Peppol : quelle est la différence entre un evidence file et un avis IMR ?

Un concept qui n’est pas neuf

Les accusés de réception (ou return receipts) existent depuis longtemps dans le domaine de la communication numérique. Des systèmes similaires existent également dans la communication papier classique. Par exemple, vous recevez un accusé de réception papier chaque fois que vous déposez un recommandé au bureau de poste. Vous pouvez ainsi démontrer quand vous avez envoyé votre recommandé. Certes, un tel document ne vous dit pas si votre destinataire a effectivement lu votre courrier, mais vous disposez d’une preuve que vous avez déposé le courrier au bureau de poste et que vous avez donc fait le nécessaire pour envoyer correctement le recommandé.

Evidence file : confirmation d’envoi

Un evidence file (fichier de preuve, également appelé « proof-of-delivery message ») remplit exactement la même fonction lors de l’envoi de documents sur le réseau Peppol. Il vous fournit donc la preuve que votre facture a été envoyée dans les règles et que vous avez fait le nécessaire pour transmettre votre facture à votre client. Normalement, vous le recevrez quelques secondes après l’envoi de votre document via Peppol.

Il convient cependant de savoir que l'evidence file n'apporte pas la preuve de l'acheminement de votre document jusqu'à son destinataire. En effet, vous le recevez dès que votre document arrive au point d'accès Peppol de votre destinataire. Un problème technique peut donc toujours survenir au moment de l’envoi du document de ce point d'accès vers le logiciel de facturation de votre destinataire. Mais dans ce cas, votre responsabilité n’est plus engagée : c’est le fournisseur de services Peppol de votre destinataire qui est en cause.

Messages IMR : le client réagit.

L'evidence file constitue donc un message purement technique concernant l’envoi de votre document. Il ne vous dit pas si votre client a effectivement traité la facture. Pour le savoir, le réseau Peppol prévoit un autre type de messages : les avis de statut.

Leur désignation officielle est « Invoice Message Response », ou IMR (on trouve parfois la version abrégée « Invoice Response »). En envoyant un IMR, le destinataire donne un feed-back détaillé sur votre facture sous la forme d’un statut. C’est donc le client qui déclenche l’envoi de cet avis en effectuant certaines actions dans son logiciel de facturation.

Les avis IMR peuvent communiquer les statuts suivants :

·        Reçu (message acknowledgement - AB)

·        En traitement (in process – IP)

·        Accepté (accepted – AP)

·        Rejeté (rejected – RE), avec le motif du rejet, par exemple : numéro de commande incorrect

·        Informations supplémentaires nécessaires (under query - UQ)

·        Accepté sous conditions (conditionally accepted - CA)

·        Payé (paid – PD)

Evidence files et avis IMR dans Billit

Billit est compatible à la fois avec les evidence files et les avis IMR (sauf UQ et CA). Vous trouverez ces notifications dans les Messages qui s’affichent sous chaque facture de vente que vous avez envoyée via Peppol. Vous verrez donc immédiatement si votre facture a été correctement envoyée et si votre client est déjà en train de la traiter.

Dans le cas des factures d’achat, Billit envoie automatiquement l'avis de statut correspondant aux actions que vous entreprenez (par exemple quand vous indiquez que la facture est « Payée »). Vous n’avez donc rien à faire de plus dans Billit, à condition que l'expéditeur de la facture ait publié la réception de ces avis de statut dans le carnet d'adresses de Peppol.

Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans notre article d’aide consacré aux factures.