Hilfeartikel

Schritt 1: BillSync mit Billit verbinden

BillSync muss einmalig mit Ihrem Billit-Buchhalterkonto gekoppelt werden. Sie benötigen keine API-Schlüssel: Die Kopplung erfolgt über Ihren Browser.

1. Öffnen Sie das BillSync-Fenster über die Desktopverknüpfung oder über Startmenü > Billit > BillSync.
2. Prüfen Sie, ob der Dienststatus „Running“ ist. Falls nicht, klicken Sie auf „Start“.
3. Klicken Sie auf „Connect with Billit“. Ihr Browser öffnet die Billit-Plattform.
4. Melden Sie sich mit Ihrem Billit-Konto an.
5. Wählen Sie die zu verbindenden Buchhaltungsprofile aus und klicken Sie auf „Verbinden“.
6. Kehren Sie zum BillSync-Fenster zurück und prüfen Sie, ob die Billit-Verbindung „Active“ anzeigt.

Hinweis: Der Kopplungslink im Browser ist 24 Stunden gültig. Ist er abgelaufen, klicken Sie erneut auf „Connect with Billit“.

Schritt 2: Die Download-Ordner festlegen

Legen Sie nach dem Verbinden fest, wo BillSync die Dateien ablegen soll. Solange dies nicht eingestellt ist, wird nichts heruntergeladen.

1. Klicken Sie im BillSync-Fenster auf „Open configuration“.
2. Wählen Sie die Registerkarte des Buchhalterprofils, das Sie konfigurieren möchten.
3. Geben Sie bei „Document folder“ den Ordner an (eingeben oder durchsuchen), in dem BillSync die Dokumente ablegen soll.
4. Legen Sie optional einen separaten „CODA folder“ für Finanztransaktionen (CODA-Dateien) fest.
5. Liegen die Ordner auf einer geschützten Netzwerkfreigabe, tragen Sie „Username“ und „Password“ unter „Network drive authentication“ ein.
6. Klicken Sie auf „Save“.

Hinweis: Das Pfadfeld ist orange, solange der Ordner nicht existiert, und weiß, sobald er existiert. Pfade auf verbundenen Netzlaufwerken (z. B. Z:\) werden automatisch in ihren UNC-Pfad (\\server\freigabe\...) umgewandelt, der neben dem Feld angezeigt wird.

Hinweis: Statt die Felder „Username“ und „Password“ auszufüllen, können Sie auch direkt am BillSyncService einen Dienstbenutzer festlegen: Dienste > BillSyncService > Eigenschaften > Anmelden > Dieses Konto. Tragen Sie die Anmeldedaten ein und starten Sie den Dienst neu.

Resultierende Ordnerstruktur

Für jede Mandantenakte legt BillSync einen Ordner unterhalb des Document folder an:

<Document folder>\<Firmenname>-<USt-IdNr.>\<Unterordner pro Dokumenttyp>

Die Standardunterordner sind Sale, Purchase, Documents, Financial transaction und Reports. Ihre Sprache folgt der Einstellung „Sprache der Ordnerstruktur“ in der Plattform (z. B. Verkoop/Aankoop auf Niederländisch). Sie können die Unterordnernamen pro Mandantenakte in der Plattform anpassen (siehe BillSync-Einstellungen in der Billit-Plattform).