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En tant qu'entrepreneur(se), vous voulez naturellement que les factures relatives à vos produits ou services soient payées dans les délais. Mais que faire si ce n'est pas le cas ? Vous pouvez alors envoyer un rappel de paiement. Ce blog vous expliquera quand le faire, les informations précises à reprendre dans le rappel et si vous pouvez éventuellement facturer des frais supplémentaires.
Un rappel de paiement est un courrier que vous envoyez à votre client pour lui demander de régler une facture impayée. Le terme « rappel » employé seul est synonyme de « rappel de paiement ».
Vous pouvez déjà envoyer un premier rappel peu après l'expiration du délai de paiement d'une facture. Le délai de paiement doit en principe figurer dans vos conditions générales de vente. Si vous ne le mentionnez pas, un délai de paiement de 30 jours calendrier s’applique par défaut entre entreprises depuis février 2022. Le délai appliqué ne pourra en aucun cas excéder 60 jours calendrier.
Votre client ne réagit pas à ce premier rappel de paiement ? Vous pouvez alors envoyer un deuxième, un troisième ou un dernier rappel. Dans ce cas, il sera également préférable de contacter votre client par téléphone pour trouver une solution. Il n'a peut-être pas reçu votre facture et votre (vos) rappel(s) ou il y a peut-être encore une autre raison...
Il est toujours préférable d'envoyer les deuxième, troisième et dernier rappels avant l’échéance suivante (voir ci-dessous) ou avant d’entreprendre des démarches supplémentaires. Si votre client ne réagit toujours pas à vos rappels, vous pourrez alors envisager d’autres mesures, comme le recours à un bureau de recouvrement.
Depuis septembre 2023, il n'est plus autorisé de facturer des frais aux particuliers pour un premier rappel de paiement. Un premier rappel est donc gratuit, sauf s'il s'agit d'un contrat portant sur la fourniture régulière de biens ou services (par exemple un abonnement). Dans ce cas, vous devez envoyer un maximum de trois rappels gratuits par an au même client.
Après un premier rappel, votre client disposera de 14 jours calendrier pour payer votre facture. En cas de deuxième rappel ou de rappel ultérieur, vous pourrez, sous certaines conditions, facturer des frais forfaitaires et/ou des intérêts de retard. Ces frais et intérêts sont soumis à des plafonds légaux en fonction du montant de la facture.
Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur le site du SPF Économie.
Il est toujours préférable d'envoyer un rappel de paiement formel par le même canal que la facture originale. S'il s'agissait d'une facture papier, envoyez une lettre. S'il s'agissait d'un e-mail, envoyez également votre rappel par e-mail. Vous travaillez déjà avec des factures électroniques structurées via Peppol ? Vous pouvez alors aussi envoyer vos rappels via Peppol.
Quel que soit le canal utilisé, assurez-vous systématiquement que les coordonnées de votre client sont correctes. Comme déjà indiqué, rien ne vous empêchera de le contacter par téléphone pour savoir pourquoi il n'a pas encore payé.
Le message de votre rappel de paiement doit être aussi clair et concis que possible. Incitez votre client à réagir, mais sur un ton courtois. Rappelez les communications précédentes et joignez la facture originale. Indiquez aussi clairement les étapes suivantes si vous ne recevez pas le paiement dans le nouveau délai.
Pour augmenter les chances de paiement dans les délais, proposez plusieurs options de paiement, comme le paiement par code QR.
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Savez-vous que Billit vous permet d'envoyer automatiquement des rappels de paiement ? Si vous reliez votre compte Billit à votre compte bancaire, Billit vérifiera les factures déjà payées et celles qui ne le sont pas encore. Si le délai de paiement d'une facture est dépassé, la plateforme enverra alors automatiquement un premier rappel à votre client.
Ne vous inquiétez du reste pas pour le message de ce rappel, Billit propose un texte type approprié. Et si vous souhaitez malgré tout modifier ce message, vous pourrez le faire très facilement.
Billit fixe par défaut le délai de paiement légal à 30 jours, mais vous pouvez facilement le modifier, pour tous vos clients en même temps ou par client.
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Vos rappels de paiement n'ont rien donné ? Vous pouvez alors envisager de faire appel à un bureau de recouvrement. Cela peut vous paraître fastidieux, mais rien n'est moins vrai car vous pourrez le faire sans aucune difficulté à partir de Billit. Selon votre choix, vous pourrez créer un lien entre Billit etdes huissiers de justice numériques Be Paid, Trivion ou Unpaid. Une fois le lien créé, quelques clics suffiront pour lancer un dossier contre un mauvais payeur.
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