Kwartaalaangifte: zó vermijd je stress tijdens de btw-periode

Weg met de deadlinestress!

Voor de kwartaalaangifte geldt een harde deadline: de 25ste van de maand na het afgesloten kwartaal. Één dag te laat en de overheid schrijft een boete uit …

Jammer genoeg zetten heel wat ondernemers zich pas enkele dagen voor het verlopen van die deadline aan hun bureau om hun administratie in orde te brengen. Voor accountants is dat uiteraard erg vervelend. Ze kunnen namelijk niet van start gaan met een dossier, zolang ze daarvoor niet alle nodige documenten hebben. En dus wordt er vaak heel wat afgebeld of -gemaild om toch nog op tijd de laatste facturen of aankoopbonnetjes in handen te krijgen. Het resultaat? Veel onnodige stress, zowel voor ondernemers als voor accountants …

3 ultieme tips voor een rustige btw-periode

Een continue, vlotte samenwerking tussen ondernemers en accountants is dé sleutel om tijdens de btw-periode pieken in de werkdruk te vermijden.

Hiervoor hebben we drie tips:

1. Werk digitaal

Vanaf volgend jaar wordt e-facturatie verplicht in België, maar ook nu al kan je er als ondernemer voor kiezen om je administratie digitaal bij te houden met behulp van facturatiesoftware zoals Billit. Je hoeft dan nooit meer met schoendozen vol papieren documenten bij je boekhouder aan te kloppen. Bovendien heeft je accountant dan op elk moment digitaal toegang tot je administratie, zodat hij die kan verwerken wanneer dit het best uitkomt.

Vraag meteen ook aan je leveranciers om hun facturen digitaal via Peppol aan te leveren. Zo kan je die makkelijk en snel automatisch laten verwerken in Billit.

2. Verwerk je facturen al in de loop van het kwartaal

Er is geen enkele reden om je administratie te laten liggen tot het einde van het kwartaal. Als je digitaal werkt, is het een fluitje van een cent om binnenkomende facturen meteen te verwerken. Bij e-facturen die je via Peppol ontvangt, kan dit zelfs automatisch.

Ontvang je nog facturen als pdf-bestand via mail? Dan kan je die makkelijk doorsturen naar de Snelle invoer van Billit om te laten uitlezen. Of je kan ze zelfs automatisch laten ophalen uit je mailbox.

Papieren facturen kan je dan weer eenvoudig digitaliseren door ze te scannen met je smartphone.

Lees ook: bestanden importeren/ontvangen in Billit

3. Scan bonnetjes meteen bij ontvangst

Broek- en vestzakken die uitpuilen van de aankoopbonnetjes? Da’s een ramp voor je administratie. Maak er dus een gewoonte van om elk bonnetje bij ontvangst meteen te digitaliseren.

Dat kan heel snel en makkelijk met de Billit-app op je smartphone – ook onderweg. Bonnetjes die je op die manier scant, komen meteen in de Snelle invoer van Billit terecht. Zo hoef je nooit meer met de deadline van de kwartaalaangifte in zicht bonnetjes bij elkaar te sprokkelen.

Accountant? Maak van 100% digitaal werken de standaard

Voor een accountant is het een enorm voordeel als klanten allemaal op dezelfde, gestandaardiseerde manier hun documenten aanleveren.

Ideaal is een rechtstreekse digitale toegang tot de documenten van al je klanten via een online portaal zoals Billit. Zo vermijd je dat een deel van je klanten digitaal werkt, maar dat je voor een ander deel toch nog op zoek moet naar documenten op papier of in pdf-formaat.

Gebruik je het Billit-portaal, dan kan je dit trouwens koppelen met je boekhoudsoftware om zo documenten vlot te laten doorstromen. Bovendien krijg meteen ook toegang tot de CODA-bestanden van je klanten – en dat helemaal gratis.

Voor een goede gang van zaken is duidelijke communicatie met je klanten uiteraard cruciaal. Informeer daarom nieuwe klanten over jouw manier van werken en spoor bestaande klanten die nog niet digitaal factureren tijdig aan om de switch te maken.

Zorgeloos de kwartaalaangifte tegemoet

Samengevat: een gestroomlijnde samenwerking tussen ondernemers en hun accountant maakt écht een groot verschil bij de btw-aangifte. Om pieken in de werkdruk te vermijden en kostbare tijd te winnen is Billit dan ook een handig hulpmiddel. Bye bye kwartaalstress!