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Gehen Sie zur Registerkarte „ Zu verarbeiten “ und klicken Sie auf das Dokument, das Sie verarbeiten möchten.
Die intelligente OCR von Billit erkennt automatisch Daten aus Ihren Dateien und wandelt Ihr Dokument in eine E-Rechnung um. Da die OCR-Technologie nie fehlerfrei ist, werden links das Originaldokument und rechts die von der OCR erkannten Eingabefelder angezeigt. Sie sollten diese Felder bei der Verarbeitung überprüfen und ggf. korrigieren und/oder ergänzen. Bei Zahlungsbelegen müssen Sie in der Regel nur die Art der Kosten angeben.
Wählen Sie oberhalb der Eingabefelder auf der rechten Seite immer zuerst aus, um welches Dokument es sich handelt. Die Anzahl der Felder, die Sie ausfüllen müssen, hängt nämlich von der Art des Dokuments ab.
Sie können zunächst wählen, ob es sich um eine Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder ein Dokument handelt. Wenn Sie Rechnung wählen, können Sie auch angeben, ob es sich um eine Einkaufs- oder Verkaufsrechnung handelt und ob es sich um eine Rechnung oder eine Gutschrift handelt.
Auf der rechten Seite sehen Sie die Felder mit den Daten, die die OCR automatisch ausgefüllt hat. Klicken Sie in ein Feld, um sie zu korrigieren. Wählen Sie nun auf der Rechnung links den Text aus, den Sie in das Feld rechts ausfüllen lassen möchten. Daten, die Sie auf der linken Seite übernehmen können, werden orange, wenn Sie darüberfahren.Sie können den Text auch manuell eingeben.
Wenn Sie mit der Überprüfung bzw. Ergänzung der Informationen fertig sind, klicken Sie auf „ Speichern “. Ihre Rechnung wird jetzt im Menü „ Ausgaben “ abgelegt. Billit kann Ihre Rechnung jetzt automatisch mit einer Transaktion verknüpfen. Sie können dies auch manuell tun.
UBL-Rechnungen werden standardmäßig in der Schnelleingabe abgelegt, auch wenn dies streng genommen nicht nötig ist, weil es sich um strukturierte XML-Dateien handelt. So können Sie diese automatisch in das Menü „ Einnahmen “ oder „ Ausgaben “ weiterleiten lassen. Gehen Sie dazu im Menü „Einstellungen“ zum Feld „Schnelleingabe“ und aktivieren Sie die Option „UBL automatisch in der Schnelleingabe verarbeiten“.
Über die „Schnelleingabe“ können Sie auch alte Verkaufsrechnungen oder Verkaufsrechnungen importieren, die Sie in einer anderen Software erstellt haben. Vergessen Sie nicht, oben anzugeben, dass es sich um eine „Einnahme“ und nicht um eine „Ausgabe“ handelt. Wenn Sie unter „Mein Unternehmen“ Ihre IBAN eingetragen haben, erkennt Billit in der Regel automatisch, dass es sich um eine Verkaufsrechnung handelt.
Die Verarbeitung der Rechnung ist ansonsten der Verarbeitung einer Einkaufsrechnung ähnlich, mit dem Unterschied, dass die Rechnung nach dem Speichern nun in „Einnahmen“ erscheint, von wo aus Sie sie ggf. über Peppol versenden können.
Haben Sie einen Zahlungsbeleg in die „Schnelleingabe“ importiert? Wählen Sie dann oben die Kategorie „Zahlungsbeleg“ aus und geben Sie die erforderlichen Daten ein. Belege, die Sie über die mobile Version auf Ihrem Smartphone importieren, werden automatisch verarbeitet (es sei denn, Ihr Konto ist mit einem Buchhalter-/Steuerberaterkonto verknüpft, in dem Ihr Buchhalter oder Steuerberater diese Funktion deaktiviert hat).
Zahlungsbelege werden zusammen mit Ihren Ausgaben auf einer Rechnung nach Kostenart und Monat gesammelt und können so schneller verarbeitet werden. Sie können diese einzeln über die Registerkarte „Nur Zahlungsbelege“ im Menü „Ausgaben“ anzeigen.
Sie können auch andere Arten von Dokumenten importieren. Diese werden nicht ins UBL-Format konvertiert, sondern unter „ Dokumente “ gespeichert. Dies ist praktisch, um Dokumente aufzubewahren, die Sie Ihrem Buchhalter oder Steuerberater zur Verfügung stellen möchten und die nicht in UBL-Format konvertiert zu werden brauchen, z. B. Mietverträge.
