Si vous souhaitez envoyer des factures à l'administration ou à une institution publique au Luxembourg, vous devrez utiliser la facturation électronique.
Découvrez ci-dessous comment envoyer des factures électroniques et lancez-vous en suivant quelques étapes simples.
L’ensemble des pouvoirs publics et des pouvoirs adjudicateurs luxembourgeois doivent être en mesure de recevoir des factures numériques. Depuis le 18 mars 2023, les fournisseurs doivent également pouvoir envoyer des factures électroniques structurées (Peppol BIS v3 Billing).
La facturation électronique entre entreprises n'est pas encore obligatoire. Mais son adoption est fortement encouragée.
Il existe plusieurs façons d’envoyer une facture électronique aux autorités ou à une entreprise privée luxembourgeoises. Choisissez ci-dessous l’option qui vous correspond.
Il existe trois options pour transmettre légalement des factures numériques aux autorités luxembourgeoises :
La sécurité et la fiabilité des fournisseurs de services Peppol sont garanties par le Ministère de la Numérisation luxembourgeois, qui officie en qualité d’autorité responsable de Peppol.
La facturation électronique n'est pas encore obligatoire pour les transactions B2B au Luxembourg, mais elle est vivement recommandée.
Le passage à l’e-facturation présente déjà de nombreux avantages. Cette méthode est plus sûre, plus rapide et moins coûteuse que les factures papier.
Pour envoyer des factures à une entreprise établie au Luxembourg, vous pouvez utiliser Peppol. Ce réseau est adapté à toutes les entreprises, du petit entrepreneur à la grande multinationale. Quelques minutes suffisent pour vous enregistrer auprès d'un point d’accès certifié Peppol et envoyer votre première facture.
Peppol est un réseau ouvert et sécurisé qui présente de nombreux avantages :
L’identité de chaque membre connecté au réseau est vérifiée, ce qui vous garantit que les factures que vous recevez sont toujours authentiques. Vous évitez ainsi toute fraude à la facture.
Les factures que vous envoyez via le réseau étant entièrement numériques, cela vous permet de les traiter automatiquement dans votre logiciel de facturation.
Les factures électroniques au format UBL sont lues automatiquement. Vous évitez donc les erreurs humaines lors du traitement.
En associant Billit à votre numéro de compte, vous bénéficierez d'un rapprochement automatique des factures entrantes et sortantes. Vous disposerez ainsi d’une meilleure vue d’ensemble de la situation financière de votre entreprise.
Peppol est rapide : votre facture est reçue par le destinataire dans les 10 minutes qui suivent l’envoi. Si l'on ajoute à cela le traitement automatique, vous gagnez un temps précieux.
Peppol est un réseau ouvert grâce auquel vous pouvez envoyer et recevoir des documents d’entreprise, comme des factures, en toute sécurité. Il a été conçu pour simplifier le processus purchase-to-pay entre les pouvoirs publics et les fournisseurs. Développé par la Commission européenne, Peppol est en passe de devenir une norme mondiale.
Il existe de nombreux identifiants permettant d’envoyer des factures électroniques via Peppol. Découvrez les différentes options ci-dessous.
| Type | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Numéro RPM | Désigne le numéro d'identité du répertoire des personnes morales. Il se compose de 11 chiffres et constitue une sorte de numéro d'entreprise légal. | 12345678910 |
| Numéro (d’identification à la) TVA ou numéro ID TVA. | Numéro d’identification unique pour les entrepreneurs assujettis à la TVA. Il doit figurer sur toutes les factures adressées aux clients. Le numéro de TVA luxembourgeois commence par LU, suivi de 8 chiffres. | LU10061242 |
| GLN | Soit Global Location Number. Cet identifiant est utilisé par les entreprises pour identifier leurs sites, comme les entités juridiques, les fonctions et les emplacements physiques ou numériques. Vous pouvez demander un numéro GLN à GS1. | 5488888010598 |
| DUNS | Le D-U-N-S - ou Data Universal Numbering System - est un code à 9 chiffres permettant d’identifier une société ou une entité commerciale. Il s’agit d'un numéro unique dans le monde. | 123456789 |
| RCS (Registre de commerce et des sociétés) | Toute nouvelle société au Luxembourg doit s'inscrire au RCS. Ce registre public est accessible à toute personne souhaitant obtenir davantage d'informations sur une entreprise, telles que la forme juridique, les administrateurs et les comptes annuels. | B94657 |
Vous pouvez envoyer des factures sur lesquelles figurent uniquement un numéro RPM ou un numéro de TVA.
Si vous avez plusieurs numéros et que vous souhaitez les classer par ordre de priorité, vous devez d'abord ajouter ces numéros à votre fiche client.
Dès que vous aurez ajouté plus d'un identifiant, vous verrez apparaître un nouvel onglet de facturation électronique dans la fiche client. Cliquez dessus pour afficher une liste d’identifiants. Choisissez le numéro auquel vous souhaitez donner la priorité et confirmez.
Comment envoyer des factures électroniques au Luxembourg ?
Pour envoyer une facture via Peppol, il vous suffira de vous enregistrer auprès d'un point d'accès Peppol officiel.
Suivez les étapes ci-dessous pour vous enregistrer auprès du point d’accès Billit et envoyer votre première facture.
Créez un compte Billit
Créez un client
Créez et envoyez une facture