Hilfeartikel

1. Toggl-Einrichtung

Schritt 1: Erstellen Sie ein Toggl-Konto

Gehen Sie auf die Website von Toggl, erstellen Sie ein Konto und melden Sie sich an.

Schritt 2: Legen Sie einen Kunden an

Bevor Sie ein Projekt anlegen können, in dem Sie Ihre Zeit erfassen, müssen Sie in Toggl einen Kunden anlegen. Gehen Sie in Toggl zum Menü „Clients“ und klicken Sie oben rechts auf „New Client“.

In einem späteren Schritt verknüpft Billit das Projekt, an dem Sie arbeiten, anhand der Unternehmensnummer/MwSt.-Nummer mit Ihrem Kunden in Billit. Es ist daher unbedingt erforderlich, dass die Unternehmensnummer im Namen Ihres Kunden in Toggl vorkommt. Dazu können Sie Ihrem Kunden auf eine der drei folgenden Arten einen Namen geben:

• MwSt.-Nummer des Kunden, z. B. „BE0563846944“
• Name + MwSt.-Nummer, z. B. „Billit BE0563846944“
• MwSt.-Nummer + Name, z. B. „BE0563846944 Billit“

Achten Sie darauf, dass die MwSt.-Nummer/Unternehmensnummer immer von den anderen Wörtern im Namen getrennt bleibt.

Schritt 3: Legen Sie ein Projekt an

Sobald Sie einen Kunden angelegt haben, können Sie ein Projekt anlegen, in dem Sie die Arbeitsstunden für diesen Kunden erfassen. Gehen Sie zum Menü „Projects“ und klicken Sie auf „Add New Project“.

Geben Sie die folgenden Daten ein:

• Project Name: der Name Ihres Projekts (diesen können Sie selbst wählen)
• Workspace: Wenn Sie mehrere Konten oder Workspaces haben, können Sie diese hier auswählen.
• Customer: Wählen Sie Ihren Kunden aus
• Privacy: Legen Sie fest, ob Ihr Projekt privat oder öffentlich ist

Schritt 4: Legen Sie ein Produkt an

Den Stundensatz für Ihre Arbeit legen wir jetzt in Billit als Produkt an. Auf der Grundlage dieses Produkts, nämlich 1 Stunde Arbeit, wird später der Preis auf Ihrer Rechnung berechnet. Sie können verschiedene Stundensätze für verschiedene Arten von Aufgaben eingeben. Geben Sie immer eine Produktreferenz ein. Diese können Sie selbst wählen, achten Sie aber immer darauf, dass sie sich voneinander unterscheiden. Die Produktreferenz des Stundensatzes, den Sie für ein bestimmtes Projekt verwenden möchten, geben Sie anschließend in Toggl als Tag ein.

Gehen Sie in Toggl zum Menü „Tags“ und klicken Sie auf „New Tag“. Geben Sie dem Tag die Produktreferenz Ihres Stundensatzes aus Billit als Namen und klicken Sie auf CREATE.

2. Zapier-Einrichtung

Schritt 1: Erstellen Sie ein Zapier-Konto

Gehen Sie auf die Website von Zapier, erstellen Sie ein Konto und melden Sie sich an. Da Sie für diese Integration nur einen Trigger und eine Aktion benötigen, können Sie das kostenlose Konto verwenden.

Schritt 2: Erstellen Sie einen „Zap“

Ein Zap ist ein Workflow mit mindestens einem Trigger in einem Tool und einer Aktion in einem anderen (oder demselben) Tool. Im Fall dieser Anleitung ist es der Workflow, bei dem die Zeiterfassung in Toggl als Trigger für das Erstellen einer Rechnung und deren Ausarbeitung in Billit dient, und zwar auf der Grundlage der Zeiterfassung in Kombination mit dem Stundensatz, der mit dem Tag/der Produktreferenz in Toggl verbunden ist.

Klicken Sie nach der Anmeldung oben links auf „Make a Zap“ und geben Sie Ihrem Zap einen Namen.

Schritt 3: Erstellen Sie einen Trigger

In dem Zap, den Sie gerade erstellt haben, können Sie jetzt einen Trigger einrichten. In diesem Fall ist das die Eingabe einer Zeiterfassung in Toggl. Geben Sie Toggl in das Suchfeld ein und klicken Sie auf das Toggl-Symbol.

Im Dropdown-Menü auf dem nächsten Bildschirm wählen Sie als „Trigger Event“ „New Time Entry“. Klicken Sie danach auf „Continue“.

Auf dem nächsten Bildschirm müssen Sie sich in Zapier bei Toggl anmelden, damit Zapier die Berechtigung erhält, Daten aus Ihrem Toggl-Konto abzurufen. Klicken Sie auf „Log in with Toggl“. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den API-Key Ihres Toggl-Kontos eingeben können. Diesen finden Sie in Ihrem Toggl-Konto. Klicken Sie dazu in Toggl links unten auf das Symbol neben Ihrem Kontonamen und Ihrer E-Mail-Adresse. Scrollen Sie auf Ihrer Profilseite nach unten und kopieren Sie den API-Key.

Zurück in Zapier können Sie jetzt Ihren Workspace auswählen. Klicken Sie danach auf „Continue“.

Danach schlägt Zapier vor, Ihren Trigger zu testen. Wenn Sie noch keine Daten in Toggl haben, müssen Sie zuerst einen „Time entry“ eingeben, sonst hat Zapier keine Daten, um Ihren Test durchzuführen.

Gehen Sie zu Toggl und fügen Sie in Ihrem Projekt eine Zeiterfassung hinzu. Achten Sie darauf, bei der Erfassung den richtigen Kunden und den richtigen Tag (bzw. das richtige Produkt) anzugeben.

Kehren Sie nach der Eingabe Ihrer Zeiterfassung in Toggl zu Zapier zurück und führen Sie den Test durch. Klicken Sie nach dem Test auf „Continue“.

Schritt 4: Richten Sie eine Aktion ein

Im nächsten Schritt richten wir eine Aktion ein, die auf der Grundlage unseres Triggers ausgeführt werden soll, nämlich das Erstellen einer Rechnung in Billit. Klicken Sie in Ihrem Zap auf das nächste Feld: „Action“.

Geben Sie „Billit“ in die Suchleiste ein und klicken Sie auf das Billit-Symbol. Danach wählen Sie im Dropdown-Menü unter „Action Event“ „Update or add Invoice“ aus und klicken auf „Continue“.

So wie Sie sich beim Erstellen Ihres Triggers bei Toggl anmelden mussten, können Sie sich jetzt bei Billit anmelden. Wenn Sie mit Ihrem Login mehrere Unternehmen verwalten, können Sie auf dem zweiten Bildschirm das richtige Unternehmen auswählen. Klicken Sie danach auf „Continue“.

Auf dem nächsten Bildschirm wählen Sie die Daten aus Toggl aus, die diese Aktion verwendet. Wählen Sie sie jeweils im Dropdown-Menü aus (verwenden Sie gegebenenfalls die Suchfunktion).

• Customer VAT: Hier wählen Sie „Project Client Name“ aus, das ist der Name, den Sie dem Kunden in Toggl gegeben haben.
• Product: Das Produkt haben wir als Tag definiert. Wählen Sie hier also „Tags“ aus.
• Quantity: Die Menge ist natürlich die in Toggl erfasste oder eingegebene Zeit, wählen Sie „Duration Hours“ aus.

Danach fordert Zapier Sie erneut auf, einen Test durchzuführen. Wenn Sie diesen ausführen, wird in Billit eine Rechnung erstellt. Vergessen Sie nicht, diese nach dem Test in Billit zu löschen. Nach dem Test können Sie den Zap aktivieren.