Ga naar het 'Te verwerken'-tabblad, en klik het document aan dat je wil verwerken.
De slimme OCR van Billit zal automatisch data uit je bestanden herkennen en je document omzetten naar een e-factuur. Omdat OCR-technologie nooit feilloos is, krijg je links het oorspronkelijke document te zien en rechts de invulvelden die de OCR herkend heeft. Deze velden moet je bij het verwerken nakijken en eventueel corrigeren en/of aanvullen. Bij bonnetjes moet je meestal enkel aanduiden om welk soort kost het gaat.
Kies boven de invulvelden rechts altijd eerst om welk document het gaat. Het aantal velden dat je moet invullen verschilt namelijk per type document.
In eerste instantie kan je kiezen of het gaat om een factuur, een bonnetje of een document. Kies je voor factuur, dan kan je ook nog aanduiden of het om een aankoop- of een verkoopfactuur gaat en of het om het om een factuur of een creditnota gaat.
Aan de rechterkant zie je de vakken met data die de OCR automatisch heeft ingevuld. Klik in een veld om het te corrigeren. Selecteer nu links de tekst op de factuur die je wil laten invullen in het vak rechts. Data die je links kan overnemen, zal oranje kleuren wanneer je erover beweegt. Je kan de tekst ook overtypen.
Nadat je alle info hebt gecontroleerd of aangevuld klik je op ‘Opslaan’. Je factuur komt nu terecht in het menu ‘Uitgaven’. Billit kan je factuur nu automatisch koppelen aan een transactie. Je kan dit ook manueel doen.
UBL-facturen komen standaard in de Snelle invoer terecht, maar omdat het gestructureerde xml-bestanden zijn, is dit eigenlijk niet nodig. Je kunt ze dus automatisch laten doorsturen naar het menu 'Inkomsten' of 'Uitgaven'. Ga hiervoor naar het menu 'Instellingen' in het kader 'Snelle invoer' en vink de optie 'UBL automatisch verwerken in snelle invoer' aan.
Je kan ook oude verkoopfacturen of verkoopfacturen die je gemaakt hebt in andere software importeren via de 'Snelle invoer'. Vergeet in dat geval niet bovenaan aan te duiden dat het gaat om een 'verkoop' in plaats van een 'aankoop'. Als je je IBAN-nummer hebt ingevuld in je bedrijfsfiche herkent Billit meestal zelf dat het gaat om een verkoopfactuur.
Het verwerken van de factuur verloopt verder gelijkaardig aan het verwerken van een aankoopfactuur, alleen komt de factuur na het opslaan nu bij 'Inkomsten' terecht, van waaruit je ze eventueel via Peppol kan versturen.
Heb je een bonnetje geïmporteerd in de 'Snelle invoer'? Kies dan bovenaan voor de categorie 'bonnetje' en vul de nodige gegevens aan. Bonnetjes die je via de mobiele versie op je smartphone importeert, worden automatisch verwerkt (tenzij je account gekoppeld is aan een boekhoudersaccount waarin je accountant deze functie heeft uitgezet).
Bonnetjes worden bij je uitgaven verzameld op een factuur per type kost per maand, waardoor ze sneller te verwerken zijn. Je kan ze wel individueel bekijken via het tabblad 'Enkel bonnetjes' in het menu 'Uitgaven'.
Je kan ook gewone documenten importeren. Als je deze optie kiest, worden je bestanden niet omgezet naar een UBL-formaat maar opgeslagen in het menu 'Documenten'. Dat is handig om documenten te bewaren die je wil delen met je boekhouder en die niet moeten omgezet worden naar een UBL, zoals een huurovereenkomst.
