Help-artikelen

Op de pagina's E-mail of brief bij ... stel je de tekst in van de begeleidende e-mails waarmee je documenten naar klanten verstuurt, bijvoorbeeld de brief bij een factuur of bij een herinnering. Je past er de inhoud en stijl van die e-mail aan, met dynamische gegevens zoals factuurbedrag, klantgegevens en betaalinformatie.

Stap 1: Naar de briefinstellingen gaan

1. Ga naar Instellingen > Huisstijl.
2. Open de pagina E-mail of brief bij ... van het document, bijvoorbeeld E-mail of brief bij factuur.

Stap 2: Een sjabloon kiezen of toevoegen

1. Selecteer bovenaan in het dropdownmenu een bestaand sjabloon. Of klik op de oranje knop + Toevoegen om een nieuwe brief toe te voegen.
2. Geef het sjabloon een herkenbare naam, bijvoorbeeld Invoice letter 2.

Stap 3: De algemene instellingen invullen

Stap 4: De talen instellen

1. Stel onder het kopje Nederlands de tekst van de brief in.
2. Ondersteun je meerdere talen? Klik dan op het plusje rechts naast de bestaande talen, vink in het venster Beheer talen een of meer talen aan en stel de inhoud per taal in.

Met Verwijder taal verwijder je de versie in een taal.

Hoe Billit je brief in de taal van je klant verstuurt, lees je in de veelgestelde vragen over talen.

Stap 5: Het onderwerp van de e-mail invullen

1. Vul het veld Onderwerp in.
2. Voeg eventueel dynamische gegevens toe met tags, bijvoorbeeld [[0]] Factuur {{factuurnummer}}.

Stap 6: De inhoud en stijl van de brief bepalen

1. Typ de hoofdtekst van de e-mail in de editor. Gebruik de opmaakopties, zoals vet, cursief en opsommingstekens.
2. Voeg vaste elementen toe: schrijf de standaardzinnen uit die altijd in de brief moeten staan.
3. Voeg dynamische elementen toe met de variabelen uit de Legende rechts. Kopieer of typ de variabelen in de tekst.

Let op: Niet alle opmaak wordt ondersteund in elke mailclient.

Voorbeelden van variabelen:

Stap 7: De variabelen in de Legende gebruiken

Rechts op de pagina staat de Legende met alle beschikbare variabelen, per categorie:

Klik op een categorie om de variabelen te tonen. Kopieer de variabelen die je nodig hebt in de tekst van de brief.

Stap 8: Opslaan

1. Klik op Opslaan. Alle instellingen en aanpassingen worden opgeslagen.

Met Opslaan en terug sla je op en ga je terug naar het overzicht. Dupliceer maakt een kopie van het sjabloon en Wissen verwijdert het. Onder Voorbeeld zie je hoe je e-mail eruitziet.

De brief bij factuur is nu klaar voor gebruik bij het versturen van facturen naar klanten.

De template kiezen bij een document

Heb je meerdere templates? Dan kies je bij het aanmaken van een factuur, offerte, bestelbon, leveringsbon of creditnota bovenaan in het dropdownmenu welke template je voor de begeleidende brief gebruikt.