Articles d’aide

1. Installation de Toggl

Étape 1 : créez un compte Toggl

Rendez-vous sur le site Web Toggl, créez un compte et connectez-vous.

Étape 2 : créez un client

Avant de pouvoir créer un projet dans lequel vous enregistrez le temps, vous devez créer un client dans Toggl. Dans Toggl, naviguez jusqu’au menu « Clients » et cliquez sur « New Client » en haut à droite.

À un stade ultérieur, Billit va associer le projet auquel vous travaillez à votre client dans Billit sur la base du numéro l’entreprise/numéro de TVA. Il est donc indispensable que le numéro d’entreprise apparaisse au nom de votre client dans Toggl. Pour cela, vous pouvez désigner votre client d’une des trois façons suivantes :

• numéro de TVA du client, ex. : « BE0563846944 »
• nom + numéro de TVA, ex. : « Billit BE0563846944 »
• numéro de TVA + nom, ex. : « BE0563846944 Billit »

Veillez à ce que le numéro de TVA/numéro d’entreprise reste toujours séparé des autres mots du nom.

Étape 3 : créez un projet

Une fois que vous avez créé un client, vous pouvez créer un projet dans lequel vous enregistrerez les heures de travail pour ce client. Naviguez dans le menu « Projects » et cliquez sur « Add New Project ».

Complétez les informations suivantes :

• Project Name : nom de votre projet (que vous pouvez choisir vous-même)
• Workspace : si vous avez plusieurs comptes ou workspaces, vous pouvez sélectionner le compte ou workspace adéquat ici
• Customer : choisissez votre client
• Privacy : indiquer si votre projet est privé ou public

Étape 4 : créez un produit

Nous allons maintenant paramétrer le prix horaire de votre travail dans Billit en tant que produit. Le prix qui figurera sur votre facture sera calculé sur la base de ce produit, à savoir une heure de travail. Vous pouvez saisir plusieurs tarifs horaires pour différents types de tâches. Saisissez toujours une référence produit. Vous pouvez la choisir vous-même, mais assurez-vous toujours qu’elles sont différentes les unes des autres. Vous devrez ensuite saisir la référence produit du tarif horaire que vous souhaitez utiliser pour un projet particulier dans Toggl en tant que balise (tag).

Dans Toggl, naviguez jusqu’au menu « Tags » et cliquez sur « New Tag ». Donnez comme nom à la balise la référence produit de votre prix horaire dans Billit et cliquez sur CREATE.

2. Installation de Zapier

Étape 1 : créez un compte Zapier

Rendez-vous sur le site Zapier, créez un compte et connectez-vous. Puisque vous n’avez besoin que d’un seul déclencheur (trigger) et d’une seule action pour cette intégration, vous pouvez utiliser le compte gratuit.

Étape 2 : créez un « Zap »

Un « Zap » est un flux de travail comportant au minimum un déclencheur dans un outil et une action dans un autre (ou le même) outil. Dans le cas de ce guide, il s’agit du flux de travail où l’enregistrement du temps dans Toggl sert de déclencheur pour la création d’une facture et son établissement dans Billit sur la base de l’enregistrement du temps, en combinaison avec le tarif horaire lié à la balise/la référence produit dans Toggl.

Après vous être connecté, cliquez sur « Make a Zap » dans le coin supérieur gauche et donnez un nom à votre Zap.

Étape 3 : créez un déclencheur

Dans le Zap que vous venez de créer, vous pouvez maintenant paramétrer un déclencheur. Dans ce cas, il s’agit de la saisie d’un enregistrement de temps dans Toggl. Saisissez Toggl dans le champ de recherche et cliquez sur l’icône Toggl.

Dans le menu déroulant de l’écran suivant, sélectionnez « New Time Entry » comme « Trigger Event » (événement déclencheur). Cliquez ensuite sur « Continue ».

Sur l’écran suivant, vous devrez vous connecter à Toggl dans Zapier afin que Zapier donne l’autorisation de consulter les données de votre compte Toggl. Cliquez sur « Log in with Toggl ». Une fenêtre s’ouvre, dans laquelle vous pouvez saisir la clé API de votre compte Toggl. Vous la trouverez dans votre compte Toggl. Pour cela, rendez-vous dans Toggl et cliquez sur l’icône située à côté de votre nom de compte et de votre adresse e-mail en bas à gauche. Faites défiler la page de votre profil et copiez la clé API.

Une fois revenu dans Zapier, vous pourrez sélectionner votre espace de travail (workspace). Cliquez ensuite sur « Continue ».

Ensuite, Zapier vous propose de tester votre déclencheur (trigger). Si vous n’avez pas encore de données dans Toggl, vous devrez d’abord saisir une « Time Entry », sans quoi Zapier n’aura pas de données pour effectuer votre test.

Rendez-vous dans Toggl et saisissez un enregistrement de temps dans votre projet. Veillez à indiquer le client et la balise adéquats (ou le produit adéquat) lors de l’enregistrement.

Après avoir saisi votre enregistrement de temps dans Toggl, revenez dans Zapier et effectuez le test. Après le test, cliquez sur « Continue ».

Étape 4 : configurez une action

Dans l’étape suivante, nous allons configurer une action qui doit être exécutée sur la base de notre déclencheur, à savoir créer une facture dans Billit. Dans votre Zap, cliquez sur l’encadré « Action ».

Saisissez « Billit » dans la barre de recherche et cliquez sur l’icône Billit. Sélectionnez ensuite « Update or add Invoice » dans le menu déroulant sous « Action Event » et cliquez sur « Continue ».

Comme vous avez dû vous connecter à Toggl lorsque vous avez créé votre déclencheur, vous pouvez maintenant vous connecter à Billit. Si vous gérez plusieurs entreprises avec votre login, vous pourrez sélectionner l’entreprise correcte sur le deuxième écran. Cliquez ensuite sur « Continue ».

Sur l’écran suivant, sélectionnez les données de Toggl que cette action utilise. Effectuez chaque fois la sélection dans le menu déroulant (utilisez la fonction de recherche si nécessaire).

• Customer VAT : sélectionnez ici votre « Project Client Name » – c’est le nom que vous avez donné au client dans Toggl.
• Product : nous avons défini le produit comme tag. Sélectionnez donc « Tags » à cet endroit.
• Quantity : la quantité est évidemment le temps suivi ou saisi dans Toggl, sélectionnez « Duration Hours ».

Ensuite, Zapier vous demandera à nouveau d’effectuer un test. Quand vous l’exécuterez, une facture sera créée dans Billit. N’oubliez pas de la supprimer dans Billit après avoir effectué ce test. Une fois le test terminé, vous pourrez activer le Zap.