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Comment lier mon logiciel de comptabilité via BillSync ?

Attention : Cet article concerne l’intégration BillSync via le portail d’expert-comptable. Vous êtes comptable interne sans accès au portail d’expert-comptable ? Contactez-nous via le bouton Aide de la plateforme.

Qu’est-ce que BillSync ?

BillSync est un service Windows que vous installez sur un PC ou un serveur. Elle assure la synchronisation automatique entre Billit et votre logiciel de comptabilité. Avec BillSync, vous pouvez :

  • Télécharger automatiquement des fichiers UBL, CODA et d’autres fichiers (comme des rapports ou des documents) dans des dossiers locaux.
  • Pour Expert/M et Adsolut, renvoyer des données supplémentaires vers Billit, comme les clients, les fournisseurs, les comptes généraux et les détails de comptabilisation (liaison bidirectionnelle).

Important pour la personne qui installe BillSync :

Vous installez BillSync vous-même ou vous confiez l’installation à un partenaire informatique ?
Veillez alors aux points suivants :

  1. Créez un utilisateur (temporaire) via Paramètres > Utilisateurs dans le portail d’expert-comptable pour la personne qui effectuera l’installation.
  2. Prévoyez un accès au PC ou au serveur avec des droits d’administrateur pour pouvoir installer des logiciels.
  • Configurer BillSync sur le PC ou le serveur
    Down

    Étape 1 : Connecter BillSync à Billit

    BillSync doit être associé une seule fois à votre compte comptable Billit. Aucune clé API n’est nécessaire : l’association se fait via votre navigateur.

    1. Ouvrez la fenêtre BillSync via le raccourci du bureau ou via le menu Démarrer > Billit > BillSync.
    2. Vérifiez que le statut du service est 'Running'. Sinon, cliquez sur 'Start'.
    3. Cliquez sur 'Connect with Billit'. Votre navigateur ouvre la plateforme Billit.
    4. Connectez-vous avec votre compte Billit.
    5. Sélectionnez le(s) profil(s) comptable(s) à connecter et cliquez sur 'Connecter'.
    6. Revenez à la fenêtre BillSync et vérifiez que la connexion Billit affiche 'Active'.

    Attention : Le lien d’association ouvert dans le navigateur est valable 24 heures. S’il a expiré, cliquez à nouveau sur 'Connect with Billit'.

    Étape 2 : Définir les dossiers de téléchargement

    Après la connexion, indiquez à BillSync où placer les fichiers. Tant que ce n’est pas fait, rien n’est téléchargé.

    1. Dans la fenêtre BillSync, cliquez sur 'Open configuration'.
    2. Sélectionnez l’onglet du profil comptable à configurer.
    3. Dans 'Document folder', saisissez le dossier (ou parcourez jusqu’à celui-ci) où BillSync doit placer les documents.
    4. Définissez éventuellement un 'CODA folder' séparé pour les transactions financières (fichiers CODA).
    5. Si les dossiers se trouvent sur un partage réseau protégé, renseignez 'Username' et 'Password' sous 'Network drive authentication'.
    6. Cliquez sur 'Save'.

    Attention : Le champ du chemin reste orange tant que le dossier n’existe pas et devient blanc dès qu’il existe. Les chemins sur des lecteurs réseau mappés (p. ex. Z:\) sont automatiquement convertis en chemin UNC (\\serveur\partage\...), affiché à côté du champ.

    Attention : Au lieu de remplir les champs 'Username' et 'Password', vous pouvez aussi définir un utilisateur de service sur le service BillSyncService lui-même : Services > BillSyncService > Propriétés > Ouvrir une session > Ce compte. Renseignez les identifiants, puis redémarrez le service.

    Structure de dossiers résultante

    Pour chaque dossier client, BillSync crée un répertoire sous le Document folder :

    <Document folder>\<Nom de la société>-<Numéro de TVA>\<Sous-dossier par type de document>

    Les sous-dossiers par défaut sont Sale, Purchase, Documents, Financial transaction et Reports. Leur langue suit le paramètre 'Langue de la structure de dossiers' dans la plateforme (p. ex. Vente/Achat en français). Vous pouvez personnaliser les noms des sous-dossiers par dossier client dans la plateforme (voir Paramètres BillSync dans la plateforme Billit).
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