Articles d’aide

1. Configuration de Clockify

Étape 1 : créez un compte Clockify

Rendez-vous sur le site de Clockify, créez un compte et connectez-vous.

Étape 2 : créez un client

Avant de pouvoir créer un projet dans lequel vous pouvez enregistrer un temps de travail, vous devez créer un client dans Clockify. Dans Clockify, naviguez vers le menu « Clients » et cliquez en haut à droite sur « Add »

À un stade ultérieur, Billit va associer le projet auquel vous travaillez à votre client dans Billit sur la base du numéro l’entreprise/numéro de TVA. Il est donc indispensable que le numéro d’entreprise apparaisse dans le nom de votre client dans Clockify. Vous pouvez le faire en nommant votre client d’une des trois manières suivantes :

• numéro de TVA du client, ex. : « BE0563846944 »
• nom + numéro de TVA, ex. : « Billit BE0563846944 »
• numéro de TVA + nom, ex. : « BE0563846944 Billit »

Veillez à ce que le numéro de TVA/numéro d’entreprise reste toujours séparé des autres mots du nom.

Étape 3 : créez un projet

Une fois que vous avez créé un client, vous pouvez créer un projet dans lequel vous enregistrez les heures de travail pour ce client. Naviguez vers le menu « Projects » et cliquez sur « Create New Project ».

Complétez les informations suivantes :

• Project Name : le nom de votre projet (que vous pouvez choisir vous-même)
• Customer : choisissez votre client
• Public : indiquer si votre projet est privé ou public

Étape 4 : créez un produit

Nous allons maintenant paramétrer le prix horaire de votre travail dans Billit en tant que produit. Le prix qui figurera sur votre facture sera calculé sur la base de ce produit, à savoir une heure de travail. Vous pouvez saisir plusieurs tarifs horaires pour différents types de tâches. Saisissez toujours une référence produit. Vous pouvez la choisir vous-même, mais assurez-vous toujours qu’elles sont différentes les unes des autres. Vous devrez ensuite saisir dans Clockify la référence produit du tarif horaire que vous souhaitez utiliser pour un projet particulier en tant que balise (tag).

Dans Clockify, naviguez vers le menu « Tags » et cliquez en haut à droite sur « Add » Donnez comme nom au tag la référence produit de votre tarif horaire dans Billit.

2. Installation de Zapier

Étape 1 : créez un compte Zapier

Rendez-vous sur le site Zapier, créez un compte et connectez-vous. Puisque vous n’avez besoin que d’un seul déclencheur (trigger) et d’une seule action pour cette intégration, vous pouvez utiliser le compte gratuit.

Étape 2 : créez un « Zap »

Un « Zap » est un flux de travail comportant au minimum un déclencheur dans un outil et une action dans un autre (ou le même) outil. Dans le cas de ce manuel, c’est le flux de travail dans lequel l’enregistrement du temps dans Clockify fait office de déclencheur pour la création d’une facture et son établissement dans Billit à l’aide de l’enregistrement du temps de travail en combinaison avec le tarif horaire lié au tag/à la référence produit dans Clockify.

Après vous être connecté, cliquez sur « Make a Zap » dans le coin supérieur gauche et donnez un nom à votre Zap.

Étape 3 : créez un déclencheur (trigger)

Dans le Zap que vous venez de créer, vous pouvez maintenant paramétrer un déclencheur. Dans ce cas, il s’agit de la saisie d’un enregistrement de temps dans Clockify. Tapez Clockify dans le champ de recherche et cliquez sur l’icône Clockify.

Dans le menu déroulant de l’écran suivant, sélectionnez « New Time Entry » comme « Trigger Event » (événement déclencheur). Cliquez ensuite sur « Continue ».

À l’écran suivant, vous devez vous connecter à Clockify dans Zapier, afin que Zapier autorise la collecte de données dans votre compte Clockify. Cliquez sur « Log in with Clockify ». Une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous pouvez saisir la clé API de votre compte Clockify. Vous la retrouverez dans votre compte Clockify. Pour ce faire, allez dans Clockify et cliquez sur la petite pastille avec vos initiales en haut à droite. Faites défiler la page de votre profil et copiez la clé API.

De retour dans Zapier, vous pouvez à présent sélectionner votre workspace. Cliquez ensuite sur « Continue ».

Après cela, Zapier vous proposera de tester votre Trigger. Si vous n’avez pas encore de données dans Clockify, vous devrez d’abord saisir une « Time Entry », sans quoi Zapier n’aura pas de données pour effectuer votre test.

Rendez-vous dans Clockify et ajoutez un enregistrement de temps à votre projet. Veillez à indiquer le client et la balise adéquats (ou le produit adéquat) lors de l’enregistrement.

Après avoir saisi votre enregistrement de temps dans Clockify, revenez dans Zapier et exécutez le test. Après le test, cliquez sur « Continue ».

Étape 4 : configurez une action

À l’étape suivante, nous allons paramétrer une action à exécuter sur la base de notre déclencheur (trigger), à savoir créer une facture dans Billit. Dans votre Zap, cliquez sur l’encadré suivant : « Action ».

Saisissez « Billit » dans la barre de recherche et cliquez sur l’icône Billit. Sélectionnez ensuite « Update or add Invoice » dans le menu déroulant sous « Action Event » et cliquez sur « Continue ».

Vous pouvez maintenant vous connecter à Billit de la même manière que vous avez dû vous connecter à Clockify quand vous avez créé votre Trigger. Si vous gérez plusieurs entreprises avec votre login, vous pourrez sélectionner l’entreprise correcte sur le deuxième écran. Cliquez ensuite sur « Continue ».

Sur l’écran suivant, sélectionnez les données de Clockify que cette action utilise. Effectuez chaque fois la sélection dans le menu déroulant (utilisez la fonction de recherche si nécessaire).

• Customer VAT : sélectionnez ici votre « Project Client Name » – c’est le nom que vous avez donné au client dans Clockify.
• Product : nous avons défini le produit comme tag. Sélectionnez donc « Tag name : {nom produit} »
• Quantity : la quantité est évidemment le temps suivi ou saisi dans Clockify, sélectionnez « Duration Hours » ou « Duration Minutes ». Veuillez utiliser le format suivant dans le champ Quantity : H{Duration Hours}M{Duration Minutes}END. Ne copiez pas ceci. Vous devrez saisir les données comme suit : entrez d’abord H en majuscule, puis ajoutez le champ Duration Hours de Clockify afin que les numéros soient repris. Procédez de la même manière pour l’autre champ.

Ensuite, Zapier vous demandera à nouveau d’effectuer un test. Quand vous l’exécuterez, une facture sera créée dans Billit. N’oubliez pas de la supprimer dans Billit après avoir effectué ce test. Une fois le test terminé, vous pourrez activer le Zap.