Offerte opmaken? Ontdek onze 6 handige tips

Tip 1: Zorg dat je alle noodzakelijke informatie hebt

Voor je een offerte kan opstellen, is het belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van de opdracht en de wensen van je (potentiële) klant. Zijn bepaalde zaken nog onduidelijk? Neem hierover dan zeker contact op. Zo toon je dat je de aanvraag serieus neemt.

Vraag bijvoorbeeld wanneer de klant de werken uitgevoerd wil zien en of de prijs een cruciale factor is. Check ook of je wel degelijk contact hebt met de beslissingsnemer die finaal jouw offerte zal ondertekenen.

Tip 2: Vermeld alle essentiële elementen in je offerte

In tegenstelling tot een factuur moet je bij het opmaken van een offerte geen rekening houden met wettelijke vereisten. Toch is het belangrijk dat je offerte volledig en duidelijk is.

De volgende elementen mogen zeker niet ontbreken:

• jouw bedrijfsgegevens
• de bedrijfsgegevens van de klant
• de opmaakdatum van de offerte
• een offertenummer
• een gedetailleerde omschrijving van de werkzaamheden of diensten
• een helder prijsvoorstel met uurtarief of totaalprijs
• de voorziene timing
• de geldigheidsduur van de offerte

Vergeet ook niet om je algemene verkoopsvoorwaarden toe te voegen.

Tip 3: Vermijd taal- en spellingsfouten als je een offerte opmaakt

Een foutloos opgemaakte offerte straalt professionaliteit uit. Taal- en spellingsfouten daarentegen kunnen je (toekomstige) klant meteen al een slechte indruk geven. Wie slordig spelt, levert misschien ook slordig werk af, is hierbij de redenering. Laat je offerte daarom altijd nakijken door iemand met een scherp oog voor taal, of desnoods door Chat GPT.

Stem je taalgebruik indien mogelijk ook af op het type klant: een bank of verzekeringsmaatschappij vraagt om een formele toon, voor een marketingbureau of loodgieter mag je taalgebruik gerust wat losser zijn.

Tip 4: Voeg een begeleidende tekst op maat van je klant toe

Bij een professioneel opgemaakte offerte hoort een persoonlijk bericht (bijvoorbeeld een begeleidende e-mail), afgestemd op de situatie van je klant. Dit toont niet alleen dat je tijd neemt voor de aanvraag, maar biedt ook de kans om afspraken schriftelijk te bevestigen en de voordelen van jouw bedrijf extra te benadrukken. Zo trek je mogelijk twijfelende klanten over de streep.

Tip 5: Maak in je offerte een inschatting van de ROI

Van zodra een klant jouw offerte ontvangt, begint hij of zij te rekenen: wat zal de aankoop van een product of dienst in totaal kosten en wat zal deze investering opleveren? Kan je als leverancier de terugverdientijd en ROI al berekenen, dan is het slim om dit zelf in je offerte te vermelden.

Zo manier laat je zien dat je de kost en opbrengst van jouw product of dienst goed kunt inschatten en bespaar je je klant bijkomend rekenwerk. Misschien is dit het laatste duwtje in de rug dat je klant nodig heeft om je offerte te ondertekenen?

Tip 6: Wees efficiënt, maak offertes digitaal in Billit

Wist je dat je met Billit makkelijk en snel offertes kan maken die je klanten digitaal kunnen ondertekenen? Met enkele muisklikken voeg de je de nodige gegevens aan je offerte toe en stuur je het document digitaal door naar je klant. Of je biedt de offerte aan op je tablet en laat ze meteen zo ondertekenen.

Eenmaal je offerte is goedgekeurd, kan je ze makkelijk omzetten naar een digitale factuur of een bestelbon. Eenvoudiger kan niet!

Lees onze helppagina: Een offerte aanmaken en versturen met Billit