Kasboek of dagontvangstenboek? Verschil, voorbeelden en verplichting

Wat is een kasboek?

Een kasboek is een boekhoudkundig document waarin je alle contante transacties van jouw onderneming bijhoudt. Je noteert dus zowel de inkomsten als de uitgaven.

Het doel van een kasboek is om een nauwkeurig beeld te krijgen van de kasstromen binnen je bedrijf, waardoor het gemakkelijker wordt om je contante middelen te beheren en te controleren.

Wie moet een kasboek bijhouden?

In België is elk bedrijf dat cashtransacties doet verplicht om een kasboek bij te houden. Dit is vaak zo bij de horeca, kleinhandel, kappers, …

Hoe moet je een kasboek invullen?

Een kasboek bevat doorgaans de volgende informatie:

• Datum: de datum van de transactie
• Type: de aard van de transactie (contante betaling, geldopneming of storting van privémiddelen, overboeking van bankrekening naar kasboek of omgekeerd, …)
• Omschrijving: een beschrijving van de transactie
• Bon/factuur: de kassabon of factuur van de transactie (als die er is)
• Bedrag (inkomsten of uitgaven): het bedrag dat je contant hebt ontvangen of uitgegeven
• Saldo: het resterende bedrag dat je na de transactie in kas hebt. Dit bedrag kan per definitie niet negatief zijn.

Let op: bij een kasboek mag je geen ingaves schrappen. Wel kan je op elk moment een correctie doen. 

Dit voorbeeld maakt duidelijk hoe je een kasboek moet invullen:

Mag je een kasboek digitaal bijhouden?

Traditioneel wordt een kasboek op papier ingevuld, maar je kan ook een digitaal kasboek bijhouden. Gebruik hiervoor een aangepaste online tool die voldoet aan de Belgische wetgeving, zoals Billit.

Algemene kantoorsoftware zoals Excel is niet geschikt om een kasboek mee bij te houden. Met zulke software kan je namelijk makkelijk ingaves wissen of wijzigen, wat niet toegelaten is volgens de wet. Bij een controle door de fiscus kan dit je dan ook problemen opleveren.

Wat is een dagontvangstenboek?

In een dagontvangstenboek noteer je per dag het totaalbedrag van de ontvangsten waarvoor je geen factuur hebt uitgeschreven. Dit noemt men de dagontvangsten.

Het maakt hierbij niet uit op welke manier je de betalingen ontvangen hebt: contant, via overschrijving of op een andere manier zoals via bankkaart of Wero.

Wanneer is een dagontvangstenboek bijhouden verplicht in België?

In België is een dagontvangstenboek verplicht bij bedrijven waar het gebruikelijk is om niet voor elke dienst of verkoop een factuur te maken, bijvoorbeeld omdat ze vooral particuliere klanten hebben. Denk bijvoorbeeld aan de horeca, de detailhandel of kapperszaken die veel niet-gefactureerde verkopen doen.

Werk je met een geregistreerd kassassysteem (een zogenaamde ‘witte kassa’), dan hoef je geen dagontvangstenboek bij te houden. Ook als je werkt via een forfaitair btw-stelsel (wat nog mogelijk is tot eind 2027), ben je hiervan vrijgesteld.

Heb je een dagontvangstenboek nodig als je vrijgesteld bent van btw?

Ja, ook ondernemingen die een vrijstelling hebben van btw-aangifte, zijn nog altijd verplicht om een dagontvangstenboek bij te houden. Enkel als je alle verkopen via een factuur registreert, een witte kassa hebt of onder het forfaitair btw-stelsel valt, moet je geen dagontvangstenboek invullen.

Hoe moet je een dagontvangstenboek invullen?

Een dagontvangstenboek bevat doorgaans de volgende informatie:

• Datum: de datum van de ontvangst
• Ontvangen bedrag: het bedrag dat je die dag ontvangen hebt, uitgesplitst volgens het btw-tarief. De verkoop van een goed of dienst van meer dan 500 euro exclusief btw zet je als afzonderlijke vermelding op een aparte lijn met een duidelijke omschrijving.
• Opmerking: een omschrijving van de transactie. 

Ook bij een dagontvangstenboek is het belangrijk dat je een ingave nooit schrapt. Wel kan je op een aparte lijn een (positieve of negatieve) correctie toevoegen.

Elke maand tel je je ontvangsten op en sluit je de lopende periode van het dagontvangstenboek af. Dit wordt de maandelijkse afsluiting genoemd.

Onderstaand voorbeeld van een dagontvangstenboek maakt duidelijk hoe je alles correct bijhoudt:

Kasboek vs. dagontvangstenboek: de verschillen

Zowel een kasboek als een dagontvangstenboek zijn cruciale documenten in de financiële administratie van je bedrijf. Als je met cash werkt en/of diensten of producten levert waarvoor je geen facturen uitschrijft, moet je deze documenten in België verplicht bijhouden en kunnen voorleggen tijdens een controle van de fiscus.

Verwar een kasboek niet met een dagontvangstenboek en houd beide apart bij. Er zijn duidelijke verschillen:

Een kasboek en/of dagontvangstenboek bijhouden met Billit

Met Billit kan je zowel een kasboek als een dagontvangstenboek makkelijk en overzichtelijk digitaal bijhouden, zonder extra kost.

In België is het perfect legaal om deze documenten digitaal bij te houden, dus dan is de keuze snel gemaakt.

In onze helppagina’s lees je hoe het precies werkt:

• Een kasboek bijhouden met Billit
• Een dagontvangstenboek bijhouden met Billit