Nous veillons à ce que nos archives électroniques suivent une structure .XML spécifique divisée en « paquets d'informations » qui servent de conteneurs pour stocker un ou plusieurs objets, tels que des factures électroniques, ou les métadonnées qui s'y rapportent. Chez Billit, toutes les factures sont stockées au format UBL + PDF.

Toutes les métadonnées nécessaires liées aux documents (les factures électroniques, par exemple) sont méticuleusement archivées.

Pour faciliter la recherche d'informations dans les archives électroniques, nous avons mis en place une fonction de recherche puissante. Les utilisateurs peuvent facilement télécharger des données sur la base de critères tels que le nom de l'entreprise, le numéro de TVA, le code fiscal, la date ou d'autres informations pertinentes. Billit offre des possibilités de recherche avancées.

Billit fonctionne sur des serveurs européens certifiés ISO 9001, ISO 27001 et NEN 7510. Ces serveurs sont enregistrés auprès des autorités fiscales locales et se conforment à la législation technique et fiscale locale si nécessaire (par exemple les autorités fiscales italiennes pour le réseau SDI).

Nous fournissons un accès en ligne complet aux autorités fiscales qui le demandent lorsque cette mesure est nécessaire pour respecter la législation et la réglementation en vigueur. Nous pouvons partager des données avec des instances de régulation, des organismes chargés de l'application de la loi, des agences gouvernementales, des tribunaux ou d'autres parties tierces concernées lorsque cette mesure est nécessaire pour respecter la législation ou la réglementation en vigueur ou pour exercer, établir ou défendre nos droits légaux lorsque cela est possible et approprié.

Nos documents sont conçus pour être faciles à imprimer et portables sur n'importe quel appareil informatique, sans retards inutiles. Chez Billit, nous permettons à nos utilisateurs de télécharger leurs documents (PDF et XML) quand ils en ont besoin.

La plupart des autorités exigent que le processus d'archivage électronique soit achevé dans un délai de trois mois à compter de la date limite de la déclaration concernée, avec apposition d’un poinçon d'horodatage sur le paquet d'archivage électronique. Billit finalise le processus immédiatement et les données sont directement disponibles sur la plateforme pour l'utilisateur.