Déclaration de confidentialité plateforme

1. Introduction

La présente déclaration de confidentialité décrit la manière dont Billit (ci-après « Billit », « nous », « notre ») collecte et traite les données à caractère personnel sur ou en lien avec sa plateforme de facturation électronique (la « Plateforme ») et dans le cadre de notre relation (client).

Vous êtes généralement un utilisateur de la Plateforme, autorisé par un client ou par Billit elle-même.

Nous accordons une importance capitale à la protection de votre vie privée et souhaitons vous informer (en tant qu'utilisateur de notre Plateforme) de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel afin que vous puissiez en garder le contrôle.

Billit met tout en œuvre pour protéger vos données à caractère personnel conformément à la réglementation belge et européenne en matière de protection des données, en ce compris le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (le « RGPD ») (ensemble, la « Législation applicable en matière de protection des données »).

Veuillez lire attentivement la présente déclaration de confidentialité. Elle décrit non seulement vos droits, mais aussi la manière de les exercer. En utilisant notre Plateforme, en partageant vos données à caractère personnel et/ou en acceptant la présente déclaration, vous reconnaissez l'avoir lue et accepter la manière dont nous collectons et traitons vos données à caractère personnel.

2. Qui sommes-nous et comment nous contacter ?

Billit est une société anonyme constituée et existant selon le droit belge.

Billit agit – selon les activités de traitement qu'elle effectue dans le cadre de la présente déclaration de confidentialité – en tant que :

• Responsable du traitement : il s'agit de la partie qui détermine la finalité et les moyens de l'activité de traitement ; ou
• Sous-traitant : il s'agit de la partie qui agit pour le compte et sur instruction d'un responsable du traitement (c.-à-d. un client de Billit).

Billit a désigné un délégué à la protection des données que vous pouvez contacter pour toute question relative à la présente déclaration de confidentialité, à votre vie privée et à la manière dont Billit traite vos données à caractère personnel.

3. Quelles catégories de données à caractère personnel collectons-nous et traitons-nous ?

Selon les données que vous partagez avec nous et les fonctionnalités que vous utilisez sur notre Plateforme, Billit traite différentes catégories de données à caractère personnel.

Si nous traitons des données à caractère personnel, il peut s'agir des données ci-dessous :

• Données d'identification et de contact (telles que : nom et prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail, nom de l'entreprise, fonction, adresse (de l'entreprise), numéro d'entreprise et de TVA (le cas échéant)) ;
• Données de connexion (telles que les informations utilisées pour se connecter à la Plateforme, y compris le nom d'utilisateur et le mot de passe) ;
• Données de compte (telles que les données utilisées pour créer un compte sur la Plateforme, comme le nom d'utilisateur, le nom de l'entreprise et toute autre information téléchargée sur votre compte pour le personnaliser, y compris tous les documents, données et autres informations que vous-même ou le client de Billit téléchargez, mettez à disposition ou partagez sur la Plateforme, ou qui sont générés par ou résultent de votre utilisation de notre Plateforme ou de nos services, par ex. en utilisant les fonctionnalités interactives de la Plateforme) ;
• Données de paiement (telles que les données nécessaires au traitement des paiements pour l'utilisation de nos services et de notre Plateforme (le cas échéant) et pour notre administration commerciale, comme le numéro de compte (bancaire), IBAN/BIC, les données de carte de crédit, le récapitulatif des paiements en souffrance, l'historique des paiements) ;
• Données professionnelles (telles que la profession, l'entreprise pour laquelle vous travaillez, la fonction, l'adresse (professionnelle), le numéro d'entreprise et de TVA) ;
• Données techniques (telles que des informations sur votre ordinateur, vos appareils mobiles et autres (comme votre adresse IP, identifiant utilisateur, système d'exploitation, type de navigateur) ;
• Données d'utilisation (telles que des informations sur votre utilisation de notre Plateforme, y compris l'historique, les fichiers journaux, la date, l'heure, la localisation, la fréquence, la durée des pages consultées, les préférences de consentement, les préférences linguistiques, les informations relatives au(x) consentement(s) que vous avez donné(s) (comme la date et l'heure de votre consentement)) ; et
• Toute autre catégorie de données à caractère personnel identifiée ci-dessous à l'article 4.

En principe, les données à caractère personnel que nous traitons sont obtenues directement auprès de vous ou collectées automatiquement par nos soins (dans le cas des données techniques ou d'utilisation).

Nous vous demandons de bien vouloir :

• télécharger sur la Plateforme uniquement des données, fichiers, documents et informations de nature comptable ou professionnelle, conformes à la finalité prévue de la Plateforme. Vous devez vous abstenir de télécharger tout autre type de données et d'informations (y compris, sans limitation, des données sans rapport avec vos activités professionnelles ou des données relatives à votre vie privée, etc.) ;
• vous abstenir de partager des catégories particulières de données à caractère personnel (telles que, sans s'y limiter, des données relatives à la santé, à votre orientation sexuelle, à votre affiliation syndicale, à vos convictions religieuses, etc.). Si vous nous fournissez néanmoins de telles données à caractère personnel, nous considérons que vous avez l'intention de les rendre manifestement publiques (conformément à l'article 9.2 (e) du RGPD) et nous pouvons les traiter afin de réaliser la finalité du traitement pour laquelle vous partagez ces données à caractère personnel, telle que décrite ci-dessous.

4. À quelles fins ces données sont-elles utilisées, sur quelle base et pendant combien de temps ?

4.1 Généralités

Selon votre utilisation de notre Plateforme, de nos services, les informations que vous partagez avec nous et notre relation (client), Billit traite des données à caractère personnel aux fins précisées dans le présent article 4. Veuillez noter que notre Plateforme et nos services peuvent évoluer et que des fonctionnalités supplémentaires peuvent être ajoutées de temps à autre. Dans ce cas, l'aperçu figurant dans les tableaux ci-dessous peut également évoluer et sera mis à jour si nécessaire conformément à l'article 16, en sollicitant votre consentement supplémentaire si cela est requis.

Pour certaines finalités de traitement, Billit a besoin de votre consentement. Le consentement que vous donnez est toujours libre et gratuit, et vous avez le droit de le retirer à tout moment. Vous pouvez retirer votre consentement en envoyant un e-mail à dpo@billit.eu. Le retrait de votre consentement n'affecte pas le traitement des données à caractère personnel effectué avant ce retrait, ni nos activités de traitement fondées sur une autre base juridique.

4.2 Billit en tant que responsable du traitement

Le présent article 4.2 décrit les finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel en qualité de responsable du traitement, par exemple lorsque vous utilisez notre Plateforme ou dans le cadre de notre relation (client).

Le responsable du traitement (c.-à-d. en l'occurrence Billit) est la partie qui détermine les finalités et les moyens des activités de traitement.

Billit peut traiter vos données à caractère personnel en tant que responsable du traitement aux fins suivantes :

Pour plus d'informations sur la durée de conservation spécifique, vous pouvez toujours nous contacter par e-mail à l'adresse : dpo@billit.eu.

4.3 Billit en tant que sous-traitant

Le présent article 4.3 décrit les finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel en qualité de sous-traitant lorsque vous utilisez notre Plateforme à l'invitation de Billit ou d'un client de Billit.

Billit traite principalement les données à caractère personnel via la Plateforme en tant que sous-traitant, selon ce qui est déterminé par les clients de Billit et sur leurs instructions. Le sous-traitant (c.-à-d. en l'occurrence Billit) est la partie qui agit pour le compte et sur instruction d'un responsable du traitement (c.-à-d. en l'occurrence les clients de Billit).

Dans ce scénario, vous êtes généralement un utilisateur de la Plateforme autorisé par un client de Billit à utiliser la Plateforme, tel qu'un employé, un prestataire de services indépendant ou un autre représentant d'un client de Billit.

Les activités de traitement effectuées via la Plateforme dépendent des fonctionnalités et fonctions incluses dans la licence acquise par le client de Billit qui vous a autorisé à utiliser la Plateforme. Celles-ci peuvent varier d'un client de Billit à l'autre en fonction de leur fonctionnement interne. Le présent article ne décrit donc que de manière générique les données à caractère personnel susceptibles d'être traitées via la Plateforme. Pour plus d'informations sur les activités de traitement spécifiques, nous vous recommandons de contacter directement le client de Billit qui vous a autorisé à utiliser la Plateforme. Le client de Billit concerné est tenu de vous informer plus en détail des activités de traitement qu'il effectue via la Plateforme.

Billit peut traiter vos données à caractère personnel en tant que sous-traitant aux fins suivantes :

Pour plus d'informations sur la durée de conservation spécifique, vous pouvez toujours nous contacter par e-mail à l'adresse : dpo@billit.eu.

En ce qui concerne les activités de traitement ci-dessus, nous traitons vos données à caractère personnel sur la base juridique déterminée par l'organisation qui a autorisé votre utilisation de notre Plateforme et pour le compte de laquelle vous utilisez la Plateforme, notamment pour nous permettre de remplir nos obligations contractuelles au titre du contrat de licence commerciale conclu avec ladite organisation. La base juridique applicable est déterminée par votre organisation. Si vous souhaitez plus d'informations sur les bases juridiques du traitement, nous vous recommandons de contacter directement votre organisation qui, en tant que responsable du traitement, est tenue d'inclure ces bases juridiques dans sa propre déclaration de confidentialité.

5. Données à caractère personnel de tiers

Lorsque vous partagez avec nous des données à caractère personnel de tiers, vous garantissez avoir informé ces tiers et obtenu leur consentement, ou disposer d'une autre base juridique pour partager avec nous les données à caractère personnel de ces tiers.

6. Cookies

Notre Plateforme utilise des cookies et des technologies similaires. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre déclaration relative aux cookies sur notre Plateforme.

7. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Pour réaliser les finalités décrites ci-dessus à l'article 4, il est parfois nécessaire que nous partagions vos données à caractère personnel avec les tiers suivants :

• Prestataires de services (responsables de l'hébergement de notre Plateforme, de notre infrastructure et de notre sécurité informatiques, des services de paiement, des fournisseurs de services d'e-mail et de communication, etc.) ;
• Autres utilisateurs de la Plateforme avec lesquels vous souhaitez vous connecter ;
• Nos conseillers professionnels (tels que avocats, comptables, assureurs et auditeurs) ;
• Consultants, indépendants, prestataires de services indépendants et autres sous-traitants généralement engagés par Billit pour fournir des services à Billit en lien avec sa Plateforme ;
• Autorités de contrôle (à la demande de l'entité concernée) ;
• Entités affiliées ; et/ou
• Tiers auxquels nous souhaitons vendre, céder ou avec lesquels nous souhaitons fusionner (une partie de) nos actions, activités ou actifs.

Une liste plus détaillée des sous-traitants ultérieurs engagés est disponible sur https://www.billit.eu/en-int/subprocessors/ (telle que mise à jour de temps à autre).

Sur demande, nous vous informerons dans les meilleurs délais des tiers avec lesquels vos données à caractère personnel ont été partagées en vous fournissant une liste plus détaillée.

En outre, nous pouvons divulguer vos données à caractère personnel si la loi l'exige, ou si nous estimons de bonne foi qu'une telle divulgation est nécessaire dans le cadre d'un litige ou pour protéger nos droits.

Nos sous-traitants et sous-traitants ultérieurs agissent toujours sous notre responsabilité. Si nous faisons appel à des sous-traitants ultérieurs, cela se fera toujours conformément à un contrat de sous-traitance répondant aux exigences de la Législation applicable en matière de protection des données et protégeant au mieux vos données à caractère personnel. Si nous partageons vos données à caractère personnel comme décrit ci-dessus, nous mettrons en place des garanties appropriées pour en protéger l'intégrité et la confidentialité.

Vos données à caractère personnel ne seront communiquées aux sous-traitants (ultérieurs), employés et autres tiers que selon le principe du besoin d'en connaître, dans la mesure nécessaire à l'exécution de leurs services.

8. Transferts internationaux vers des pays situés en dehors de l'Espace économique européen

En principe, nous ne transférons pas vos données à caractère personnel vers des pays tiers situés en dehors de l'Espace économique européen (« EEE »), sauf si vous vous trouvez en dehors de l'EEE et consultez notre Plateforme en dehors de l'EEE. Nous pouvons également transférer vos données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l'EEE via nos sous-traitants ou sous-traitants ultérieurs. Dans ce cas, nous ne transférerons vos données à caractère personnel en dehors de l'EEE que dans le respect de la Législation applicable en matière de protection des données et sous réserve de garanties appropriées.

Veuillez nous contacter si vous souhaitez plus d'informations sur les mécanismes spécifiques que nous utilisons pour le transfert de données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l'EEE.

9. Conservation des données à caractère personnel

Nous ne conservons les données à caractère personnel que pendant la durée raisonnablement nécessaire à la réalisation des finalités et conformément aux durées de conservation fixées à l'article 4 de la présente déclaration de confidentialité, y compris pour nous conformer à nos obligations légales, réglementaires, fiscales, comptables ou de reporting. Nous pouvons conserver les données à caractère personnel plus longtemps en cas de réclamation ou si nous estimons raisonnablement qu'un litige est susceptible de survenir concernant notre relation.

Par la suite, les données à caractère personnel peuvent encore être présentes dans nos sauvegardes ou archives, mais elles ne seront plus activement traitées dans un fichier. Ces sauvegardes ou archives sont supprimées conformément à notre politique de sauvegarde et d'archivage.

Les durées de conservation applicables figurent dans le tableau de l'article 4.

10. Sécurité des données à caractère personnel

Nous avons mis en œuvre des mesures, sauvegardes et garanties techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel conformément à la Législation applicable en matière de protection des données, en particulier pour protéger vos données à caractère personnel contre la perte, l'utilisation abusive ou la modification ou destruction non autorisée.

Si vous souhaitez plus d'informations sur les mesures spécifiques que nous avons mises en œuvre, veuillez nous contacter en envoyant un e-mail à : dpo@billit.eu.

Malgré les mesures que nous prenons, vous devez être conscient que l'envoi de données à caractère personnel via Internet comporte toujours des risques. La sécurité et la protection de vos données à caractère personnel ne peuvent jamais être entièrement garanties, et nous ne pouvons pas non plus garantir que des tiers non autorisés ne parviendront jamais à contourner ces mesures ou à utiliser vos données à caractère personnel à des fins illégitimes.

11. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Dans les limites de la Législation applicable en matière de protection des données, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès et d'information : vous avez le droit d'obtenir de notre part la confirmation que vos données à caractère personnel sont ou ne sont pas traitées, d'accéder aux données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et d'en demander une copie.
• Droit de rectification : si vous constatez que nous traitons des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes vous concernant, vous avez le droit d'en demander la rectification ou le complément.
• Droit à l'effacement (ou « droit à l'oubli ») : dans certains cas, vous avez le droit d'obtenir l'effacement de vos données à caractère personnel (par ex. si vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles nous les avons collectées).
• Droit d'opposition : dans certains cas, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel.
• Droit à la limitation du traitement : dans certains cas, vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel (par ex. pendant que nous vérifions l'exactitude de vos données à caractère personnel et les modifions si nécessaire).
• Droit à la portabilité des données : dans certains cas, vous avez le droit d'obtenir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre (ou de les faire transmettre) à un autre responsable du traitement.

L'exercice de vos droits est en principe gratuit. Ce n'est qu'en cas de demandes abusives ou répétées que nous nous réservons le droit de facturer des frais administratifs raisonnables ou de rejeter votre demande. Nous vous informons toujours du montant avant de le facturer.

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à l'adresse : dpo@billit.eu.

Afin de vous aider le plus efficacement possible, nous vous demandons toujours de préciser le droit que vous souhaitez exercer et de décrire votre demande aussi clairement que possible. Veuillez noter que, dans certains cas, nous vous demanderons des informations supplémentaires afin de nous assurer que nous communiquons les informations à la bonne personne.

Si vous nous contactez pour exercer vos droits, nous vous répondrons dans un délai d'un mois. Exceptionnellement, ce délai peut être prolongé (jusqu'à un maximum de (3) trois mois), mais nous vous en communiquerons les raisons dans un délai d'un mois.

12. Votre droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Si vous estimez que notre traitement de vos données à caractère personnel n'est pas conforme à la Législation applicable en matière de protection des données, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, en particulier dans l'État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation présumée de la Législation applicable en matière de protection des données aurait été commise.

En Belgique, l'Autorité de protection des données est l'autorité de contrôle compétente :

www.autoriteprotectiondonnees.be

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique

+32 (0)2 274 48 00

contact@apd-gba.be.

Toutefois, nous apprécierions avoir l'occasion de répondre à vos préoccupations avant que vous ne contactiez l'Autorité de protection des données. Nous vous invitons donc à nous contacter d'abord à l'adresse dpo@billit.eu.

13. Liens vers des tiers

Notre Plateforme peut contenir des liens vers des applications et sites web de tiers. Si vous êtes redirigé vers un autre site web, une autre plateforme ou une autre application via notre Plateforme, d'autres conditions générales, déclarations de confidentialité et relatives aux cookies peuvent s'appliquer. Billit n'est pas responsable du contenu de ces applications et sites web ni des normes et pratiques de ces tiers en matière de protection de la vie privée. Nous vous recommandons de lire les déclarations de confidentialité et relatives aux cookies de ces tiers avant d'accepter leurs cookies et de visiter leurs applications et/ou sites web, afin de vous assurer que vos données à caractère personnel sont adéquatement protégées.

14. Responsabilité

Si nous avons légalement transféré vos données à caractère personnel à un tiers (qui n'est pas l'un de nos sous-traitants (ultérieurs)), nous ne sommes pas responsables de tout traitement ou utilisation illicite par ce tiers.

En tout état de cause, Billit n'est responsable des dommages causés par le traitement de données à caractère personnel que si elle n'a pas respecté les obligations spécifiques de la Législation applicable en matière de protection des données. Billit ne sera en aucun cas responsable des dommages ou pertes spéciaux, accessoires, indirects ou consécutifs.

Dans toute la mesure permise par le droit applicable, la responsabilité de Billit au titre de la présente politique de confidentialité est limitée aux montants effectivement versés au titre de son assurance responsabilité professionnelle pour l'événement à l'origine du dommage.

Vous acceptez, dans toute la mesure permise par le droit applicable, de ne pas tenir les administrateurs, contractants, sous-traitants, représentants, préposés, employés et autres mandataires de Billit personnellement ou directement responsables pour ou en lien avec l'utilisation de la Plateforme ou des services connexes. À cet égard, vous renoncez à toute action extracontractuelle à l'encontre des personnes susmentionnées. Toute action (en responsabilité) pour ou en lien avec l'exécution des services, votre utilisation de la Plateforme ou le traitement de vos données à caractère personnel (y compris toute action en responsabilité extracontractuelle) ne peut être intentée qu'à l'encontre de Billit.

15. Modifications de la présente déclaration de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente déclaration de confidentialité à tout moment. Toute modification que nous apportons sera annoncée sur notre Plateforme (par ex. via une « pop-up »). La date de la version la plus récente est indiquée en haut de la présente déclaration de confidentialité. Veuillez consulter régulièrement la présente déclaration afin de prendre connaissance des éventuelles modifications susceptibles de vous concerner.

Les versions modifiées de la présente déclaration de confidentialité entrent en vigueur quatorze (14) jours calendrier après leur publication sur la Plateforme et seront, si nécessaire, toujours soumises à approbation. Si des modifications sont requises pour se conformer à une obligation légale, ces modifications prennent effet immédiatement.

16. Droit applicable et juridiction compétente

La présente déclaration de confidentialité est régie, interprétée et appliquée conformément au droit belge.

Les tribunaux d'Anvers, division Anvers, sont exclusivement compétents pour connaître de tout litige pouvant découler de l'interprétation ou de l'exécution de la présente déclaration de confidentialité, sans préjudice du droit du consommateur de porter un litige devant un tribunal compétent sur la base d'une disposition légale impérative.