Is e-facturatie via Peppol veilig?

Factuurfraude in het digitale tijdperk

Factuurfraude is zeker geen nieuw fenomeen. Mensen met kwade bedoelingen kunnen namelijk ook valse papieren facturen verzenden. Of ze kunnen bestaande papieren facturen onderscheppen en het rekeningnummer aanpassen, zodat de betaling bij hen terechtkomt. Een recentere variant hiervan is quishing, waarbij de QR-code voor de betaling overplakt of aangepast wordt.

Digitaal gebeurt net hetzelfde: oplichters kunnen valse pdf-facturen naar jou sturen of bestaande pdf-facturen aanpassen. E-mail, WhatsApp en sms zijn de favoriete speeltuinen van fraudeurs. Met bijlagen die op die manier verstuurd worden, is het altijd opletten geblazen.

Waarom e-facturatie via Peppol veilig is

Een betere beveiliging is een van de redenen waarom het Peppol-netwerk in het leven geroepen is. Peppol verzekert de veiligheid van je facturen op verschillende manieren:

• Bedrijven versturen e-facturen via een beveiligd netwerk van gecertificeerde toegangspunten (Access Points). De erkenning als Access Point door OpenPeppol verloopt volgens een bijzonder strenge procedure.
• Alleen gecontroleerde gebruikers kunnen deelnemen: elk bedrijf moet zich identificeren voor het op het Peppol-netwerk wordt geregistreerd.
• Documenten worden end-to-end versleuteld en kunnen niet zomaar onderschept of aangepast worden.
• Elke stap is traceerbaar: ontvangers kunnen altijd nagaan waar hun facturen (en andere documenten) vandaan komen.

Handig: in Billit kan je makkelijk checken of je leveranciers en klanten al op het Peppol-netwerk aangesloten zijn.

Zo houd je je account veilig

Ook als je Peppol gebruikt, blijft cyberveiligheid natuurlijk een aandachtspunt. Als gebruiker draag je namelijk ook de verantwoordelijkheid om je gegevens goed te beschermen en alert te zijn voor mogelijke frauderisico’s.

Gebruik daarom altijd een sterk wachtwoord en schakel multifactorauthenticatie (MFA) in. Zo vermijd je dat ongewenste personen toegang krijgen tot je account.

Daarnaast is het belangrijk om je software up-to-date te houden. Met Billit is dat geen probleem, aangezien onze software in de cloud werkt en je dus altijd de meest recente versie gebruikt.

Ten slotte is fraudebewust zijn ook een kwestie van mentaliteit: deel dus niet zomaar alles op sociale media of tijdens gesprekken en laat geen notities met gevoelige informatie rondslingeren.

Heb je toch de indruk dat iemand anders toegang heeft tot je Billit-account? Aarzel dan niet en neem meteen contact met ons op.

Wat met facturen voor particulieren?

Zoals we schreven is Peppol een veilige en betrouwbare manier om facturen uit te wisselen, maar dat netwerk wordt enkel gebruikt voor transacties tussen bedrijven onderling en tussen bedrijven en overheden. Wees dus dubbel op je hoede als je als particulier een factuur ontvangt, op papier of als pdf. Controleer altijd goed de bedragen, de datum en de diensten en betaal bij voorkeur via de beveiligde klantenzone van je leverancier, niet via links in mails.

Zeker bij grote bedragen doe je er goed aan om het rekeningnummer te dubbelchecken. Tegenwoordig is dat heel makkelijk dankzij de IBAN-naamcontrole in je bank-app.

Heb je toch nog twijfels? Zoek dan het juiste rekeningnummer op via de officiële website van je leverancier of vraag bevestiging via een ander kanaal, bijvoorbeeld via telefoon.

Meer info over het vermijden van factuurfraude vind je via de site van de FOD Economie.

Cyberveiligheid is een gedeelde verantwoordelijkheid

Het is duidelijk dat facturatie heel wat veiliger wordt zodra al je professionele klanten en leveranciers de stap naar Peppol gezet hebben. Billit doet er in elk geval alles aan om transacties veilig te laten verlopen en om cyberfraude maximaal te voorkomen.

Lees ook: Onze focus op Compliance & Trust

Daarnaast draag je als gebruiker zelf de verantwoordelijkheid om waakzaam te zijn en zorgvuldig om te springen met gevoelige gegevens.

Factureer je zelf nog op papier of via pdf? Stap dan vandaag nog over op e-facturatie via Peppol en verklein drastisch je risico op fraude.