Configurer BillSync sur le PC ou le serveur

Comment lier mon logiciel de comptabilité via BillSync ?

⚠️ Important : Cet article concerne l’intégration BillSync via le portail pour comptables.
Vous êtes comptable interne sans accès au portail pour comptables ? Contactez-nous via le bouton d’aide sur la plateforme.

Qu’est-ce que BillSync ?

BillSync est une application Windows à installer sur un PC ou un serveur. Elle permet la synchronisation automatique entre Billit et votre logiciel de comptabilité. Avec BillSync, vous pouvez :

Télécharger automatiquement des fichiers UBL, CODA et d'autres documents (rapports, fichiers) dans des dossiers locaux.
Renvoyer automatiquement des données supplémentaires vers Billit pour Expert/M et Adsolut, comme les clients, les fournisseurs, les comptes généraux et les détails de comptabilisation (liaison bidirectionnelle).

Important pour l’installation :

Vous effectuez l’installation vous-même ou vous la confiez à un partenaire informatique ?
Assurez-vous alors de ce qui suit :

Créez un utilisateur (temporaire) via Paramètres > Utilisateurs dans le portail pour comptables pour la personne qui effectuera l’installation.
Veillez à avoir un accès administrateur (droits d’administrateur) au PC ou serveur pour pouvoir installer le logiciel.

Étape 1 : Connecter BillSync à Billit

BillSync doit être associé une seule fois à votre compte comptable Billit. Aucune clé API n’est nécessaire : l’association se fait via votre navigateur.

Ouvrez la fenêtre BillSync via le raccourci du bureau ou via menu Démarrer > Billit > BillSync.
Vérifiez que le statut du service est « Running ». Sinon, cliquez sur « Start ».
Cliquez sur « Connect with Billit ». Votre navigateur ouvre la plateforme Billit.
Connectez-vous avec votre compte Billit.
Sélectionnez le(s) profil(s) comptable(s) à connecter et cliquez sur « Connecter ».
Revenez à la fenêtre BillSync et vérifiez que la connexion Billit affiche « Active ».

Remarque : le lien d’association ouvert dans le navigateur est valable 24 heures. S’il a expiré, cliquez à nouveau sur « Connect with Billit ».

Étape 2 : Définir les dossiers de téléchargement

Après la connexion, indiquez à BillSync où placer les fichiers. Tant que ce n’est pas fait, rien n’est téléchargé.

Dans la fenêtre BillSync, cliquez sur « Open configuration ».
Sélectionnez l’onglet du profil comptable à configurer.
Dans « Document folder », saisissez le dossier (ou parcourez jusqu’à celui-ci) où BillSync doit placer les documents.
Définissez éventuellement un « CODA folder » séparé pour les transactions financières (fichiers CODA).
Si les dossiers se trouvent sur un partage réseau protégé, renseignez « Username » et « Password » sous « Network drive authentication ».
Cliquez sur « Save ».

Remarque : le champ du chemin reste orange tant que le dossier n’existe pas et devient blanc dès qu’il existe. Les chemins sur des lecteurs réseau mappés (p. ex. Z:\) sont automatiquement convertis en chemin UNC (\\serveur\partage\...), affiché à côté du champ.

Remarque : au lieu de remplir les champs « Username » et « Password », vous pouvez aussi définir un utilisateur de service sur le service BillSyncService lui-même : Services > BillSyncService > Propriétés > Ouvrir une session > Ce compte. Renseignez les identifiants, puis redémarrez le service.

Structure de dossiers résultante

Pour chaque dossier client, BillSync crée un répertoire sous le Document folder :

<Document folder>\<Nom de la société>-<Numéro de TVA>\<Sous-dossier par type de document>

Les sous-dossiers par défaut sont Sale, Purchase, Documents, Financial transaction et Reports. Leur langue suit le paramètre « Langue de la structure de dossiers » dans la plateforme (p. ex. Vente/Achat en français). Vous pouvez personnaliser les noms des sous-dossiers par dossier client dans la plateforme (voir Paramètres BillSync dans la plateforme Billit).

Articles d’aide