Wat is self-billing? En hoe verzend je een self-billingfactuur via Peppol?

Wat is self-billing?

Self-billing is een facturatieproces waarbij een klant een factuur opstelt in naam van zijn leverancier. De klant maakt dus de factuur die hij zelf zal betalen en neemt zo een deel van de administratie uit handen van zijn leverancier, waardoor het in bepaalde gevallen mogelijk wordt om vlotter te werken.

Self-billing wordt soms ook reverse billing, omgekeerde facturatie of zelffacturatie genoemd. De juridische benaming voor een self-billingfactuur is een ‘factuur uitgereikt door afnemer’.

In België worden de wettelijke regels om aan self-billing te doen beschreven in de circulaire AAFisc Nr. 53/2013 van de FOD Financiën.

In welke gevallen is self-billing interessant?

Bedrijven kunnen voor self-billing kiezen om hun facturatieprocessen te stroomlijnen. Het kan tijdswinst opleveren, fouten verminderen en automatisatie makkelijker maken. Bedrijven die voor self-billing kiezen, hebben vaak terugkerende leveranciers en werken met sterk gestandaardiseerde transacties.

Een voorbeeld: stel dat een bedrijf zonnepanelen op het dak heeft liggen en het overschot van zijn geproduceerde stroom aan een energiebedrijf verkoopt. Dan is het voor dat energiebedrijf (de klant) makkelijker om hiervoor een factuur op te maken, dan voor het bedrijf dat de stroom geproduceerd heeft (de leverancier). De klant beschikt in dit geval over alle nodige info en expertise om snel en correct een factuur op te stellen, terwijl dit voor de leverancier moeilijk is. In zo’n geval is self-billing interessant, zeker omdat het niet bij een eenmalige verkoop van stroom zal blijven.

Wat zijn de voorwaarden om aan self-billing te doen?

Om aan self-billing te doen, zijn er twee basisvoorwaarden:

1. Beide partijen moeten vooraf een onderling akkoord gesloten hebben: je kan dus niet zomaar op eigen initiatief met self-billing beginnen. Wel ben je vrij in de vorm van het akkoord met je medecontractant. In principe hoeft dit zelfs niet schriftelijk te zijn en je hoeft het ook niet voor te leggen aan de overheid.
2. Je moet een procedure vastleggen om de facturen te aanvaarden: ook hierin laat de overheid je erg vrij. Facturen kunnen zowel expliciet (uitdrukkelijk) als impliciet (stilzwijgend) aanvaard worden.

Zijn jullie beiden akkoord om aan self-billing te doen en ligt de procedure vast? Dan kan de klant beginnen met self-billingfacturen uitschrijven aan zijn leverancier.

Wat moet er op een self-billingfactuur staan?

Een self-billingfactuur moet dezelfde elementen bevatten die ook op een gewone factuur staan.

Daarnaast moet elke self-billingfactuur de volgende verplichte melding bevatten:

"Factuur uitgereikt door afnemer"

Ook de nummering is enigszins anders. Verkoopfacturen moeten elkaar normaal zonder onderbreking opvolgen, maar met self-billingfacturen is dat niet mogelijk omdat ze de gewone nummering zouden doorkruisen. Daarom moet je per leverancier een afzonderlijke, opeenvolgende nummering opzetten.

Hoe verloopt self-billing via Peppol?

In België wordt e-facturatie via Peppol verplicht vanaf 1 januari 2026. Dit geldt voor de uitwisseling van alle facturen tussen btw-plichtige bedrijven, dus ook voor self-billingfacturen.

Gebruik je Billit, dan hoef je je geen zorgen te maken, want met Billit kan je makkelijk aan self-billing via Peppol doen.

Sowieso kan je als leverancier via Billit self-billingfacturen ontvangen. Wil je als klant self-billingfacturen uitschrijven? Dan moet je in de instellingen eerst ‘Self-billing’ activeren.

Meer info vind je in onze helppagina’s:

• Self-billingfacturen ontvangen van klanten
• Een self-billingfactuur aanmaken en versturen