Eenvoudig en conform factureren met Peppol

E-facturatie in Oostenrijk

Wanneer je zaken doet met de Oostenrijkse overheid zal je moeten voldoen aan de vereisten voor e-facturatie. Ontdek hieronder wat de impact is voor zowel Oostenrijkse als buitenlandse bedrijven.

Vienna Austria Peppol

Vereisten voor e-facturatie in Oostenrijk

Wettelijke verplichtingen

 

Volgens de EU-richtlijn heeft Oostenrijk sinds 18 april 2020 B2G e-facturering ingevoerd.

De verplichting geldt voor alle contractpartners (zowel binnenlandse als buitenlandse) van de federale Oostenrijkse overheid. Elektronische facturen moeten worden gebruikt bij het factureren van goederen en diensten, maar alleen als ze de EU-drempel overschrijden.

E-facturering tussen bedrijven is nog niet verplicht in Oostenrijk, maar het wordt wel aangemoedigd.

Ontdek meer over de e-factureringsvereisten in Oostenrijk.

Opties om e-facturen te versturen naar Oostenrijk

Er zijn verschillende manieren om een e-factuur te versturen naar Oostenrijkse overheidsinstellingen of privébedrijven. Kies jouw optie hieronder.

Hoe stuur je facturen naar Oostenrijk?

Als je facturen naar Oostenrijk via Peppol wil sturen, moet je je enkel registreren op een officieel Peppol Access Point.

Volg de stappen hieronder om je te registreren op het Billit Access Point en je eerste factuur te versturen.

@Model.Label
Stap 1

Creëer een Billit-account

  • Creëer je gratis proefaccount via de knop hieronder.
  • Voeg je bedrijfsinformatie toe in het tabblad 'Mijn bedrijf'.
  • Via het menu 'Mijn profiel' kan je je bedrijfsgegevens verder aanvullen.
Screenshots - Account
Stap 2

Maak een klant aan (B2B)

Voor alle klanten:

  • Klik op 'Klanten' in het linkermenu en klik op de '+toevoegen'-knop
  • Vul de gegevens in van je klant
  • In het onderdeel 'Facturatieadres' stel je het land in op 'Oostenrijk'
  • Vul bovenaan de pagina het btw-nummer in van je klant. Je kan dit opzoeken in het VIES btw-portaal

 

Enkel voor B2B:

  • Nu moet je de FN-identifier toevoegen. Klik daarvoor op het +-teken naast het btw-nummer en selecteer 'FN'. Er zal een nieuw veld verschijnen. Vul het FN-nummer in dat is toegewezen aan het bedrijf.
    Je kan het FN-nummer instellen als hoofdidentifier in het tabblad 'e-facturatie' van je klant. Dit is alleen nodig als je klant met zijn FN-nummer is geregistreerd op Peppol.
Screenshot - Dashboard
Stap 3

Maak een klant aan (B2G)

Alleen voor B2G:

Als je een e-factuur wilt verzenden naar een publieke entiteit in Oostenrijk, moet je een bestelnummer en je leveranciersnummer opgeven en toevoegen in Billit. Je moet ook een specifiek FN-nummer invoeren. Volg hiervoor deze stappen:

  • Voeg de FN-identifier toe via het + teken naast het veld 'btw'. Vul hier 'test' in bij verzending vanuit de test Peppol-omgeving of 'b' bij verzending vanuit de productieomgeving.
    Ga nu naar je klant en selecteer het tabblad 'e-facturatie'. Kies het FN-nummer als voorkeur. Het FN-nummer is de verplichte identifier voor B2G-facturatie.
  • Als je jouw leveranciersnummer nog niet hebt, moet je dit opvragen bij de opdrachtgevende overheidsinstantieDe sectie 'E-facturen verzenden naar overheidsdiensten in Oostenrijk' hierboven legt uit hoe je je kunt registreren.
  • Vervolgens moet je een speciaal veld toevoegen in Billit voor je leveranciersnummer. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Klanten' > 'Extra velden'. Vul in een leeg veld onder 'Naam' de volgende tekst in:
    Invoice.AccountingSupplierParty.Party.PartyIdentification.ID.Text
  • Stel het type in op 'tekst' en vul een beschrijving in. Bevestig met 'Opslaan' onderaan.
  • Ga terug naar je factuur en het nieuwe veld verschijnt waar je je nummer kunt invullen. Zorg ervoor dat de schakelaar 'Extra velden' is ingeschakeld.
Screenshot - Dashboard
Stap 4

Creëer en verstuur een factuur

  • Ga naar het Inkomsten-tabblad om je eerste factuur te maken en klik op de '+Toevoegen'-knop
  • In het klantenveld kies je de klant die je net hebt aangemaakt
  • Voor B2G: Vul het ordernummer in onder 'Jouw referentie' en je leveranciersnummer in het extra veld dat je in stap 3 hebt aangemaakt.
  • Vul de rest van je factuur in en klik op 'Creëer factuur' om af te ronden
  • Druk op de 'Verstuur'-knop om alle verzendopties te zien
  • Billit herkent automatisch of je klant is aangesloten op Peppol. Klik op de groene 'Verstuur via Peppol'-knop om je factuur te verzenden
Screenshots - Factuur Opstellen

Waarom Peppol gebruiken?

Peppol  is een veilig en open netwerk met veel voordelen:

Wissel veilig gevoelige financiële data uit

De identiteit van iedereen op het Peppol-netwerk is geverifieerd dus je kan er zeker van zijn dat de facturen die je ontvangt altijd echt zijn. Zo vermijd je factuurfraude.

Automatiseer je facturatieproces

De facturen die je via het netwerk verstuurt zijn volledig digitaal, dus je kan ze automatisch verwerken in je facturatiesoftware.

Typ geen data over

E-facturen in UBL-formaat worden automatisch correct uitgelezen. Dit voorkomt menselijke fouten bij het verwerken.

Krijg meer financieel inzicht

Door Billit te koppelen met je rekeningnummer worden ingaande en uitgaande facturen automatisch afgepunt. Zo krijg je een beter overzicht van de financiële situatie van je bedrijf.

Verstuur snel facturen

Peppol is snel: je ontvanger krijgt je factuur al binnen 10 minuten na het verzenden. Samen met de automatische verwerking, bespaart dit een hoop tijd.

Wat is Peppol?

Peppol is een open netwerk om veilig bedrijfsdocumenten zoals facturen te versturen en ontvangen. Het is ontworpen om het purchase-to-pay-proces tussen overheden en leveranciers te vereenvoudigen. Peppol werd ontwikkeld door de Europese commissie maar is op weg om de wereldwijde standaard te worden.

Meer over Peppol

Welke identifiers worden er gebruikt in Oostenrijk?

Er zijn veel verschillende identifiers die je kan gebruiken om facturen via Peppol te versturen. Ontdek hieronder de verschillende opties.

Type Omschrijving Voorbeeld
Btw- (identificatie) nummer of btw-ID-nummer Een uniek identificatienummer voor btw-plichtige ondernemers. Het moet op elke factuur aan klanten worden vermeld. ATU74357509
Ondernemingsnummer (FN) De "Firmenbuchnummer" wordt gebruikt om zakelijke entiteiten in Oostenrijk te identificeren. Het moet worden opgenomen in officiële documenten. FN 105353g
Sluit je aan op het Billit Access Point met of zonder je eigen software

Ga meteen aan de slag met Peppol