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Rendez-vous dans l'onglet « À traiter » et cliquez sur le document que vous voulez traiter.
La solution OCR intelligente de Billit reconnaîtra automatiquement les données de vos fichiers et convertira votre document en facture électronique. Étant donné que la technologie OCR n’est pas infaillible, vous trouverez à gauche le document original et à droite les champs reconnus par l’OCR. Veillez à vérifier ces champs au moment du traitement et à les corriger/compléter si nécessaire. Pour les reçus, il suffit généralement d'indiquer le type de coût concerné.
En haut à droite des champs de saisie, commencez toujours par choisir le document concerné. En effet, le nombre de champs à remplir varie en fonction du type de document.
En premier lieu, vous pouvez déterminer s'il s’agit d'une facture, d’un reçu ou d'un document. S'il s’agit d'une facture, vous pouvez également préciser si c’est une facture d’achat ou de vente et s’il est question d’une note de crédit.
Sur le côté droit, vous verrez les cases contenant les données automatiquement introduites par le système OCR. Cliquez sur un champ pour le corriger. Sélectionnez ensuite sur la gauche le texte de la facture que vous voulez faire apparaître dans la case de droite. Les données que vous pouvez copier sur la gauche deviennent orange lorsque vous les survolez avec le curseur.Vous pouvez aussi écraser le texte.
Après avoir vérifié ou complété toutes les informations, cliquez sur « Sauvegarder ». Votre facture apparaît maintenant dans le menu « Achats ». Billit peut dès à présent lier automatiquement votre facture à une transaction. Vous pouvez également procéder manuellement.
les factures UBL arrivent par défaut dans la Saisie rapide, mais comme il s'agit de fichiers xml structurés, ce n'est pas réellement nécessaire. Vous pouvez donc les rediriger automatiquement vers le menu « Ventes » ou « Achats ». Pour cela, rendez-vous dans le menu « Paramètres », dans l’encadré « Saisie rapide », et cochez l’option « traitement automatique de l’UBL dans Saisie rapide ».
Vous pouvez également importer d’anciennes factures de vente ou des factures de vente créées dans d’autres logiciels via la « Saisie rapide ». Dans ce cas, n’oubliez pas d’indiquer en haut qu’il s’agit d’une « vente » et non d’un « achat ». Si vous avez indiqué votre IBAN sur votre fiche d’entreprise, Billit reconnaîtra dans la plupart des cas qu’il s’agit d’une facture de vente.
Le traitement de la facture est similaire à celui d'une facture d’achat, si ce n’est qu’après sa sauvegarde, elle apparaîtra dans les « Ventes », d’où vous pourrez éventuellement l’envoyer via Peppol.
Vous avez importé un reçu dans la « Saisie rapide » ? Choisissez dans ce cas la catégorie « reçu » en haut de la page et ajoutez les informations nécessaires. Les reçus importés via la version mobile sur votre smartphone seront traités automatiquement (sauf si votre compte est lié à un celui de votre comptable, et que ce dernier a désactivé cette fonction).
Les reçus sont regroupés avec vos achats sur une facture mensuelle par type de dépense afin d'accélérer leur traitement. Vous pouvez néanmoins les consulter de manière individuelle via l’onglet « Reçus uniquement » dans le menu « Achats ».
Vous pouvez aussi importer des documents ordinaires. Si vous sélectionnez cette option, vos fichiers ne seront pas convertis au format UBL, mais sauvegardés dans le menu « Documents ». Cette fonction sera utile pour stocker les documents que vous voulez partager avec votre comptable et qui ne doivent pas être convertis au format UBL (un contrat de location par exemple).
