Was ist eine E-Rechnung? Und welche Vorteile hat sie?

Schluss mit Papierrechnungen

Die Verarbeitung klassischer Rechnungen auf Papier verschlingt viel Zeit. Man muss sie versenden, empfangen, kontrollieren, zahlen oder die Kunden daran erinnern. So wie jeder andere papierbasierte Prozess nimmt diese traditionelle Form der Rechnungsstellung viel kostbare Zeit von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern in Anspruch. Zudem ist diese Verwaltungsarbeit anfällig für menschliche Fehler.

Die Folgen: Zeitverschwendung, höhere Kosten und negative Auswirkungen auf Ihr Geschäft, weil Sie Ihren Kerntätigkeiten, die einen echten Mehrwert bringen, weniger Zeit widmen können.

E-Rechnungen sind die Lösung

Der Einsatz spezifischer Software zur Erledigung von Rechnungsaufgaben ist sicherlich bereits ein Schritt in die richtige Richtung. Aber solche Software hat oft Schwierigkeiten, unterschiedliche Rechnungsformate zu lesen und zu interpretieren. Die Lösung? Mit E-Rechnungen bzw. elektronischer Rechnungsstellung haben Sie ein Dokument, das alle erforderlichen Rechnungsdaten enthält, das aber an einer festen Stelle in einer digitalen Datei steht. Bei der elektronischen Rechnungsstellung erfolgt der Austausch von Rechnungen zwischen Lieferanten und Käufern also in einem integrierten elektronischen Format.

Wann sprechen wir von echten E-Rechnungen?

E-Rechnungen kommen in der B2B-Praxis häufig vor. Dennoch ist es sinnvoll, sich die Merkmale einer echten E-Rechnung noch einmal ins Gedächtnis zu rufen. Solche Dokumente werden elektronisch (also: papierlos) erstellt, versendet und empfangen (es handelt sich auch nicht um ein eingescanntes Dokument).

Der Versand erfolgt über strukturierte Daten in einem UBL-Format (= Universal Business Language) und zudem auf sichere Art und Weise über Peppol. Rechnungen im PDF- oder Word-Format – einschließlich eingescannter Papierdokumente – werden nicht als E-Rechnungen betrachtet.

Lesen Sie außerdem: Warum eine PDF-Datei noch keine E-Rechnung mit strukturierten Daten darstellt

Die Vorteile von E-Rechnungen

E-Rechnungen bieten sowohl dem Absender als auch dem Empfänger interessante Vorteile. Einerseits ermöglichen sie einen erheblicher Effizienzgewinn und Kosteneinsparungen durch eine einfachere Rechnungsverwaltung und weniger Verwaltungsaufwand.

Andererseits lässt die E-Rechnung auch eine schnellere Verarbeitung und Zahlung zu. Die Flämische Behörde gewährt sogar Rabatte für Lieferanten, die E-Rechnungen auf standardisierte Weise erstellen. Und zu guter Letzt wären hier noch die hinzukommenden Integrationen zwischen Ihrem eigenen Unternehmen und Ihren Handelspartnern und zwischen Ihrer Rechnungssoftware und anderen Betriebssystemen zu nennen.

Wesentliche Rolle von Peppol

Peppol (dies steht für „Pan-European Public Procurement Online“) ist ein gesichertes Netzwerk, das mit Unterstützung der Europäischen Kommission entwickelt wurde. Über dieses Netzwerk können E-Rechnungen an öffentliche Einrichtungen oder Unternehmen – national wie international – versendet werden. Dies erfolgt ganz einfach über Rechnungssoftware, die mit einem Peppol Access Point verbunden ist. Ihre Rechnungen werden so direkt an die Software des Empfängers übermittelt.

Das gesicherte Peppol-Netzwerk sorgt aber nicht nur dafür, dass Ihre Rechnungen unterwegs nicht verloren gehen, sondern schützt Sie auch vor Rechnungsbetrug. Ein weiterer wichtiger Trumpf: Man kann dieses Modell problemlos mit dem eigenen ERP-System zusammenführen, was einen zusätzlichen Effizienz- und Zeitgewinn bringt.