Digitalisierung & Trends

Was ist eine E-Rechnung? Und welche Vorteile hat sie?

E-Rechnungen sind auf dem Vormarsch, aber was genau macht eine digitale Rechnung aus? Handelt es sich dabei schlicht um ein PDF-Dokument oder ist es doch etwas anderes? In diesem Blogpost erklären wir die feinen Unterschiede.

Außerdem zeigen wir auf, worin die Vorteile der digitalen Fakturierung liegen, und wie Sie damit Ihre Verwaltung wesentlich effizienter abwickeln können. 

Digitale Factuur

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (auch elektronische Rechnung, digitale Rechnung oder E-Invoice genannt) ist eine Rechnung, die Sie digital (d. h. per Computer, Tablet, Smartphone usw.) versenden, anzeigen und verarbeiten können.

Sie denken hierbei vielleicht spontan an eine eingescannte Papierrechnung oder eine Rechnung im PDF- oder Word-Format, aber das ist nicht das, was wir damit meinen.

Eine ‚echte‘ digitale Rechnung hat nämlich eine klar definierte Struktur, weshalb wir sie auch oft als elektronische Rechnung mit strukturierten Daten bezeichnen. Diese Struktur ermöglicht es Softwarepaketen weltweit, solche digitalen Rechnungen vollautomatisch einzulesen und zu verarbeiten.

Konkret ist eine solche E-Rechnung eine Datei im XML-Format (Extensible Markup Language). Das heißt, es handelt sich dabei um eine Textdatei ohne jedes Layout. Die Standard-Computersprache, in der eine solche Rechnung erstellt wird, heißt Universal Business Language, kurz UBL.

Elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten werden in der Regel nicht per E-Mail, sondern über ein sicheres Netzwerk verschickt. Das bekannteste Beispiel hierfür ist das Peppol-Netzwerk; in einigen Ländern werden allerdings auch andere Netzwerke genutzt.

Kurz gesagt: Eine E-Rechnung …

  1. wird auf rein elektronischem Wege erstellt, verschickt und empfangen
  2. ist vollständig digital (kein Scan)
  3. besteht aus strukturierten Daten
  4. wird über ein sicheres Netzwerk versandt

Lesen Sie außerdem: Warum eine PDF-Datei noch keine E-Rechnung mit strukturierten Daten darstellt

Warum denn keine Papierrechnungen?

Die Verarbeitung klassischer Rechnungen auf Papier verschlingt extrem viel Zeit. Sie müssen versandt, empfangen, geprüft und bezahlt werden ... Und Sie müssen genau darauf achten, ob Ihr Kunde pünktlich bezahlt und gegebenenfalls eine Zahlungserinnerung hinterherschicken. Außerdem ist das Risiko menschlicher Fehler bei papiergestützten Abläufen recht hoch.

Die Folgen: Zeitverschwendung, höhere Kosten und negative Auswirkungen auf Ihr Geschäft, weil Sie den Kerntätigkeiten Ihrer Firma, die einen echten Mehrwert erbringen, weniger Zeit widmen können.

Welche Vorteile bietet eine E-Rechnung?

Mit den digitalen Möglichkeiten unserer Zeit können Sie Ihren Fakturierungsprozess maximal automatisieren, was viel Zeit spart und Fehler vermeidet.

Eine elektronische Rechnung mit strukturierten Daten hat den Vorteil, dass alle Rechnungsinformationen in der digitalen Datei an einem festen Ort gespeichert sind. Das bedeutet, dass spezialisierte Softwarepakete auf dieser Grundlage Abläufe, die Sie früher selbst erledigen mussten, automatisch abwickeln kann.

Zum Beispiel:

  • Kontrolle von Zahlungen
  • Versand von Zahlungserinnerungen
  • Übermittlung Ihrer Unterlagen an Ihren Buchhalter oder Steuerberater

Dies führt natürlich zu erheblichen Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen. Aber nicht nur das: Digitale Fakturierung beschleunigt auch die Verarbeitung und Bezahlung Ihrer Rechnungen. Und das wiederum kommt Ihrem Cashflow zugute.

Tablet Messageimr NL

Digitale Fakturierung mit Billit

Mit Billit können Sie nicht nur im Handumdrehen E-Rechnungen erstellen, sondern diese auch über Peppol und alle anderen gängigen E-Invoicing-Netzwerke versenden und empfangen.

Dank der vielen praktischen Funktionen und der Integrationen mit anderen Softwarepaketen können Sie mithilfe von Billit Ihre Geschäftsprozesse maximal automatisieren und sich ganz auf den Aufbau Ihres Unternehmens konzentrieren.

Die digitale Rechnungsstellung wird in immer mehr Ländern zur Pflicht

Sie haben es sicher schon gehört: Ab 2026 wird in Belgien die digitale Fakturierung für alle B2B-Transaktionen zur Pflicht. Unser Land steht damit keinesfalls allein, denn weltweit schreiben immer mehr Länder die Verwendung von E-Rechnungen vor oder ziehen dies in Betracht.

Der Hauptgrund für diese verpflichtende Anforderung ist die Vermeidung von Rechnungsbetrug und das Schließen der Mehrwertsteuerlücke (Differenz zwischen den erwarteten und den tatsächlichen Mehrwertsteuereinnahmen). E-Rechnungen erleichtern nämlich die Aufdeckung von Betrug, und zwar sowohl auf Landesebene in Belgien als auch auf europäischer Ebene.

Doch wegen dieser Verpflichtung brauchen Sie sich sicher keine Sorgen zu machen. Wie wir weiter oben bereits erläutert haben, bietet die E-Fakturierung zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen. Lassen Sie uns also gemeinsam der digitalen Zukunft entgegengehen!

Versenden Sie Ihre erste E-Rechnung in wenigen Augenblicken!

Richten Sie kostenlos ein Konto ein und legen Sie sofort los.


Mehr zum Thema Digitalisierung

Op Weg Naar Digitaal Factureren Wat Is Mercurius
Kenntnisse & Fertigkeiten

Auf dem Weg zur E-Rechnung: Was ist Mercurius?

In früheren Blogartikeln haben wir bereits erklärt, was Peppol ist und welche Rolle die UBL bei der Erstellung von Rechnungen und anderen Dokumenten spielt. In diesem Artikel gehen wir auf die grundlegenden Prinzipien der Plattform Mercurius ein. Was sollten Sie darüber wissen?

Mehr lesen
Op Weg Naar Digitaal Factureren Wat Is UBL
Kenntnisse & Fertigkeiten

Auf dem Weg zur E-Rechnung: Was ist UBL?

In einem früheren Blogartikel konnten Sie lesen, was Peppol ist und wie dieses sichere europäische Netzwerk es ermöglicht, E-Rechnungen zu übermitteln. Einer der Bausteine von E-Rechnungen ist die UBL (Universal Business Language). Anfang 2015 war Billit eines der ersten Rechnungsprogramme in Belgien, mit dem Unternehmen UBL-Rechnungen versenden und automatisch verarbeiten konnten. Aber was ist die UBL genau? Wie funktioniert sie und welche Vorteile hat sie? Ein Überblick.

Mehr lesen
Offiicial Peppol Acces Point 656X300
Kenntnisse & Fertigkeiten

Auf dem Weg zur E-Rechnung: Was ist Peppol?

Einer der Standards für E-Rechnungen in Europa ist Peppol. Diese Abkürzung stand ursprünglich für „Pan-European Public Procurement Online“. Heute ist Peppol eine etablierte internationale Marke, die mehr abdeckt als nur Europa und öffentliche Einrichtungen. Was sollten Sie über dieses Netzwerk wissen?

Mehr lesen
Möchten auch Sie E-Rechnungen ausstellen?

15 Tage gratis testen