Hilfeartikel

Auf der Seite „Begleitschreiben zu ...“ können Sie den Text einstellen, der in der Begleit-E-Mail verwendet wird, mit der Dokumente an Kunden versendet werden. Hier können Sie den Inhalt und den Stil dieser E-Mail anpassen, einschließlich dynamischer Daten (wie Rechnungsbetrag, Kundendaten und Zahlungsinformationen). So wirkt Ihre Kommunikation persönlich und professionell.

• Schritt 1: Zu den Einstellungen navigieren

Gehen Sie in den Corporate-Style-Einstellungen Ihres Kontos zur Seite „Begleitschreiben zu ...“.

• Schritt 2: Eine Vorlage auswählen oder erstellen

Oben auf der Seite können Sie im Dropdown-Menü eine bestehende Vorlage auswählen oder ein neues Schreiben hinzufügen, indem Sie auf die orangefarbene Schaltfläche + Hinzufügen klicken.

Geben Sie der Vorlage einen wiedererkennbaren Namen, z. B. „Invoice letter 2“.

• Schritt 3: Allgemeine Einstellungen der Vorlage

Name: Geben Sie den Namen der Vorlage ein (z. B. „Invoice letter 2“).
Standard: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie diese Vorlage beim Versenden von Rechnungen als Standardschreiben verwenden möchten.
PDF-Renderer: Wählen Sie die Version des PDF-Renderers. Wir empfehlen den neuen Renderer.

• Schritt 4: Spracheinstellungen
  

Unter der Überschrift Niederländisch können Sie den Text des Rechnungsschreibens einstellen. Wenn Sie mehrere Sprachen unterstützen, fügen Sie einfach über die Registerkarte NL eine weitere Sprache hinzu und konfigurieren den Inhalt für jede gewünschte Sprache.

Eine Briefvorlage wird standardmäßig nur in der Sprache angezeigt, in der Ihr Unternehmensprofil eingestellt ist. Die Plattform verfügt für folgende Sprachen über eine Standardvorlage: Bulgarisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Irisch, Italienisch, Kroatisch, Lettisch, Litauisch, Maltesisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Ungarisch.

• Wird das Standardschreiben in der Sprache Ihres Unternehmensprofils nicht geändert, wird für jede verfügbare Sprache die Standardvorlage verwendet. Die Plattform verwendet dann immer die Standardvorlage in der Sprache, die im Kundenblatt des Kunden eingestellt ist.

• Wird das Standardschreiben (in der Sprache, in der Ihr Unternehmensprofil eingestellt ist) geändert, erstellt die Plattform für die anderen verfügbaren Sprachen eine automatische Übersetzung. Die geänderte Standardvorlage wird in die Sprache des Kunden übersetzt (die in seinem Kundenblatt eingestellt ist). Sie können sich vorab auch eine Vorschau des geänderten Standardschreibens in den anderen Sprachen ansehen. Fügen Sie dazu über die Plus-Registerkarte eine oder mehrere Sprachen hinzu. Im Fenster, das nach einem Klick auf die Plus-Registerkarte erscheint, können Sie mehrere Sprachen auswählen. Anschließend können Sie das Layout und den Inhalt der Briefvorlage für jede Sprache anpassen.

Enthält die Briefvorlage die Sprache des Kunden, wird diese für das Schreiben verwendet. Andernfalls schlägt die Plattform eine automatische Übersetzung der ausgewählten Vorlage vor.

• Schritt 5: Betreff der E-Mail

Legen Sie den Betreff der E-Mail fest, indem Sie das Feld Betreff ausfüllen. Mithilfe von Tags können Sie dynamische Daten hinzufügen (z. B. [[0]] Rechnung {{factuurnummer}}).

• Schritt 6: Inhalt und Stil des Schreibens
  

Im Editor können Sie den Haupttext der E-Mail eingeben. Nutzen Sie die Formatierungsoptionen (fett, kursiv, Aufzählungspunkte usw.), um den Text zu gestalten.

• • Feste Elemente hinzufügen: Schreiben Sie Standardsätze, die immer im Schreiben angezeigt werden.
  • Dynamische Elemente hinzufügen: Verwenden Sie die Variablen aus der Legende auf der rechten Seite, um das Schreiben zu personalisieren. Kopieren oder tippen Sie die gewünschten Variablen in den Text, zum Beispiel:
    {25} für die Auftragsnummer
    {10} für den Firmennamen des Kunden
    {36} Logo des Unternehmens

• Schritt 7: Legende (Variablen):

Auf der rechten Seite sehen Sie eine Legende mit allen verfügbaren Variablen, geordnet nach Kategorie:

• • Ihr Unternehmen: Informationen wie Name, Telefonnummer, Logo usw.
  • Kunde: Daten des Kunden, wie Name und Adresse.
  • Dokumentdetails: Spezifische Rechnungsinformationen, wie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum.
  • Details Gutschrift: Informationen über eventuelle Gutschriften.

Klicken Sie auf eine Kategorie, um die zugehörigen Variablen aufzuklappen, und kopieren Sie die gewünschten Variablen in den Text des Schreibens.

• Schritt 8: Einstellungen speichern

Nachdem Sie das Schreiben verfasst und eventuelle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Damit werden alle Einstellungen und Anpassungen gespeichert. Das Rechnungsschreiben ist nun bereit, beim Versenden von Rechnungen an Kunden verwendet zu werden.