Peppol: Was ist der Unterschied zwischen einem Evidence File und einer IMR-Nachricht?

Kein neues Konzept

Versand- und Empfangsbestätigungen sind in der Welt der digitalen Kommunikation ein alter Hut. Ihren Ursprung haben sie jedoch in der herkömmlichen Briefpost: Bei Aufgabe eines Einschreibens erhält man am Postschalter einen Einlieferungsbeleg, mit dem sich nachweisen lässt, wann das Einschreiben versandt wurde. Das ist zwar noch keine Gewähr dafür, dass der Empfänger das Schreiben wirklich gelesen hat, aber auf jeden Fall können Sie nachweisen, selbst alles Nötige getan zu haben.

Evidence Files: Nachweis des korrekten Versands

Beim Versand von Dokumenten über das Peppol-Netzwerk übernimmt der Evidence File genau diese Funktion: Mit ihm erhalten Sie den Nachweis, dass Ihre Rechnung korrekt versandt wurde und Sie Ihrer Bringschuld gegenüber dem Kunden nachgekommen sind. Üblicherweise erhalten Sie den Evidence File schon wenige Sekunden nach dem Versand Ihres Dokuments per Peppol.

Der Haken: Wie beim Standard-Einschreiben können Sie nicht sicher sein, dass der Empfänger das Dokument wirklich erhalten hat, denn den Evidence File bekommen Sie, sobald das Dokument den Peppol-Accesspoint des Empfängers erreicht. Auf dem Weg von dort zur Fakturierungssoftware des Empfängers können jedoch immer noch technische Probleme auftreten, die verhindern, dass der Empfänger das Dokument erhält. In diesem Fall liegt der Fehler jedoch nicht bei Ihnen, sondern beim Peppol-Dienstleister des Empfängers.

IMR-Nachrichten: Der Kunde gibt Feedback

Ein Evidence File bestätigt also lediglich den rein technischen Versand Ihres Dokuments und sagt nichts darüber aus, ob Ihr Kunde die Rechnung wirklich entgegengenommen hat und verarbeitet. Um auch hierüber Gewissheit zu erlangen, bietet das Peppol-Netzwerk eine andere Art der Bestätigung, nämlich Statusberichte.

Die offizielle Bezeichnung für solche Berichte lautet Invoice Message Response bzw. kurz IMR oder auch Invoice Response. In einer solchen Nachricht kann der Empfänger in Form von verschiedenen Statusmeldungen detailliertes Feedback zu Ihrer Rechnung geben. Dabei löst der Kunde den Versand dieser Nachrichten durch das Ausführen bestimmter Vorgänge innerhalb seiner Fakturierungssoftware aus.

Mit einer IMR-Nachrichten können die folgenden Statusmeldungen abgegeben werden:

·        empfangen (message acknowledgement – AB)

·        Verarbeitung läuft (in process – IP)

·        akzeptiert (accepted – AP)

·        abgelehnt (rejected – RE), dabei wird auch der Grund dafür angegeben, z. B. eine fehlerhafte Auftragsnummer

·        zusätzliche Informationen erforderlich (under query – UQ)

·        unter Vorbehalt akzeptiert (conditionally accepted – CA)

·        bezahlt (paid – PD)

Evidence Files und IMR-Nachrichten in Billit

Billit unterstützt sowohl Evidence Files als auch IMR-Nachrichten (mit Ausnahme von UQ und CA). Sie finden diese unter den einzelnen per Peppol versandten Verkaufsrechnungen (unter „Nachrichten“). So sehen Sie auf einen Blick, ob Ihre Rechnung korrekt versandt wurde und ob der Kunde sie bereits verarbeitet.

Bei Einkaufsrechnungen meldet Billit dem Empfänger den jeweiligen Status automatisch (z. B. wenn Sie eine Rechnung als bezahlt kennzeichnen). In Billit sind also keine zusätzlichen Schritte nötig, vorausgesetzt der Sender der Rechnung hat den Empfang von Statusberichten im Peppol-Adressbuch aktiviert.

Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie in unserem Hilfe-Artikel über Rechnungen.