votre comptabilité. Par défaut, un exercice comptable a une durée d'un an (12 mois), même s'il peut être plus long ou plus court pour les personnes morales.

Pour les personnes physiques (travailleurs indépendants à titre principal et complémentaire), un nouvel exercice débute toujours le 1er janvier. En ce qui concerne les personnes morales (sociétés, asbl, ...), cette date n'est pas obligatoire, même si elle est la plus fréquente. Rien ne vous empêche toutefois de faire débuter votre exercice comptable à un autre moment de l'année.

Si votre exercice comptable commence effectivement le 1er janvier, vous aurez alors tout intérêt à parcourir la check-list suivante en fin d'année ou au début de l'année suivante. Votre exercice comptable commence à une autre date ? Dans ce cas, cette liste sera toujours utile, mais vous devrez la parcourir à un autre moment.

1.     Vérifiez si vous devez encore établir et envoyer des factures pour l’année 2023.

Tous les produits et services que vous fournissez doivent être facturés dans les 15 jours. Il n'est pas interdit d'établir en décembre des factures pour des produits ou des services fournis par exemple en novembre, mais il est toujours préférable de rassembler tous les documents ayant trait à une même année pour un calcul précis du bénéfice de votre exercice.

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2.     Adaptez la numérotation de vos factures

Les règles pour la numérotation des factures sont les suivantes :

• Le numéro de facture doit être constitué d’une suite de chiffres ou d’une combinaison de chiffres et de lettres.
• Les espaces ne sont pas autorisées (les tirets le sont).
• Chaque numéro de facture doitêtre unique.
• Les numéros de factures doivent se succéder chronologiquement et sans interruption.

Il est donc tout à fait possible de commencer la numérotation de vos factures par le numéro 1 et de la laisser augmenter tout au long de vos années d'activité (il est cependant interdit de repartir de 1). De nombreux entrepreneurs estiment néanmoins qu'il est plus clair de placer l'année d'envoi des factures au début du numéro.

Par exemple :

• 20240001
• 20240002
• 20240003
• …

Si vous optez pour ce format, vous devrez modifier la numérotation dans les paramètres de Billit au début d'une nouvelle année. Par la suite, Billit créera automatiquement des numéros de facture successifs pour l’année en question.

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3.     Traitez toutes les factures d'achat de 2023

N'attendez pas trop longtemps pour traiter et payer les factures de biens et de services que votre entreprise a commandés en 2023.

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4.     Procédez au comptage de votre caisse

Votre livre de caisse est un journal financier que vous devez tenir méticuleusement. Vous y enregistrez tous les mouvements de trésorerie entrants et sortants. En principe, ces chiffres doivent donc toujours être corrects, mais nous vous conseillons de compter (manuellement) l'argent que vous avez en caisse et de vérifier qu'il correspond à votre livre de caisse, surtout en fin d'exercice.

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5.     Faites l'inventaire de votre stock

En début d'année, de nombreuses entreprises ferment traditionnellement leurs portes pendant une journée pour faire l’inventaire. Cela sert à vérifier le nombre de produits qu'il vous reste en stock pour que votre comptable puisse comptabiliser les marchandises invendues.

Conseil : téléchargez le document contenant l'aperçu de votre inventaire dans Billit pour pouvoir le partager facilement avec votre comptable.

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6.     Vérifiez si vos conditions générales sont toujours à jour.

La nouvelle année peut être le moment idéal pour éventuellement apporter des modifications au « contrat standard » général conclu entre votre entreprise et vos clients.

7.     Modifiez éventuellement vos factures périodiques.

Vous envoyez automatiquement des factures périodiques avec Billit ? Dans ce cas, modifiez éventuellement le montant ou la périodicité pour la nouvelle année. Il se pourra également que vous deviez adapter le texte par défaut (par exemple l'année) figurant sur ces factures. Vous pouvez éventuellement aussi modifier la période.

Conseil : en utilisant des paramètres dynamiques, vous pourrez indiquer automatiquement la date ou la période exacte sur vos factures périodiques dans Billit.

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8.     Modifiez éventuellement les prix de vos produits

Il est possible que vous appliquiez des prix plus élevés pour certains produits à partir du 1er  janvier (en raison de l'indexation, par exemple). Dans ce cas, n'oubliez pas d'appliquer aussi ces changements de prix dans Billit.

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9.     Commencez à envoyer des factures électroniques via Peppol

La facturation électronique deviendra obligatoire en Belgique à partir de 2026, mais rien ne vous empêche de commencer à facturer en ligne avec Peppol avant cette échéance. Rien de plus facile grâce à Billit. Vous n’envoyez pas encore vos factures via Peppol ? Pourquoi ne pas prendre alors la bonne résolution de commencer à le faire à compter de ce nouvel exercice comptable ? Vous verrez, c'est très simple.

Conseil : à l’occasion de ce changement, écrivez également à vos fournisseurs pour leur demander de vous adresser dorénavant leurs factures par voie numérique via Peppol. Sous la rubrique « Fournisseurs » dans Billit, vous pourrez voir immédiatement les fournisseurs qui utilisent déjà Peppol ou pas encore.