Un bordereau d’achat (ou note d'achat) est un document interne utilisé pour enregistrer officiellement la réception de biens ou de services en tant que dépense. Il est généralement émis lorsqu'un professionnel achète un bien à un particulier (qui ne peut pas émettre de facture) ou dans le cadre de circuits d'approvisionnement spécifiques. Ce document garantit que toutes vos dépenses restent parfaitement traçables, justifiées et faciles à traiter en comptabilité.
Avec Billit, vous pouvez générer très simplement des bordereaux d’achat en activant et en personnalisant la fonctionnalité d'autofacturation (self-billing) :
Le principe : C'est vous (l'acheteur) qui éditez directement le document pour le compte de votre fournisseur ou du particulier.
La personnalisation : Il vous suffit de créer et d'adapter une identité visuelle dédiée dans vos paramètres pour que le document soit automatiquement titré « Bordereau d’achat ».
Pour générer vos bordereaux d'achat, vous devez d'abord activer l'option de Self-billing (autofacturation) et personnaliser son modèle.
Rendez-vous dans vos Paramètres > Self-billing (autofacturation) pour activer l'option.
Cliquez ensuite sur Identité visuelle dans le menu de gauche.
Créez une nouvelle mise en page dédiée au self-billing et nommez-la « Bordereau d’achat ».
Dans la mise en page du modèle :
Remplacez la clé $Ordertype$ par le texte fixe : « Bordereau d’achat ».
Dans le bloc d'informations en bas du document, ajoutez les mentions : « Reçu en espèces » et « Je certifie que la présente déclaration est correcte et complète. ».
Lorsque vous enregistrez votre vendeur dans vos contacts comme « fournisseur » :
Complétez obligatoirement son prénom, son nom de famille et son adresse e-mail.
Les champs Numéro d’entreprise (SIRET) et Dénomination commerciale/légale peuvent rester vides s'il s'agit d'un particulier.
Allez dans le menu Dépenses (Achats) et créez un nouveau document de self-billing.
Sélectionnez simplement la mise en page « Bordereau d’achat » préalablement créée pour appliquer instantanément le bon format et les bonnes mentions légales.
