Hilfeartikel

1. Clockify-Einrichtung

Schritt 1: Erstellen Sie ein Clockify-Konto

Gehen Sie auf die Website von Clockify, erstellen Sie ein Konto und melden Sie sich an.

Schritt 2: Legen Sie einen Kunden an

Bevor Sie ein Projekt anlegen können, in dem Sie Zeiten erfassen, müssen Sie in Clockify einen Kunden anlegen. Navigieren Sie in Clockify zum Menü „Clients“ und klicken Sie oben rechts auf „Add“.

In einem späteren Schritt verknüpft Billit das Projekt, an dem Sie arbeiten, anhand der Unternehmensnummer/MwSt.-Nummer mit Ihrem Kunden in Billit. Deshalb muss die Unternehmensnummer im Namen Ihres Kunden in Clockify vorkommen. Dazu benennen Sie Ihren Kunden auf eine der folgenden drei Arten:

• MwSt.-Nummer des Kunden, z. B. „BE0563846944“
• Name + MwSt.-Nummer, z. B. „Billit BE0563846944“
• MwSt.-Nummer + Name, z. B. „BE0563846944 Billit“

Achten Sie darauf, dass die MwSt.-Nummer/Unternehmensnummer immer von den anderen Wörtern im Namen getrennt bleibt.

Schritt 3: Legen Sie ein Projekt an

Sobald Sie einen Kunden angelegt haben, können Sie ein Projekt anlegen, in dem Sie die Arbeitsstunden für diesen Kunden erfassen. Navigieren Sie zum Menü „Projects“ und klicken Sie auf „Create New Project“.

Geben Sie folgende Daten ein:

• Project Name: der Name Ihres Projekts (den Sie selbst wählen können)
• Customer: Wählen Sie Ihren Kunden aus
• Public: Legen Sie fest, ob Ihr Projekt privat oder öffentlich ist.

Schritt 4: Legen Sie ein Produkt an

Den Stundenpreis für Ihre Arbeit richten wir jetzt in Billit als Produkt ein. Anhand dieses Produkts, nämlich 1 Stunde Arbeit, wird später der Preis auf Ihrer Rechnung berechnet. Sie können verschiedene Stundensätze für verschiedene Arten von Aufgaben eingeben. Geben Sie immer eine Produktreferenz ein. Diese können Sie selbst wählen, achten Sie aber immer darauf, dass sie sich voneinander unterscheiden. Die Produktreferenz des Stundenpreises, den Sie für ein bestimmtes Projekt verwenden möchten, geben Sie danach in Clockify als Tag ein.

Navigieren Sie in Clockify zum Menü „Tags“ und klicken Sie auf „Add“. Geben Sie dem Tag als Namen die Produktreferenz Ihres Stundenpreises aus Billit.

2. Zapier-Einrichtung

Schritt 1: Erstellen Sie ein Zapier-Konto

Gehen Sie auf die Website von Zapier, erstellen Sie ein Konto und melden Sie sich an. Da Sie für diese Integration nur einen Trigger und eine Aktion benötigen, können Sie das kostenlose Konto verwenden.

Schritt 2: Erstellen Sie einen „Zap“

Ein Zap ist ein Workflow mit mindestens einem Trigger in einem Tool und einer Aktion in einem anderen (oder demselben) Tool. In dieser Anleitung ist es der Workflow, bei dem die Zeiterfassung in Clockify als Trigger für das Anlegen einer Rechnung und deren Erstellung in Billit dient, und zwar anhand der Zeiterfassung in Kombination mit dem Stundenpreis, der mit dem Tag/der Produktreferenz in Clockify verknüpft ist.

Klicken Sie nach der Anmeldung oben links auf „Make a Zap“ und geben Sie Ihrem Zap einen Namen.

Schritt 3: Erstellen Sie einen Trigger

In dem Zap, den Sie gerade angelegt haben, können Sie nun einen Trigger einrichten. In diesem Fall ist das die Eingabe einer Zeiterfassung in Clockify. Geben Sie Clockify in das Suchfeld ein und klicken Sie auf das Clockify-Symbol.

Wählen Sie im Dropdown-Menü im nächsten Fenster als „Trigger Event“ „New Time Entry“ aus. Klicken Sie danach auf „Continue“.

Im nächsten Fenster müssen Sie sich in Zapier bei Clockify anmelden, damit Zapier die Berechtigung erhält, Daten aus Ihrem Clockify-Konto abzurufen. Klicken Sie auf „Log in with Clockify“. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den API-Key Ihres Clockify-Kontos eingeben können. Diesen finden Sie in Ihrem Clockify-Konto. Klicken Sie dazu in Clockify oben rechts auf den Kreis mit Ihren Initialen. Scrollen Sie auf Ihrer Profilseite nach unten und kopieren Sie den API-Key.

Zurück in Zapier können Sie nun Ihren Workspace auswählen. Klicken Sie danach auf „Continue“.

Anschließend schlägt Zapier vor, Ihren Trigger zu testen. Wenn Sie noch keine Daten in Clockify haben, müssen Sie zuerst einen „Time entry“ eingeben, sonst hat Zapier keine Daten, um Ihren Test durchzuführen.

Gehen Sie zu Clockify und fügen Sie in Ihrem Projekt eine Zeiterfassung hinzu. Achten Sie darauf, bei der Erfassung den richtigen Kunden und das richtige Tag (bzw. Produkt) anzugeben.

Kehren Sie nach der Eingabe Ihrer Zeiterfassung in Clockify zu Zapier zurück und führen Sie den Test durch. Klicken Sie nach dem Test auf „Continue“.

Schritt 4: Richten Sie eine Aktion ein

Im nächsten Schritt richten wir eine Aktion ein, die auf Grundlage unseres Triggers ausgeführt werden soll, nämlich das Erstellen einer Rechnung in Billit. Klicken Sie in Ihrem Zap auf das folgende Feld: „Action“.

Geben Sie „Billit“ in die Suchleiste ein und klicken Sie auf das Billit-Symbol. Wählen Sie danach im Dropdown-Menü unter „Action Event“ „Update or add Invoice“ aus und klicken Sie auf „Continue“.

So wie Sie sich beim Anlegen Ihres Triggers bei Clockify anmelden mussten, können Sie sich jetzt bei Billit anmelden. Wenn Sie mit Ihrem Login mehrere Unternehmen verwalten, können Sie im zweiten Fenster das richtige Unternehmen auswählen. Klicken Sie danach auf „Continue“.

Im nächsten Fenster wählen Sie die Daten aus Clockify aus, die diese Aktion verwendet. Wählen Sie sie jeweils im Dropdown-Menü aus (verwenden Sie gegebenenfalls die Suchfunktion).

• Customer VAT: Hier wählen Sie „Project Client Name“ aus. Das ist der Name, den Sie dem Kunden in Clockify gegeben haben.
• Product: Das Produkt haben wir als Tag definiert. Wählen Sie hier also „Tag name: {Produktname}“ aus.
• Quantity: Die Menge ist natürlich die in Clockify erfasste oder eingegebene Zeit, wählen Sie „Duration Hours of Duration Minutes“ aus. Bitte verwenden Sie im Feld Quantity folgendes Format: H{Duration Hours}M{Duration Minutes}END Bitte kopieren Sie dies nicht, sondern geben Sie die Daten wie folgt ein: zuerst ein großes H, dann fügen Sie das Feld Duration Hours aus Clockify hinzu, damit die Zahlen übernommen werden. Gehen Sie beim anderen Feld genauso vor.

Danach fordert Zapier Sie erneut auf, einen Test durchzuführen. Wenn Sie diesen ausführen, wird in Billit eine Rechnung erstellt. Vergessen Sie nicht, diese nach dem Test in Billit zu löschen. Nach dem Test können Sie den Zap aktivieren.