Als ondernemer heb je natuurlijk graag dat de facturen voor jouw producten of diensten tijdig betaald worden. Maar wat als dat niet gebeurt? Dan kan je een betalingsherinnering sturen. In deze blog vertellen we je wanneer je dat het best doet, wat je precies in die herinnering zet en of je al dan niet extra kosten mag aanrekenen.
Een betalingsherinnering is een bericht dat je naar je klant stuurt met het verzoek om een achterstallige factuur alsnog te betalen. Een ander woord voor een betalingsherinnering is een aanmaning of kortweg een herinnering.
Kort nadat de betalingstermijn van een factuur verlopen is, kan je al een eerste herinnering sturen. De betalingstermijn die jij hanteert, moet je in principe vermelden in je algemene verkoopsvoorwaarden. Vermeld je die niet, dan geldt er sinds februari 2022 tussen bedrijven standaard een betalingstermijn van 30 kalenderdagen. De termijn die je hanteert mag in elk geval nooit langer zijn dan 60 kalenderdagen.
Reageert je klant niet op die eerste betalingsherinnering? Dan kan je nog een tweede, derde of ten slotte een laatste herinnering sturen. In dat geval neem je best ook telefonisch contact op met je klant om tot een oplossing te komen. Misschien heeft hij je factuur en herinnering(en) niet goed ontvangen of is er een andere reden voor de niet-betaling?
Tweede, derde of laatste herinneringen stuur je het best voor de volgende vervaldatum (zie hieronder) of voordat je verdere actie onderneemt. Reageert je klant ondanks alles niet op je betalingsherinneringen, dan kan je overwegen om andere stappen te zetten, zoals het inschakelen van een incassobureau.
Sinds september 2023 is het niet langer toegelaten om consumenten kosten aan te rekenen voor een eerste betalingsherinnering. Een eerste herinnering is dus gratis, tenzij het gaat om een overeenkomst over een regelmatige levering van goederen of diensten (bijvoorbeeld een abonnement). In dat geval hoef je dezelfde klant maximaal drie gratis herinneringen per jaar te sturen.
Na een eerste herinnering heeft je klant 14 kalenderdagen de tijd om je factuur te betalen. Bij een tweede of volgende herinnering kan je, onder bepaalde voorwaarden, wel een forfaitaire vergoeding en/of verwijlintresten aanrekenen. Voor zulke vergoedingen en intresten gelden wettelijk bepaalde maxima, naargelang het bedrag op de factuur.
Meer info hierover vind je op de site van de FOD Economie
Een formele betalingsherinnering verstuur je het best via hetzelfde kanaal als je oorspronkelijke factuur. Ging het om een factuur op papier, stuur dan een brief. Was het een e-mail, verstuur je herinnering dan ook per mail. Werk je al met gestructureerde elektronische facturen via Peppol? Dan kan je ook herinneringen via Peppol versturen.
Welk kanaal je ook gebruikt, check in elk geval of de contactgegevens van je klant zeker correct zijn. Zoals gezegd belet niets je om daarnaast ook eens telefonisch contact op te nemen om na te gaan waarom je klant nog niet betaald heeft.
De boodschap van je betalingsherinnering houd je het best zo beknopt en duidelijk mogelijk. Spoor je klant aan tot actie, maar doe dit op een vriendelijke toon. Verwijs zeker naar eerdere communicatie en voeg de oorspronkelijke factuur toe. Vermeld ook duidelijk wat de vervolgstappen zijn als je de betaling niet binnen de nieuwe termijn ontvangt.
Om de kans op een tijdige betaling te vergroten, bied je het best verschillende betalingsmogelijkheden aan, zoals betaling via een QR-code.
Lees ook:
Wist je dat je met Billit volledig automatisch betalingsherinneringen kan sturen? Als je je account met je bankrekening koppelt, dan controleert Billit zelf welke facturen al betaald zijn en welke nog niet. Wordt de betalingstermijn van een bepaalde factuur overschreden, dan stuurt het platform je klant volautomatisch een eerste herinnering.
Over de boodschap van die herinnering hoef je je niet druk te maken, want in Billit staat er standaard een passende tekst ingesteld. Wil je deze boodschap zelf nog aanpassen, dan kan dit makkelijk.
Standaard is in Billit de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen ingesteld, maar ook die kan je makkelijk aanpassen, voor al je klanten ineens of per klant.
Lees ook:
Hebben al je betalingsherinneringen tot niets geleid? Dan kan je overwegen om een incassobureau in te schakelen. Dat lijkt misschien een grote stap, maar niets is minder waar, want het kan makkelijk, vanuit Billit. Afhankelijk van je keuze, kan je Billit koppelen met de digitale deurwaarders Be Paid, Trivion of Unpaid. Eenmaal de koppeling gemaakt, kan je vervolgens in enkele muisklikken een dossier tegen een wanbetaler opstarten.
Lees ook:
Deel
Vanuit het basisprincipe ‘cash is king!’ is het innen van onbetaalde facturen een belangrijk aspect van zakendoen. Wel moet je dat op een ethisch verantwoorde manier aanpakken. Onthoud dat elke situatie uniek is en dat de beste aanpak kan variëren. In dit blogartikel geven we alvast enkele praktische richtlijnen om onbetaalde facturen correct te innen.
Lees meer
Voor een ondernemer brengt een nieuw jaar een (klein) beetje extra administratie met zich mee. In deze blog zetten we alle zaken op een rijtje waarop je moet letten.
Lees meer
Een hobby doe je vooral voor het plezier, maar soms brengt het ook geld in het laatje. Kan dat zomaar, of moet je dan meteen zelfstandige in bijberoep worden?
Lees meer
