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Pour qui?
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En plus de la mise en page de vos factures, vous pouvez également configurer la mise en page et le contenu des lettres d’accompagnement et des e-mails de rappel. Il s’agit des e-mails que vous utilisez, par exemple, pour envoyer des factures à vos clients. Comme pour les documents, vous pouvez modifier la mise en page par défaut ou créer plusieurs modèles. Une fois que vous avez créé plusieurs modèles, vous pouvez, lors de la création d’une facture, d’un devis, d’un bon de commande, d’un bon de livraison ou d’une note de crédit, choisir dans le menu déroulant en haut le modèle à utiliser pour la mise en page de la lettre d’accompagnement.
Sur la page « Lettre de ... », vous pouvez configurer le texte utilisé dans l’e-mail d’accompagnement avec lequel les documents sont envoyés aux clients. Vous pouvez y personnaliser le contenu et le style de cet e-mail, y compris des données dynamiques (comme le montant de la facture, les données du client et les informations de paiement). Votre communication gagne ainsi une image personnalisée et professionnelle.
Rendez-vous sur la page « Lettre de ... » dans les paramètres d’identité visuelle de votre compte.
En haut de la page, vous pouvez sélectionner un modèle existant dans le menu déroulant ou ajouter une nouvelle lettre en cliquant sur le bouton orange + Ajouter.
Donnez au modèle un nom reconnaissable, comme « Invoice letter 2 ».
Nom : saisissez le nom du modèle (par ex. « Invoice letter 2 »).
Par défaut : activez cette option si vous souhaitez utiliser ce modèle comme lettre par défaut lors de l’envoi de factures.
Moteur PDF : choisissez la version du moteur de rendu PDF. Nous vous recommandons le nouveau moteur.
Sous l’intitulé Néerlandais, vous pouvez configurer le texte de la lettre de facture. Si vous gérez plusieurs langues, ajoutez simplement une langue supplémentaire via l’onglet NL et configurez le contenu pour chaque langue souhaitée.
Par défaut, un modèle de lettre ne s’affiche que dans la langue dans laquelle votre profil d’entreprise est configuré. La plateforme dispose d’un modèle standard pour les langues suivantes : allemand, anglais, bulgare, croate, danois, espagnol, estonien, finnois, français, grec, hongrois, irlandais, italien, letton, lituanien, maltais, néerlandais, polonais, portugais, roumain, slovaque, slovène, suédois, tchèque.
• Si la lettre standard de la langue de votre profil d’entreprise n’est pas modifiée, le modèle standard sera utilisé pour chaque langue disponible. La plateforme utilisera alors toujours le modèle standard dans la langue configurée dans la fiche client du client.
• Si la lettre standard (de la langue dans laquelle votre profil d’entreprise est configuré) est modifiée, la plateforme créera une traduction automatique pour les autres langues disponibles. Le modèle standard modifié sera traduit dans la langue du client (configurée dans sa fiche client). Vous pouvez également voir au préalable un aperçu de la lettre standard modifiée dans les autres langues. Pour ce faire, ajoutez une ou plusieurs langues via l’onglet plus. Vous pouvez sélectionner plusieurs langues dans la fenêtre qui apparaît après avoir cliqué sur l’onglet plus. Vous pouvez ensuite adapter la mise en page et le contenu du modèle de lettre pour chaque langue.
Si le modèle de lettre contient la langue du client, celle-ci sera utilisée pour la lettre. Sinon, la plateforme proposera une traduction automatique du modèle sélectionné.
Configurez l’objet de l’e-mail en remplissant le champ Objet. Vous pouvez ajouter des données dynamiques à l’aide de balises (par ex. [[0]] Facture {{factuurnummer}}).
Dans l’éditeur, vous pouvez saisir le texte principal de l’e-mail. Utilisez les options de mise en forme (gras, italique, puces, etc.) pour mettre le texte en forme.
Sur le côté droit de la page, vous voyez une Légende avec toutes les variables disponibles, classées par catégorie :
Cliquez sur une catégorie pour déplier les variables correspondantes et copiez les variables souhaitées dans le texte de la lettre.
Après avoir rédigé la lettre et apporté d’éventuelles modifications, cliquez sur le bouton Enregistrer. Tous les paramètres et toutes les modifications sont alors sauvegardés. La lettre de facture est maintenant prête à être utilisée lors de l’envoi de factures aux clients.
