Unser elektronisches Archiv nutzt eine spezielle XML-Struktur, in der die Daten in „Informationspakete“ unterteilt werden, die als Container für ein oder mehrere Objekte wie elektronische Rechnungen oder die zugehörigen Metadaten dienen. Wir speichern Rechnungen stets im UBL- und PDF-Format.

Auch alle nötigen Metadaten der elektronischen Rechnungen und sonstigen Dokumente werden sorgfältig elektronisch archiviert. 

Um Informationen im elektronischen Archiv einfach wieder auffinden zu können, haben wir eine robuste und intelligente Suchfunktion implementiert. Die Nutzer können Informationen anhand von Kriterien wie Firma, Umsatzsteuernummer, Steuernummer, Datum und anderen relevanten Angaben suchen und herunterladen.

Billit betreibt seine nach ISO 9001, ISO 27001 und NEN 7510 zertifizierten Server in der EU. Die Server sind den nationalen Steuerbehörden gemeldet und entsprechen allen relevanten technischen und steuerlichen Vorschriften (z. B. den Vorschriften der italienischen Steuerbehörden für das SDI-Netzwerk).

Wir sind rechtlich verpflichtet, den Steuerbehörden auf Anfrage vollständigen Online-Zugriff zu gewähren. Auch können wir aufgrund rechtlicher Pflichten oder um eigene Rechte auszuüben, zu sichern oder zu verteidigen, Daten an Regulierungsbehörden, Justiz- und sonstige Behörden, Gerichte und andere relevante Parteien weitergeben.

Unsere Dokumente sind speziell darauf ausgelegt, problemlos ausgedruckt und ohne unnötige Verzögerungen in beliebige Geräte importiert werden zu können. Billit-Nutzer können ihre Dokumente jederzeit (als PDF und XML) herunterladen.

In vielen Ländern muss die elektronische Archivierung innerhalb von drei Monaten ab dem Ende der Zahlungsfrist einer Rechnung abgeschlossen sein, dies wird anhand eines Zeitstempels verifiziert, mit dem das jeweilige E-Archivpaket gekennzeichnet wird. Bei Billit erfolgt die Archivierung sofort, die archivierten Daten stehen dem Nutzer sofort auf der Plattform zur Verfügung.