Facturation simple et conforme via Peppol et KSeF

E-facturation en Pologne

La facturation électronique est déjà bien implantée en Pologne où la réception et le traitement de factures électroniques sont obligatoires depuis avril 2019.

De nouveaux changements attendent toutefois encore les entreprises polonaises. Lisez la suite pour découvrir comment envoyer des factures numériques conformes en Pologne.

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Exigences polonaises en matière de facturation électronique

Obligations légales

Depuis le 18 avril 2019, les entreprises ont l'obligation de recevoir et traiter des factures électroniques pour l'État polonais. L’envoi de factures électroniques est facultatif pour les fournisseurs ou les administrations fédérales, régionales et locales.

À la suite d'un audit externe, le ministère polonais des finances a annoncé que la facturation électronique deviendra obligatoire à partir de 2026. Pour les contribuables dont le chiffre d'affaires dépasse 200 millions de PLN au cours de l'année précédente, l'obligation prend effet à partir du 1er février 2026. Pour les autres contribuables, ce sera à partir du 1er avril 2026.

Options pour l’envoi de factures électroniques en Pologne

Il existe plusieurs façons d’envoyer une facture numérique à une entreprise ou au gouvernement polonais. Choisissez ci-dessous celle qui vous correspond.

Comment envoyer des factures électroniques en Pologne ?

Pour envoyer une facture via Peppol ou KSeF, il suffit de créer un compte Billit. En tant que Point Peppol officiel connecté à KSeF, Billit peut envoyer toutes vos factures électroniques en Pologne.

Suivez les étapes ci-dessous pour vous enregistrer auprès du Point d’accès Billit et envoyer votre première e-facture.

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Étape n°1

Créez un compte Billit

  • Créez votre compte d’essai gratuit via le bouton ci-dessous.
  • Ajoutez les coordonnées de votre entreprise sous l’onglet « Mon entreprise ».
  • Dans le menu « Mon profil », vous pourrez compléter les données de votre entreprise.
Account
Étape n°2

Connectez-vous à KSeF

Pour envoyer votre première facture à une entreprise polonaise, vous devez d’abord vous connecter à la plateforme KSeF.

  • Dans Billit, rendez-vous dans « Paramètres » et « Intégrations » dans le menu de gauche.
  • Recherchez « KSeF » dans la barre de recherche, ou faites défiler la liste jusqu’en bas. 
  • Cliquez sur « Disponible ».
  • Complétez les données transmises par la plateforme KSeF et cliquez sur « Ajouter ».
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Étape n°3

Créez un client

  • Cliquez sur « Clients » dans le menu à gauche et sur « +Ajouter » en haut à droite
  • Complétez les données de votre client
  • À côté de Pays dans la partie « Adresse de facturation », choisissez « Pologne »
  • En vis-à-vis du « numéro de TVA », cliquez sur le bouton + et choisissez « NIP ». Introduisez le numéro à 10 chiffres de votre client. Si vous ne le connaissez pas, vous le trouverez dans le système EKRS
  • Vous pouvez aussi indiquer le numéro de TVA de votre client. Il s’agit du code NIP précédé de « PL ». Vous trouverez le numéro de TVA dans la base de données VIES
Dashboard
Étape n°4

Créez et envoyez une facture

  • Cliquez sur l’onglet « Ventes » pour créer votre première facture et cliquez sur « +Ajouter » en haut à droite
  • Dans le champ « Client », choisissez celui que vous venez de créer.
  • Complétez le reste de votre facture et cliquez sur « Créer facture » pour terminer.
  • Cliquez sur « Envoyer » pour voir toutes les options d’envoi.
  • Billit reconnaîtra automatiquement si votre client est relié à Peppol. Cliquez sur le bouton vert « Envoyer via Peppol » pour envoyer votre facture.
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Pourquoi utiliser Peppol ?

Peppol est un réseau ouvert et sécurisé qui présente de nombreux avantages :

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Échange de données financières sensibles en toute sécurité

L’identité de chaque membre connecté au réseau est vérifiée, ce qui vous garantit que les factures que vous recevez sont toujours authentiques. Vous évitez ainsi toute fraude à la facture.

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Automatisez votre processus de facturation

Les factures que vous envoyez via le réseau étant entièrement numériques, cela vous permet de les traiter automatiquement dans votre logiciel de facturation.

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Plus besoin de retaper des données

Les factures électroniques au format UBL sont lues automatiquement. Vous évitez donc les erreurs humaines lors du traitement.

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Obtenez un meilleur aperçu de vos finances

En associant Billit à votre numéro de compte, vous bénéficierez d'un rapprochement automatique des factures entrantes et sortantes. Vous disposerez ainsi d’une meilleure vue d’ensemble de la situation financière de votre entreprise.

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Envoyez vos factures rapidement

Peppol est rapide : votre facture est reçue par le destinataire dans les 10 minutes qui suivent l’envoi. Si l'on ajoute à cela le traitement automatique, vous gagnez un temps précieux.

Qu'est-ce que Peppol ?

Peppol est un réseau ouvert grâce auquel vous pouvez envoyer et recevoir en toute sécurité des documents d’entreprise, comme des factures. Il a été conçu pour simplifier les processus purchase-to-pay entre les pouvoirs publics et les fournisseurs. Développé par la Commission européenne, Peppol est en passe de devenir une norme mondiale.

En savoir plus sur Peppol

Quels sont les identifiants utilisés en Pologne ?

Il existe de nombreux identifiants permettant d’envoyer des factures électroniques vers la Pologne. Découvrez les différentes possibilités ci-dessous.

Type Description Exemple
Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) Il s’agit du numéro d’identification fiscale en Pologne. Il se compose de 10 chiffres. 1234567890
TVA C’est le même numéro à dix chiffres que le NIP, précédé de « PL ». PL1234567890
Connectez-vous au Point d'accès Billit, avec ou sans logiciel propre

Lancez-vous sans plus attendre avec Peppol & KSeF